Bessere Ergebnisse in weniger Zeit? Das ist möglich – und recht einfach! Trotzdem scheitern viele Unternehmen an ihren Wünschen, weil sie zu viel machen. Und geraten unter Druck. Diese Tipps helfen dir wirklich, die Produktivität zu steigern. Außerdem liest du, wie Produktivität eigentlich definiert werden sollte, welche Faktoren sie negativ beeinflussen und wie du all das umgehst.

1. Das Wichtigste auf einen Blick

• Produktivität ist das Verhältnis von Output zu Input.
• Ist der Output in Bezug auf den Input zu klein, ist die Produktivität nicht optimal.
• Einfach schneller arbeiten, hilft nicht.
• Und auch nicht, sich zu viel vorzunehmen.
• Was wirklich hilft: eine gute Organisation, Fokus und einige Tricks!
• Arbeitsproduktivität hat nämlich viel mit Kreativität und Flow zu tun.
• Produktivitätskiller wie Multitasking und Ablenkung sollten dagegen eliminiert werden.

2. Formel: Wie wird die Produktivität (der Mitarbeiter) gemessen?

Produktivität wird in der Betriebswirtschafslehre (BWL) als Verhältnis von Input zu Output definiert. Die Formel dahinter ist ziemlich simpel:

Produktivität Formel: So kannst du die Produktivität berechnen

Produktivität =

Das was ich rausbekomme (Output, das Ergebnis) /

Das, was ich reingebe (Input, z. B. Zeit)

Wenn das Verhältnis zu dem, was wir oder unsere Mitarbeiter:innen reingeben, viel größer ist als das, was wir rausbekommen, entwickelt sich eine Schieflage. Die Produktivität ist auf einem niedrigen Niveau, die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens sinkt.

Produktivität berechnen: Beispiele auf Personen-Ebene

• Ein Unternehmen produziert 100 Taschen im Monat und hat dafür 10 Mitarbeiter:innen. Jede:r Mitarbeiter:in produziert also 10 Taschen pro Monat. Die Produktivität beträgt 10 Taschen pro Mitarbeiter:in (100/10).
• Du hast einen Umsatz von 600.000 Euro und 3 Mitarbeiter:innen. Die Produktivität beträgt also 200.000 Euro pro Mitarbeiter:in (600.000/3).

Vielen Unternehmer:innen nutzen diese Formel, um sich mit der Konkurrenz in der Wirtschaft zu vergleichen und ggf. die Produktivität zu steigern. Also mehr Ergebnis mit weniger Einsatz.

Nicht immer gelingt das. Und schon gar nicht zur Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

In manchen Bereichen macht es Sinn, Produktivitätskennzahlen vor Augen zu haben. Keine Frage. Doch zu viel davon, ohne dabei den Menschen in den Blick zu nehmen, bewirkt häufig das Gegenteil.

Die Motivation nimmt ab.

Genau das kenn ich noch aus Konzern-Zeiten: Es wurde genau gemessen, wie lange eine Person für eine bestimmte Aufgabe brauchte. Und diese Zahl sollte dann für alle gelten. Diese Form der Verallgemeinerung und Kontrolle verursacht bei den allermeisten Menschen Druck. Und das wiederum hemmt Kreativität, Flow und damit auch Innovationskraft.

Statt die Produktivität zu fördern, drückst du also durch den isolierten Einsatz von Kennzahlen sofort wieder den Deckel drauf.

3. Definition: Was bedeutet Produktivität wirklich? Einfach erklärt

Wenn du also die Arbeitsproduktivität in deinem Unternehmen nachhaltig steigern möchtest und dir dein Team wichtig ist, sollten wir noch eine andere Definition zurate ziehen.

Produktivität und Menschlichkeit

Der Duden definiert Produktivität nämlich als

• „das Hervorbringen von Produkten, konkreten Ergebnissen, Leistungen (…)“ und
• „schöpferische Kraft“.

Heißt: Produktivität bedeutet, Ergebnisse zu erzielen bzw. Leistung zu zeigen, indem wir unsere Kreativität einsetzen.

Für die meisten (mich eingeschlossen) bedeutet Produktivität jedoch trotzdem, Aufgaben schneller und gleichzeitig besser zu erledigen. Und das stimmt auch, auch so sollte Produktivität definiert werden.

Die Frage ist nur, wie wir die Sache mit der Steigerung unserer Arbeitsproduktivität angehen. Denn einfach schneller arbeiten, funktioniert nicht.

4. Welche Faktoren beeinflussen die Produktivität (negativ)?

Hinter dem Wunsch nach mehr Produktivität steckt bei vielen von uns auch der Wunsch, Stress zu verringern: „Ich/mein Team muss schneller/besser werden, sonst werden die Aufgaben niemals weniger; sonst komme ich mit der Überlastung nicht mehr klar; sonst schaffen wir es nie, das Ziel XY zu erreichen.“

Kennst du solche Gedanken?

Und kennst du auch das Gefühl, nicht genug geschafft zu haben, obwohl du viel arbeitest, Aufgaben verteilst und versuchst, schneller zu sein?

Das Problem daran: Wir wollen keinen Druck, und haben gerade dann umso mehr davon. Denn unsere Kreativität bleibt auf der Strecke. Dabei ist das doch genau das, was Produktivität ausmacht.

Ein Dilemma? Nicht, wenn wir die Produktivität steigern, indem wir Kreativität mehr Raum geben.

Das hemmt die Produktivität

Was hilft ist schonmal, die NO-GOs zu kennen, also die Dinge, die absolute Produktivitätskiller sind.

1. Multitasking

Früher war es irgendwie eine Tugend, alles gleichzeitig machen zu können. Multitasking – eine Stärke im Vorstellungsgespräch. Mittlerweile zeigen Studien, dass genau das Gegenteil der Fall ist: Wer verschiedene Aufgaben parallel erledigen will, schafft weitaus weniger. Denn Multitasking überfordert unser Gehirn massiv, und macht uns vergesslich.

„Wir sind schneller gestresst, können nicht mehr richtig priorisieren und werden fehleranfälliger“, schreibt Solvejg Hoffmann auf Geo.de.

2. Ablenkung aka nur mal eben kurz Mails checken

Ähnliches passiert bei übermäßigen bzw. unachtsamen Handykonsum: Gleich morgens im Bett oder im Bad Facebook checken? Zwischen zwei Meetings Mails abrufen und beantworten? Keine gute Idee!

Sich morgens oder in einer Pause in Kommunikation oder News-Konsum zu stürzen, erstickt Intuition und Flow im Keim. Wir sind sofort im operativen Modus, im Vergleichen, im Außen.

Viel wertvoller wäre es, erst einmal das zu nutzen, was in dir gewachsen ist: der frische Blick fürs Wesentliche.

3. Sich auf die falschen Aufgaben konzentrieren

Dein Team arbeitet viel und tritt trotzdem auf der Stelle? Du bekommst nicht die Ergebnisse, die du dir erhofft hast? Auch von dir selbst nicht (immer)?

Dann könnte es sein, dass ihr die falschen Projekte, Themen oder Aufgaben in den Mittelpunkt rückt und euch in eher unwichtigen Schritten verliert. Wie ihr euch auf das Wichtige konzentriert, und den Fokus haltet, verrate ich im Artikel zum Pareto-Prinzip.

4. Zeit ohne Ende

Nur weil wir mehr Zeit in Projekte investieren, heißt es nicht, dass sie dadurch besser werden. Oft „verschlimmbessern“ wir nur, ändern hier und da noch was und verpassen die Stelle, wo wir einfach hätten einen Punkt setzen sollen.

Aber wie weiß ich, wann etwas gut genug ist?

Agilität lautet das Stichwort: Nichts muss perfekt sein! Stattdessen ist Testen, Feedback einholen und Weiterentwickeln weitaus effektiver als monatelang an dem perfekten Plan zu arbeiten – der dann vielleicht schon überholt ist. Das gilt übrigens auch für die strategische Jahresplanung!

5. Nicht Nein sagen können

Du nimmst jeden Auftrag an, willst überall helfen und hast das Gefühl, dass dein Team dich brauchst?

Du bist bei fast jedem Meeting wenigstens kurz dabei und gibst Input, schaust über das Handout des Kollegen und nickst auch schnell noch die Rechnung der Buchhaltung ab?

Leider halten all diese kleinen Dinge dich und dein Team davon ab, voranzukommen und auf die eigenen Fähigkeiten zu vertrauen. Du kommst nicht dazu, die großen Dinge anzugehen und dein Team muss auf Rückmeldung warten.

So schwer es auch ist: Jedem Einzelnen maximale Verantwortung zu übertragen, hilft. Nicht nur dir, sondern auch deinen Mitarbeiter:innen und deinem Unternehmen.

Eigenverantwortliches Arbeiten geht nicht von Heute auf Morgen. Das will gelernt sein!

6. Unorganisiert sein

An dieser Stelle möchte ich direkt zum nächsten Punkt kommen: Denn Produktivität beginnt mit (d)einer guten Organisation!

5. Wie kann die Produktivität gesteigert werden? Tipps für eine schnelle Verbesserung

Struktur ist das A und O, wenn wir schneller gute Ergebnisse liefern wollen. Routinen bieten Sicherheit, verhindern Multitasking und geben dem Gehirn so die Möglichkeit, sich auszutoben – ohne überfordert zu sein.

Dabei darf der Timetable weder zu eng noch zu weit sein; er muss genau zu dir bzw. deinen Mitarbeiter:innen passen.

Ist der Zeitraum zu groß, verlieren wir uns in Details. Gleicht die Tagesstruktur einem Korsett, ist´s mit der Kreativität dahin.

Und beides wollen wir nicht.

Die folgenden Tipps helfen dir, in deinem Unternehmen Gewohnheiten entstehen zu lassen, die Struktur bringen.

Tipp 1: Morning Glow – Deine gute Morgenroutine

Wie startest du in den Tag?

Snoozed du viele Male, checkst gleich nach dem Aufwachen deine Mails, isst dein Frühstück nebenbei und gehst mit Handy in der Hand aus dem Haus – ohne wirklich angekommen zu sein?

Und auf der Arbeit springst du fast schon kopflos rein, ins erste Meeting oder offene To Dos?

Leider richten wir dadurch unsere Aufmerksamkeit in eine Richtung, die meist nicht wertvoll oder zielführend ist und höchstwahrscheinlich einen falschen Fokus für den Tag setzt.

Das geht vielen so. Gerade wenn Kinder versorgt werden müssen oder die Nacht zu kurz war, tendieren wir dazu, schnell auf die Arbeit zu wollen, um möglichst viel zu schaffen.

Doch schon wenige Minuten am Morgen, die nur dir gehören, bringen unglaublich viel Produktivität in den Tag. Du bist fokussierter, ausgeglichener und weniger anfällig, dich ablenken zu lassen.

Wichtig ist, dass du das findest, was DIR morgens wirklich gut tut.

Meine Tipps für dich:

• Handy aus dem Schlafzimmer verbannen: Am besten bleibt es bis zum ersten Handy-Slot in der Tasche und ist nur für Anrufe auf Laut geschaltet.
• Kurze Auszeit an der frischen Luft: Kaffee oder Tee allein auf dem Balkon/der Terrasse/am Fenster trinken und versuchen, die Aufmerksamkeit auf den Moment zu richten, die Gedanken ziehen zu lassen und tief zu atmen. Bevor du wieder reingehst, lächele einmal ganz bewusst.
• Meditation: Hilft mir wahnsinnig, positiv und vor allem gelassen in den Tag zu starten. Ich verbinde das mit der Visualisierung meiner Ziele (Tipp 2).
• Atemübungen am Fenster: Tief einatmen und 5 Sekunden durch die leicht geöffneten Lippen ausatmen. Wiederholen.
• Kleines Workout: Squads, Sit-Ups, Planks … Was hilft dir, dich gut zu fühlen?
• Journaling: Wofür bist du heute dankbar, was hast du gestern gut gemacht und was hat dir Energie geraubt? Notiere jeweils 3-5 Dinge, ohne groß nachzudenken.
• Yoga: Du musst dich nicht verrenken. Es gibt auch ganz entspannte Yoga-Einheiten, die vor allem deinen verschlafenen Körper dehnen und dich sanft aufwecken. Ein gutes Körpergefühl gibt´s oben drauf.

Meine Lieblings-Videos

Je nach Stimmung, entweder ein leichter Flow, etwas für den unteren oder oberen Rücken:

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Viele weitere Tipps, die dich erden und dir damit helfen, besser mit Stress umzugehen, findest du in meinem Resilienz-Artikel.

Und genau das kannst du auch deinen Mitarbeiter:innen empfehlen. Bei wem das Zuhause nicht klappt, für den könntest du beispielsweise die ersten 15 Minuten des Tages zum Ankommen anbieten. Eine Zeit, in der das Handy verbannt wird und der Computer ausbleibt.

Tipp 2: Ziele visualisieren & Ideen speichern

Sich täglich mit der eigenen Vision, dem Purpose und den langfristigen Zielen auseinanderzusetzen, am besten gleich morgens, hilft, den Blick fürs große Ganze zu öffnen, anstatt sich sofort ins nächste Problem zu stürzen, das vielleicht gar nicht so wichtig ist.

Deine Morgenroutine eignet sich dafür wunderbar. Schreibe deine Ziele am besten im erreichten Zustand auf und lese diese ab. Dadurch startest du sehr positiv in den Tag, boostet dich quasi.

Zur Info: Du musst diese natürlich nicht täglich niederschreiben, sondern das Ganze einmal vorbereiten und dir dann einfach täglich durchlesen – und bildlich vorstellen.

Was kann ich noch tun, um meiner Vision und den Zielen näher zu kommen?

Du könntest beispielsweise auch die ersten Minuten am Schreibtisch nutzen, um dich mit deiner Vision und deinen Zielen auseinanderzusetzen. Vielleicht ist auch ein Café der richtige Ort? Probiere aus, was am besten für dich passt.

Eventuell kommen dir dabei schon einige Ideen, wie du deine Ziele erreichen kannst. Notiere diese unbedingt! Vielleicht hilft dir dabei auch Brainwriting – ein tolles Kreativitätstool!

Strategische Fokuszeit: 5 Minuten konkretes Brainstorming helfen, um den noch frischen „Morgenkopf“ zu nutzen und Ideen fließen zu lassen. Schreib alles auf, was dir durch den Kopf schießt. Die besten Einfälle und Gedanken kannst du dann im Anschluss auswählen und vielleicht sogar schon erste Schritte ableiten – oder erstmal ab in deinen Ideenspeicher!

Stell dir vor: Jeden Tag entwickelst du nur 5 Ideen, doch Ende der Woche sind es bereits 25 Stück, die bewertet, entschieden und umgesetzt werden können!

Tipp 3: Das Wichtigste zuerst

Was ist das ALLER-WICHTIGSTE, was dich näher zu deinem Ziel bringt? Was bringt den Stein ins Rollen und erleichtert dir und deinem Team die Arbeit? Erledige das unbedingt zuerst. Du wirst sehen: Dadurch geht dir alles weitere viel leichter von der Hand! Und der klare Fokus für den Tag bzw. deinen Vormittag gibt dir einen großen Produktivitätsschub.

Hierzu habe ich einen ausführlichen Artikel geschrieben: Pareto Prinzip – wie du endlich effektiv arbeitest

Tipp 4: Maßgeschneidertes Timeboxing (ohne Druck!)

„Ich brauche immer zu lang und verliere mich in Kleinigkeiten“, das kenn ich nur allzu gut aus eigener Erfahrung und natürlich kommt das auch im Coaching immer wieder zur Sprache. Mein Tipp: Timeboxing oder Zeit verknappen!

Am besten in Kombination:

1. Timeboxing: Bei dieser Methode planst du Zeit für eine bestimmte Aufgabe konkret ein und blockst diese im Kalender
2. Zeit verknappen: Bei diesem Prinzip setzt du dir ein Zeitlimit.

Das Wichtigste ist, dass du das Zeitlimit realistisch festlegst. Plane anfangs lieber etwas Puffer ein, damit du nicht unter Druck gerätst. Auch da ist ein Work-in-Progress. Irgendwann wird es dir leicht fallen, bestimmte Aufgaben mit einem optimalen Zeitfenster zu versehen, der dir Raum für Kreativität und Flow schafft, aber Perfektionismus verhindert.

Auch Pomodoro Technik ist eine gute Zeitmanagement-Methode, vor allem, wenn´s um Tätigkeiten geht, die keinen (längeren) Flow-Zustand und Kreation benötigen: Mithilfe einer App werden Arbeitsschritte in 25 Minuten geteilt. Mehr dazu auf impulse.de.

Das kann dir außerdem helfen:

• Große Projekte in kluge Teilschritte aufteilen und getrennt voneinander tracken, z. B. Interview (1 Stunde), Recherche (1 Stunde), Schreiben (3 Stunden), Schlusskorrektur (30 Minuten).
• Nutze Tools wie Trello, Asana oder einen Kalender, um das Projekt transparent mit deinem Team zu planen.
• Gräme dich nicht, wenn du mal über der Zeit liegst. Alles eine Sache der Übung!
• Lege verschiedene Aufgaben in die für dich optimalen Zeiten. Dazu komme ich jetzt:

Tipp 5: Fokuszeiten und Thementage festlegen

Dein Gehirn ist zu unterschiedlichen Tageszeiten unterschiedlich produktiv. Und nicht nur das: Auch die Art der Aufgaben lassen sich zu verschiedenen Tageszeiten besser bzw. schlechter angehen.

Viele von uns kommen morgens am besten in einen Flow – hier ist also der richtige Zeitpunkt, um Strategisches anzugehen, ein Projekt zu durchdenken, kreativ zu werden.

E-Mails beantworten, Social Media Kommunikation, Abstimm-Meetings oder kleine Erledigungen zum Abhaken gelingen gut in unproduktiveren Phasen, beispielsweise kurz vor der Mittagspause oder dem Feierabend.

Das zeigt auch eine Studie

Irgendwo hatte ich von einer Studie gelesen, in der Richter bezüglich ihrer Entscheidungsfreude beobachtet wurden. Früh morgens war ihre Bereitschaft, out of the box zu denken, am größten. Sie waren empathischer, hatten eine größere Vorstellungskraft und weitaus mehr Geduld. Je mehr Zeit verging, desto weniger bereit waren sie, Häftlinge zu entlassen bzw. andere Optionen zu durchdenken. Sie machten sich schlichtweg nicht mehr die Mühe.

Kurzum: Ausgeruht und wohl genährt sind wir am produktivsten. Für die meisten ist das: Nach dem Frühstück und nach der Mittagspause oder – manchmal auch – nach dem Abendessen oder einem Kaffee-Päuschen am Nachmittag.

Wann ist deine beste Zeit?

Nutze das, um deine Arbeitsproduktivität zu fördern! Finde heraus, wann du und dein Team produktive Zeiten haben, wie lange diese sein sollten und blocke dir diese „Fokuszeit“. Du kannst auch bestimmte Tage für spezielle Themen blocken.

Für mich ist der Montag beispielsweise mein Strategie-Tag. Hier plane ich nur in Ausnahmefällen Kundentermine. Du könntest auch einen bestimmten Tag für Geschäftsführer-Meetings auswählen.

Klar und transparent kommuniziert, unterbricht dich keiner wegen Unwissenheit. Und du gehst mit gutem Beispiel voran! So war es auch bei meiner Kundin, einer Geschäftsführerin:

Produktivität verbessern – Beispiel

„Ich habe keine Zeit, mich um Strategisches zu kümmern.“ Ein großes Problem für meine Kundin. Also haben wir verschiedene Möglichkeiten für Fokuszeiten ausprobiert, bis wir ihre optimale Lösung gefunden haben: Von 8 bis 9 Uhr – und zwar vor ihrem eigentlichen Arbeitsbeginn – setzt sie sich in ein gemütliches Café und verbindet einen guten Kaffee mit inspirierenden Gedanken.

Es hat gedauert, bis sie sich gestattet hatte, in anderen Zeiten und anderen Orten zu denken.

Ihre Vorgehensweise und ihren Entschluss hat sie offen mit ihrem Team besprochen, wurde dafür respektiert und hat gemeinsam mit ihren Mitarbeitern individuelle Fokuszeiten ausgearbeitet. Dadurch hat sich die Produktivität des gesamten Unternehmens enorm erhöht.

Wie lang sollte diese Fokuszeit sein?

Das ist immer unterschiedlich – je nach Person und Aufgabe! Frage dich: Wie lange brauche ich, um in einen Flow zu kommen?

6. Produktivität Coaching – Bücher & Podcasts Empfehlungen

Meine Empfehlungen für wunderbare Bücher, die mich beim Thema Produktivität weitergebracht haben:

• Wie du deinen Fokus auf das allerwichtigste To Do lenkst: The One Thing – The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results
• Für deine perfekte Morgenroutine: Miracle Morning
• Wie du schwierige Aufgaben als erstes erledigst: Eat the frog – 21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen
• Für mehr Selbstreflexion, um den richtigen Fokus setzen zu können: Das 6 Minuten Tagebuch

1:1 Betreuung: Gezielte Unterstützung

Lass uns gemeinsam herausfinden, wie du die Produktivität und Rentabilität in deinem Unternehmen langfristig steigerst. Buche dafür einfach ein kostenfreies Gespräch mit mir und erhalte die Unterstützung, die du dir wünschst.

7. Fazit: Wann ist die Produktivität gut?

Wirtschaftlichkeit und Produktivität steigern hat immer was mit Fokus und Effizienz zu tun – und zwar ohne Druckmittel. Auf das Verhältnis kommt es an! Wenn du selbst und deine Mitarbeiter:innen bei besseren Ergebnissen zufriedener werdet, hast du dein Ziel erreicht!

Das ist eine gute Kennzahl, wie ich finde.

Denn: Wenn wir schon einen Großteil unserer Lebenszeit auf der Arbeit verbringen, wollen wir doch wenigstens zufrieden nach Hause gehen, oder?

In diesem Sinne: Habt einen schönen Tag!

Was kurbelt eure Arbeitsproduktivität an? Welche Kennzahl ist gut geeignet, um den Flow nicht zu hemmen? Welche Erfahrungen habt ihr im Team gemacht? Habt ihr Fragen? Ich freue mich über einen Austausch in den Kommentaren!