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Personalbedarfsplan: Teams richtig planen

von 29.03.2022

Wie viel und welches Personal brauche ich, um realistisch meine Ziele zu erreichen? Das ist die Frage aller Fragen für Geschäftsführer:innen und Führungskräfte. Zu viele Mitarbeiter:innen kosten (unnötig) Geld, zu wenig: Nerven! Der Personalbedarfsplan hilft bei der optimalen Ermittlung. Vorgehensweise einfach erklärt, bewährte Methoden, Beispiele und Vor- und Nachteile.

1. Zusammenfassung: Alles Wichtige auf einen Blick

Personalbedarfsplan einfach erklärt Ablauf und Tipps
Starke Teams sichern: Strategische Personalplanung anstelle von spontanem Recruiting!
  • Der Personalbedarfsplan zeigt auf, welche Anzahl an Mitarbeiter:innen zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort benötigt werden.
  • Und welche Fähigkeiten diese haben müssen.
  • Das hilft Überschüsse und Engpässe zu vermeiden.
  • Nur dadurch könnt ihr sicherstellen, dass Projekte erfolgreich realisiert und versprochene Leistungen erbracht werden.
  • Eine Kombination aus qualitativen und quantitativen Methoden hilft, den zukünfigen Personalbedarf optimal zu planen.
  • Ich zeige, wie du Schritt für Schritt vorgehen kannst und was du dabei beachten solltest.

2. Was ist ein Personalbedarfsplan? Definition einfach erklärt

Der Personalbedarf definiert, wie viele Mitarbeiter:innen mit welchen Kompetenzen ein Unternehmen wann und wo benötigt, um seine Ziele zu erreichen.

Der Personalbedarfsplan zeichnet den Weg dorthin: Er legt die strategische Grundlage für alle Mitarbeiterentscheidungen.

Ein Personalbedarfsplan hat die Aufgabe und Ziele,

  • den Personalbedarf mit den Kompetenzen der Mitarbeiter:innen zu verbinden,
  • dadurch Personalüberschuss und Engpässe zu verhindern
  • und finanzielle Belastungen zu vermeiden.

Durch eine strategische Personalplanung sorgen Geschäftsführer:innen und Führungskräfte also nicht nur dafür, dass sie zukünftig weder zu viel oder zu wenig Personal haben, sondern auch, dass ihre Teams motiviert sind: Ohne Personalbedarfsplan kommt es häufig zu Dienst nach Vorschrift und Unzufriedenheit, weil Mitarbeiter über- oder unterfordert sind.

Oder anders ausgedrückt: Mit einem guten Personalbedarfsplan stellst du sicher, dass du Personal effizient einsetzt, kein Potential verschenkst und alle wichtigen Fähigkeiten im Unternehmen vorhanden sind.

Fragen, die u. a. dafür geklärt werden müssen

  • Welche Aufgaben stehen an (auch zukünftig) und welche Profile benötigt ihr dafür?
  • Welche Mitarbeiter:innen sind eingestellt und welche Potentiale besitzen diese?
  • Wo gibt es Engpässe, wo Überschuss?
  • Wann müssen die Mitarbeiter:innen verfügbar sein?
  • In welchen Bereichen sollen diese eingesetzt werden?
  • Wo sollten diese die Aufgaben ausführen (Standort)?

3. Optimalen Personalbedarfsplan erstellen: Der effiziente Ablauf

Können Ziele, versprochene Leistungen und geplante Projekte mit dem derzeitigen Stand an (Fach-)Kräften gestemmt werden?

Sind Ausfälle durch Krankheit und Urlaub ausreichend berücksichtigt? Mitarbeitende gehen in Rente oder in Elternzeit. Sie kündigen. Wenn dann Projekte nicht mehr zeitgerecht realisiert werden können, sieht´s düster aus.

Es ist also das Eine, aktuell gut aufgestellt zu sein. Das Andere: Sich auch für die Zukunft zu rüsten.

Tipps & Ablauf

Um den optimalen Personalbedarf zu ermitteln und den Personaleinsatz zu planen, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

  1. Ziele definieren: Bevor wir den Einsatz von Personal planen, müssen wir wissen, was wir überhaupt erreichen wollen. Wo wollt ihr in 1,2,3 Jahren stehen? Unternehmensziele und Vision gehören dabei ebenso dazu wie strategische und operative Ziele. Je feingliedriger die Zielkaskade, desto besser! Aber Vorsicht: Planungen sollten immer agil bleiben, indem Verantwortliche Ziele, Maßnahmen und Ergebnisse regelmäßig prüfen und ggf. anpassen. Nicht nur im Rahmen der Jahresplanung.
  2. Zeithorizont festlegen: Aus diesen Zielkaskaden und Planungen ergeben sich auch Planungshorizonte. Personalbedarfspläne können kurzfristiger und langfristiger Natur sein.
  3. Ist-Stand bestimmen: Wo steht ihr aktuell?
  4. Qualitativen und quantitativen Personalbedarf ermitteln nach den bewährten Methoden. In welchen Bereichen gibt es zu viele oder zu wenige Mitarbeiter:innen, wo fehlen Kompetenzen?
  5. Maßnahmen festlegen: Ist uns nun bewusst, wie viele (und welche) Mitarbeitenden wir benötigen, kannst du bzw. die Personalabteilung entsprechende Schritte einleiten. Dazu gehören Umschulungen, Weiterbildungen und – am Ende – Einstellungen (ggf. auch von externen Fachkräften) genauso wie ggf. Entlassungen.
  6. Controlling: Hat der Personalbedarfsplan dazu geführt, dass ihre eure Ziele erreicht? Falls nicht, muss das nicht bedeuten, dass die Planung falsch war. Mangelnde Motivation ist einer der häufigsten Gründe für Unproduktivität und mangelhafte Zielerreichungsgrade.

Mehr zum Thema, was Mitarbeiter:innen nachhaltig motiviert, findest du in folgenden Artikeln:

4. Personalbedarfsplan Berechnung: Das sind bewährte Methoden

Um den optimalen Personalbedarf zu ermitteln und einen Personalbedarfsplan zu erstellen, eignen sich unterschiedliche Methoden, die sich vor allem durch einen qualitativen und quantitativen Fokus unterscheiden. Und um es vorweg zu nehmen: Ich empfehle, beide Berechnungsmethoden zu nutzen und miteinander zu kombinieren.

Personalbedarfsplan: Quantitativer Fokus

Wie die Bezeichnung „quantitativ“ bereits suggeriert, beschäftigten sich diese Methoden vor allem mit der Frage „Wie viele“ Mitarbeitende für ein bestimmtes Projekt benötigt werden. Folgende Vorgehensweisen haben sich dabei bewährt:

  1. Die präzise Kennzahlenmethode: Aufwendig, dafür recht genau! Es wird ein konkreter Bezug zwischen dem Personalbedarf und einer gewissen Bezugsgröße/Kennzahl (z. B. Umfang des Arbeitsauftrages, Umsatz etc.) hergestellt. Formel: Personalbedarf = Kennzahl (z. B. Umsatz) / Anzahl der Mitarbeiter
  2. Das subjektive Schätzverfahren: Verantwortliche der jeweiligen Abteilungen schätzen bei diese sehr gängigen Methode zur Personalbedarfsplanung die Anzahl an Mitarbeiter:innen, die voraussichtlich benötigt werden. Gegebenenfalls ergänzt die HR die Kalkulation um Angaben. Voraussetzung ist, dass die Führungskraft das Unternehmen gut kennt und ausreichend Berufserfahrung mit bringt.

Personalbedarfsplan: Qualitativer Fokus

Bei qualitativen Methoden zur Personalbedarfsplanung geht es vor allem um Potenziale und Qualifikationen. Heißt: Welche Fähigkeiten brauchen wir, um Projekte verwirklichen und (geplante) Leistungen anbieten zu können?

Um diesen Anforderungen und daraus resultierenden Mitarbeiterprofilen auf den Grund zu gehen bzw. diese zu erstellen, nehmen wir potentielle Aufgaben genau in den Blick. Auch dafür existieren eine Vielzahl von Instrumenten, wie der Fragebogen zur Arbeitsanalyse.

Was muss man dabei beachten?

Es braucht immer einen Ausfallplan! Krankheiten, Urlaub, Erschöpfung – nicht immer sind wir 100 Prozent einsatzfähig, und das ist auch ok.

Damit Projekte dennoch zielgerecht umgesetzt werden können und Führungskräfte wie Teams nicht unter (psychologischen) Druck geraten, rechnen wir immer einen Puffer im Personalbedarfsplan ein. Dabei helfen Formeln des betrieblichen Personalwesens, die Schätzungen bzw. Prognosen benötigter Mitarbeiter als Ausgangspunkt nehmen und diese mit Reserve-Beträge und Ist-Ständen abgleichen.

Dadurch können sowohl konkrete Brutto- und Nettopersonalbedarfe ermittelt werden.

Brutto- und Nettopersonalbedarf – Die Formeln lauten:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Istbestand je Personalkategorie

Ersatzbedarf = Voraussichtliche Abgänge – Voraussichtliche Zugänge

Neubedarf = Ersatzbedarf + Zusatzbedarf (= Nettopersonalbedarf)

Personalbedarfsplan berechnen – vereinfachtes Beispiel

Ein Unternehmen aus der Logistikbranche hat 250 Mitarbeiter. Was feststeht:

  • Planungshorizont: 2 Jahre.
  • Führungskräfte schätzen den Personalbedarf auf insgesamt 400 Mitarbeiter:innen, um Ziele zu erreichen.
  • Ca. 4 Prozent fehlen im Durchschnitt (Ausfälle).
  • Saisonbedingt benötigt das Unternehmen 50 zusätzliche Arbeitskräfte.
  • Im nächsten Jahr gehen 10 Angestellte in Rente.
  • Fünf werden neu eingestellt.

Mit den oben genannten Formeln lässt sich jetzt gut der quantitative Personalbedarf berechnen:

Bruttopersonalbedarf:
Bruttopersonalbedarf = 400 (Einsatzbedarf) + 10 [250 * 4 Prozent] (Reservebedarf wg. Ausfällen) + 50 (Zusatzbedarf)
Bruttopersonalbedarf = 460

Ist-Personalbestand:
Ist-Personalbestand = 250 (Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen) + 5 [10 Rente -5 Neueinstellungen] (Ersatzbedarf)
= 255

Nettopersonalbedarf:
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Ist-Personalbestand = 460 Mitarbeiter – 255 Mitarbeiter = 205 Mitarbeiter.

Das Unternehmen sollte also 205 Mitarbeiter einstellen, um den Personalbedarf zu decken.

5. Das sind die Vorteile vom Personalbedarfsplan

  • Durch den vorausschauenden Blick und eine durchdachte Planung vermeidest du unnötigen Stress, der durch Engpässe im Personal entstehen kann.
  • Stärken und Potentiale von Mitarbeitern werden bestmöglich eingesetzt – das verhilft nicht nur dem Unternehmen zu besseren Ergebnissen, sondern stärkt auch Motivation, Zufriedenheit und Eigenverantwortung des gesamten Teams.
  • Durch passgenaue Stellen sicherst du dir Fachkräfte und entwickelst sie weiter.
  • Eine optimale Personalbedarfsplanung reduziert die Kosten stark – und zwar langfristig!

6. Personalbedarfsplan Nachteile

  • Ein zu großer Fokus aufs Recruiting: Zunächst sollte HR alle internen Möglichkeiten ausschöpfen, z. B. durch Aus- und Weiterbildungen. Internes Potential ausschöpfen, lautet mein dringlichster Rat! Fachkräfte sind rar.
  • Kein strategisches Vorgehen.
  • Fokus auf Quantität statt auf Qualität – der Mix macht´s!

Bei der Personalbedarfsplanung geht es also nicht nur darum, die richtige Anzahl an Mitarbeitenden zu haben, sondern leistungsstarke Teams zu entwickeln – und diese zu halten.

Fachkräfte fördern und effizient einsetzen. Nur dann macht eine Personalbedarfsplanung wirklich Sinn, denn nur dann wird sie wirklich langfristig halten, was sie verspricht: Alle Unternehmensziele zu erreichen!

Experten-Tipps: Suchst du nach zielgerichteter Begleitung bei der Umsetzung?

Du benötigst Unterstützung bei der optimalen Auswahl, Planung und Umsetzung passgenauer Maßnahmen? Du willst kein Geld und keine Zeit mehr für die „falschen“ Schritte verschwenden? Dann vereinbare gern einen kostenlosen Strategie-Termin mit mir! Ich freue mich, dich und dein Unternehmen sofort weiterzubringen!

Hast du Fragen? Kann ich dir bei einer Problemstellung helfen? Ich freue mich über einen Austausch mit dir in den Kommentaren!

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Sina Wendt
Sina Wendt

Deine Expertin

Ich bin Doreen Hegemann, Unternehmerin, Speakerin und Master Business Coach. Mit über 20 Jahren Erfahrung als Strategin und Führungskraft in DAX 30 Konzernen, unterstütze ich ambitionierte Unternehmer:innen dabei, mit High Performing Teams rasant zu wachsen und ihren Erfolg planbar zu machen.

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