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Jahresplanung 2023 für Unternehmen erstellen: 7 Schritte (Vorlage)

von 16.11.2022

Die Planung fürs Jahr ist (noch) nicht abgeschlossen? Ich verrate dir, was eine gute Jahresplanung beinhaltet: Wie du sie in wenigen Schritten erstellst, warum du dich (kurz!) der 5-Jahresplanung widmen solltest und warum Agilität und Lean Management wichtig sind – inklusive Vorlage, Beispielen und Workshop (Seminar).

1. Das Wichtigste auf einen Blick

Von der 5 Jahresplanung zur Jahresplanung in einfachen Schritten
Viele Wege führen nach Rom? Vielleicht. Einfacher ist es, die Wege zu planen – und trotzdem flexibel zu bleiben. Foto: Unsplash
  • Mit einer strategischen Jahresplanung plant die Führungsebene das nächste Geschäftsjahr.
  • Bestandteile sind unter anderem die langfristige Vision, 5-Jahresplanung sowie strategische und operative Ziele.
  • All das schafft die Voraussetzung dafür, dein Unternehmen so zu entwickeln, wie du es dir vorstellst (Vision).
  • Agilität ist wichtig: Die Jahresplanung ist ein Prozess!
  • Dieser muss nicht starr und komplex sein: 7 Schritte und wenige Stunden reichen!
  • Die Investition lohnt sich: Du ersparst dir und deinem Team Stress und Verzetteln, schaffst Klarheit und Motivation, stärkst die Eigenverantwortung – und öffnest den Blick für dein Big Picture!

2. Was ist eine Jahresplanung? Einfach erklärt

Wie der Name schon sagt, ist eine Jahresplanung dazu da, das unternehmerische Jahr zu planen.

Die wichtigsten Komponenten einer Jahresplanung sind:

Genauso wichtig: Eine schnelle Kommunikation und Manifestation im Team – damit SOFORT losgelegt werden kann. Und zwar nicht erst im März/April, wie es bei vielen (großen) Unternehmen der Fall ist.

Warum eine Jahresplanung für Unternehmen so wichtig ist

Die Jahresplanung dient als Rahmen für alle Aktivitäten, als Orientierung für alle Team-Mitglieder und auch als Kontroll-Instrument für den bzw. die Geschäftsführer:in.

Nur mit einer Jahresplanung ist es letztlich möglich, dass sich der CEO aus dem operativen Tagesgeschäft herausziehen kann, um sich strategischen Herausforderungen zu widmen. Weil durch die Planung allen klar ist, wohin es gehen soll (Ziele) und was zu tun ist. Und du als CEO die Erfolge im Blick hast.

Vorteile und Ziele einer guten (agilen) Jahresplanung

  • erspart Stress (besonders zum Jahresende)
  • hilft, den Überblick zu behalten und verhindert Verzetteln
  • gibt einen klaren Blick auf das, was die nächsten Schritte sind (ständiges Analysieren und Rätselraten fallen weg)
  • Instrument, um strategische Ziele zu formulieren und diese auf die Vision auszurichten
  • trägt so dazu bei, langfristig Wettbewerbsposition zu sichern
  • bildet einen Rahmen für Eigenverantwortung (und hohe Produktivität)
  • verbindet das Team mit allen Zielen und motiviert

Irrtümer

  • Eine strategische Jahresplanung ist nichts, was am 1. Januar gemacht wird und dann für den Rest des Jahres liegen bleibt.
  • Strategische Planung ist kein langweiliges Unterfangen, was nur für großen Konzernen oder Vorstandsetagen vorbehalten ist.
  • Strategische Jahresplanung ist nichts, was nur Berater können ist (oder allein ihre Expertise ist); es braucht auch keine großen Strategieabteilungen.

Von der großen 5-Jahresplanung und großen Bedenken

„Eine 5 Jahresplanung in der 1-Jahresplanung? Muss das sein? Ich bin schon überfordert, wenn ich nur daran denke, diesen Monat zu planen, wie soll ich mich denn da um fünf Jahre kümmern?“

Diese Bedenken sind völlig normal. Tatsächlich kenne ich diese auch von mir selbst.

Als ich noch im Konzern gearbeitet habe, entwickelten wir über Monate riesige Pamphlete an Planungen, die am Ende angestaubt in der Ecke versauerten. Weil wir es uns viel zu schwer gemacht haben. „Alles durchdenken, vom Kleinen ins Große, möglichst festzurren“, war die Ansage von oben. Das Problem: Vieles davon war einige Monate später schon gar nicht mehr wichtig.

Am Ende haben wir viel zu lange gebraucht, um das Ding auf die Straße zu kriegen. Die meisten Ziele und Ideen waren mittlerweile überholt. Festgehalten wurde trotzdem daran – ihr könnt euch sicher vorstellen mit welchem Ergebnis.

Genau, die Jahresplanung war im Grunde für die Katz. Hat uns alle monatelang beschäftigt und ziemlich frustriert.

Der Erfolg? In Relation zum Aufwand gleich null.

Das willst du natürlich anders machen, richtig?

Seit mittlerweile vielen Jahren arbeite ich gemeinsam mit meinen Kundinnen und Kunden Jahresplanungen aus, die optimal durchdacht und dennoch hands on sind.

Agilität und Lean Management (schlankes Management) sind auch beim Thema Jahresplanung mittlerweile unglaublich wichtig geworden, wenn sich Märkte und Rahmenbedingungen über Nacht ändern.

„Wie kann eine (5-)Jahresplanung bitte agil und lean sein?“, fragst du dich das gerade? Das verrate ich dir jetzt – und greife dafür Bedenken bzw. Fragen auf, die mir oft in meinen Seminaren gestellt werden.

„Puh. Ich würde mich lieber nur um 1 Jahr kümmern. Das macht in meinen Augen viel mehr Sinn.“

Es kostet dich nicht mehr Zeit, dich um 5 Jahre zu kümmern als um 1 Jahr. Im Gegenteil! Die Frage ist nur, wie du dabei vorgehst.

Fakt ist: Wenn du dich als Unternehmer:in ausschließlich um das folgende Jahr kümmerst, fokussierst du vor allem kurzfristige Ziele und Schritte. Dadurch fällt es dir schwer, dich mit deiner langfristigen Vision zu verbinden. Du übersiehst höchstwahrscheinlich so einige riesengroße Potentiale. Außerdem neigst du dazu, dich in (kleinen) Problemen zu verlieren, anstatt all die Möglichkeiten zu sehen.

Oder um es mit Bill Gates Worten zu sagen:

„Most people overestimate what they can do in 1 year and underestimate what they can do in 10 years.“

Das alles erlebe ich oft in meiner Arbeit mit Geschäftsführer:innen: Aktuelle Probleme nehmen viel zu große Dimensionen an – in Bezug auf die eigentliche Vision. CEOs und Teams verlieren sich im Rahmen der Jahresplanung in Problemlösungen, anstatt zu schauen, ob diese Maßnahmen überhaupt auf die Vision einzahlen würden – oder es nicht wirkungsvollere Schritte gäbe, die viel mehr Erfolg versprechen würde.

Kurzum: Wer nur das nächste Jahr anvisiert, limitiert sich selbst von vornherein auf die existierenden Bedingungen und verliert den Blick für die großen Möglichkeiten, die in Zukunft greifbar sind.

Und: Geschäftsführerinnen mit kurzfristiger Denke bei der Jahresplanung zahlen ganz unbewusst auf das Hamsterrad „operativer Modus“ ein. Sie bleiben im Feuerlöschen verhaftet, beim Alten hängen und verbessern am Ende leider nicht viel. Nicht viel in ihren Unternehmen, und auch nicht viel an ihrer eigentlichen Work-Life-Balance.

AGILITÄT

„Die Märkte verändern sich doch so schnell, macht es da überhaupt Sinn, 1 Jahr zu planen, geschweige denn fünf?“

Sowohl die 5-Jahresplanung als auch die Jahresplanung sind nicht in Stein gemeißelt. Im Gegenteil!

Dadurch dass du dich am Ende des Jahres für wenige Stunden (!) deiner 5-Jahresplanung widmest, bleibt sie agil. Denn: Du überprüfst sie jedes Jahr und passt sie auf veränderte Rahmenbedingungen und Trends an.

Und genauso verfährst du auch mit deiner Jahresplanung: Stetiger Austausch, ein kontinuierlicher Abgleich, Erfolgskontrolle und schnelle Anpassungen erlauben euch als Team, flexibel auf geänderte Marktanforderungen zu reagieren.

3. Jahresplanung erstellen in 7 Schritten (inklusive Vorlage)

Agile Jahresplanung erstellen Tipps
Eine agile Jahresplanung zu erstellen, ist kein Hexenwerk – wenn man die richtigen Schritte kennt!

Wie du bereits gelesen hast, empfehle ich nicht nur, einen Jahresplan zu machen, sondern diesen direkt mit der 5 Jahresplanung zu verknüpfen.

Wann sollte eine Jahresplanung erstellt werden?

Möglichst Ende des Jahres oder ganz früh im Januar – und unbedingt noch im selben Monat kommunizieren und angehen!

Jahresplanung: Vorlage für Unternehmen

Hier kannst du dir deine Jahresplanungs-Vorlage herunterladen und ausdrucken (in Arbeit). Schreib mir doch gerne eine E-Mail und ich setze dich auf die Warteliste!

1. Dein großes Zielbild (5-JAHRESPLANUNG)

Stelle dir dich und dein Unternehmen in 5 Jahren vor: Was habt ihr erreicht? Was sind die besten Ergebnisse? Worauf bist du stolz?

Beame dich dafür in die Zukunft: Setze dich hin und lass die letzten fünf Jahre Revue passieren. Schreibe deine Antworten unbedingt im Präsens auf:

„Ich bin dankbar und glücklich, dass ich in den letzten 5 Jahren …. erreicht habe.“

Als Tool, um Blockaden im Kopf zu lösen und den kreativen Denkprozess ganz frei anzustoßen, empfehle ich an dieser Stelle Brainwriting oder Journaling.

Wichtig:

  • WAS, NICHT WIE: Male dir ganz genau aus, wie dein Unternehmen aussieht, ohne Grenzen – und mache dir keine Gedanken über das „WIE“!
  • KEINE GRENZEN: Erlaube dir, groß zu denken und über das hinauszuschauen, was du (oder andere) für möglich halten.
  • UMFANG: Denke nicht in riesengroßen Pamphleten (wie ich damals), sondern in Absätzen, in 1-2 Seiten. Nach unten und oben sind keine Grenzen gesetzt!
  • IN DER GEGENWART: Schreibe im Präsens, als ob tatsächlich 5 Jahre vergangen sind.
  • DU: Beziehe auch unbedingt dich als Person mit ein. Was wünschst du dir?

Beispiele Unternehmensebene:

  • Wir haben unser ultimatives Ziel „….“ erreicht.
  • Wir sind stolz auf unseren Marktanteil von 15 Prozent.
  • Wir sind zu einem der besten Arbeitgeber Deutschlands gekürt worden.

Beispiele persönliche Ebene:

  • Wenn ich wollte, müsste ich keinen einzigen Tag länger arbeiten.
  • Ich habe die Freiheit, meine Zeit und Energie auf Projekte, die mir am Herzen liegen, zu konzentrieren.
  • Ich könnte das Unternehmen verkaufen, wenn ich das wollte und auf andere Weise meine Mission in die Welt bringen.

2. Die persönliche Ebene (5-JAHRESPLANUNG)

Stelle dir jetzt genau vor, wo du in 5 Jahren sein wirst, versetzte dich mit vollem Gefühl in die Situation und frage dich: „Wie fühlt es sich für mich an, wenn ich das erreicht habe?“

Beantworte dir schriftlich nach und nach folgende Fragen:

  • Wie fühlt sich das Ergebnis an?
  • Wie geht es mir damit?
  • Was genau ist meine Aufgabe im Unternehmen?
  • Was ist nicht mehr meine Aufgabe im Unternehmen?
  • Wie sieht mein Tagesablauf aus?
  • Mit wem verbringe ich meine Zeit?
  • Was geht bei diesen Gedanken innerlich in mir vor?

Dieser Schritt dient dazu, die Verbindung zu deinem Ziel herzustellen und so Motivation zu schaffen. Denn nur über Gefühle, können wir uns und andere wirklich mitreißen. Es geht hier also auch darum, das WARUM hinter deinem Ziel zu ergründen, also deinem Purpose oder tiefem Sinn auf die Spur zu kommen.

Und das war´s auch schon. Du hast deine 5-Jahresplanung grob erstellt.

Du weißt, was du in 5 Jahren erreichen willst – und wie sich das für dich anfühlt. Nun können wir uns dem kommenden Jahr widmen:

3. Erfolgskontrolle (Jahresplanung)

Nun setzt euch mit der Führungsebene zusammen und reflektiert das vergangene Jahr. Und redet zuerst über all eure Erfolge. So ladet ihr das Gespräch sofort positiv auf, schätzt wert, was ihr erreicht habt und bekommt so einen großen Katalysator für weitere Erfolge.

Außerdem könnt ihr dadurch auch ganz einfach sehen, was noch nicht erreicht wurde bzw. welche Projekte noch offen sind. Ihr könnt ableiten, was sinnvolle nächste Schritte sein könnten oder ob es überhaupt Sinn macht, dieses Projekt weiter zu verfolgen. Aber dazu kommen wir noch im Verlauf des Planungsprozesses.

Fragen, die ihr euch stellen könnt:

  • Was habe ich/wir im vergangenen Jahr erreicht? Worauf bin ich/können wir stolz sein?
  • Wie (genau) habe ich/wir das erreicht?
  • Wie geht es nun weiter? Was sind die nächsten (logischen) Schritte?

4. Bestandsaufnahme: Beschreibe deine derzeitige Unternehmenssituation (Jahresplanung)

Kümmert euch nun um eine detaillierte Bestandsaufnahme: Wo steht dein bzw. euer Unternehmen zurzeit?

Diese Einschätzung beinhaltet einerseits das Gesamtbild der derzeitigen Situation sowie spezifische KPIs (Kennzahlen) in den unterschiedlichen Bereichen:

Beispiele:

  • Umsatz/Gewinn
  • Marktanteil
  • Anzahl der Produkte und Dienstleistungen
  • Anzahl der Kunden je Produkt/Dienstleistung
  • Stand der Marketingaktivitäten
  • Anzahl der Besucher auf der Website pro Monat
  • Team- und Supportstruktur

5. Dein Ziel im nächsten Jahr (Jahresplanung)

Als Nächstes solltet ihr detailliert beschreiben, wo du bzw. ihr am Ende des Jahres stehen möchtet (Jahresziel). Als Basis nehmt ihr die 5 Jahresplanung.

Auch bei diesem Schritt sollte es sowohl um das große Ganze gehen als auch um spezifische, messbare Ziele. Bewege dich deshalb wieder vom Großen ins Kleine.

Frage dich im ersten Schritt: Was bedeutet deine 5-Jahresplanung für die Jahresebene? Was muss im nächsten Jahr passieren, das wir unserer 5 Jahresplanung näher kommen?

Mache dir klar, wo du in 12 Monaten stehen willst und formuliere ein oder mehrere Jahresziele.

Konkrete Fragen, die du dir dafür stellen kannst:

  • Wieviel Umsatz (mehr) wollen wir generieren?
  • Wie soll das Unternehmen aussehen?
  • Wie viele Kunden wollen wir haben? Welche Zielgruppen wollen wir bedienen?
  • Welche neuen Produkte wollen wir auf den Markt bringen?
  • Brauchen wir ein größeres Team?
  • Benötigen wir bessere Prozesse?

Beispiele:

  • Wir haben ein solides Führungsteam aufgebaut/zusammengestellt.
  • Außerdem haben wir einen starken Sales Manager, einen Head of Marketing, einen Customer Support Manager und einen Technology Manager.
  • Wir haben leistungsstarke Teams in allen Kernbereichen aufgebaut und wirksame Systeme implementiert, die wir für die Kernbereiche benötigen.
  • Unsere Unternehmenskultur wird immer authentischer und lebendiger.
  • Wir haben unsere Produktpallette erfolgreich diversifiziert.
  • Wir haben eine Return on Investment (ROI) verdreifacht.
  • Unser Umsatzziel von 12 Millionen Euro haben wir mühelos erreicht.
  • Die Wachstumsschwierigkeiten sind ein für alle Mal vorbei.

Auch hier kannst du dich zusätzlich mit der persönlichen Ebene beschäftigen:

Welche Ebene ist dir besonders wichtig, und wie kannst du das erreichen?

  • Gleichgewicht zwischen Unternehmertum um Privates/Balance
  • Gesundheit
  • Beziehung, Familie und Freunde
  • Zeit, Work-Life Balance
  • Erfahrungen die du machen möchtest,
  • Lifestyle-Ziele, Mindset-Ziele, Persönliche Entwicklung

6. Konkrete Planung von Maßnahmen (Jahresplanung)

Nachdem du oder ihr die ersten Schritte zur Planung durchlaufen seid, wird euch wahrscheinlich vor allem eins deutlich: der GAP, die Lücke, zwischen dem HEUTE (wo du gerade stehst) und der ZUKUNFT (wo du in einem Jahr sein möchtest).

Jetzt geht es darum, diese Lücke mit passgenauen Maßnahmen zu schließen. So gehst du vor:

Trommle dein Team zusammen, setzt euch hin und nutzt Brainstorming und/oder Brainwriting, um geeignete Maßnahmen und Möglichkeiten zu sammeln, die auf euer Ziel einzahlen. Greift dazu auch auf die Ergebnisse aus Schritt 3 zurück (Erfolgskontrolle) und ergänzt die Liste der Optionen entsprechend.

Aus der Unternehmensgröße ergibt sich, wer bei diesem Prozess dabei sein sollte. Wenn dein Team überschaubar ist (etwa 1-15) könnten alle dabei. Bei größeren Unternehmen empfiehlt sich eine selektive Auswahl, zum Beispiel die Führungsmannschaft. Manchmal lohnt sich aber auch die offene Einladung, indem du fragst, wer dabei sein möchte. Die einzige Bedingung dafür: von jedem Bereich sollte mindesten ein:e Mitarbeiter:in an Bord sein.

Ziel ist es, Folgendes zu definieren:

  1. Kurzfristige Entwicklungsziele für alle Kernbereiche im Unternehmen. Klassischerweise sind dies in der Regel Marketing- und Vertriebsaktivitäten
  2. Maßnahmen, die auf längerfristiges Wachstum und Unternehmensentwicklung einzahlen

Je nach Unternehmensgröße können 7-20 bis zu mehreren hundert Maßnahmen resultieren.

Bitte notiert auch direkt, WARUM die jeweilige Maßnahme für die Weiterentwicklung des Unternehmens wichtig ist.

Priorisieren nicht vergessen

Sobald alle mögliche Maßnahmen identifiziert wurden, geht es darum zu priorisieren: Was ist wichtig, was weniger wichtig, was ist am Aller-Wichtigsten? Dadurch weiß jede:r, was zu tun ist. Es gibt kein Verzetteln, kein Infrage-Stellen und optimalerweise auch keinen Work-Overload mehr.

Je größer dein Unternehmen ist, desto mehr Experten benötigst du, um gute Entscheidungen zu treffen. Ich empfehle, diese in den Entscheidungs- und Priorisierungsprozess einzubeziehen.

7. Meilensteine pro Quartal festlegen

Du weißt jetzt, was nach und nach zu tun ist, um den Gap zwischen Status Quo und Jahresziel zu schließen. Nun geht es darum, die Maßnahmen auf die Zeitschiene zu legen und Meilensteine pro Quartal zu definieren.

Beispiel-Fragen: Wann genau wirst du bzw. dein Team

  • das geplante Produkt entwickeln
  • die einzelnen Marketingmaßnahmen aufsetzen und umsetzen
  • Prozessoptimierungen durchführen
  • Mitarbeiter einstellen …

Nicht vergessen: Überführt alle Termine in euren Kalender bzw. euer Projektmanagementtool. Das macht die Jahresplanung für alle nachvollziehbar, und nichts geht verloren.

4. Jahresplanung Beispiel

Coming soon!

Ich hoffe, ich konnte dich dabei unterstützen, deine Jahresplanung nicht länger als unlösbare Aufgabe zu sehen, sondern dich dazu motivieren, diese mit Freude anzugehen und endlich deine hoffentlich großen Ziele zu erreichen.

Möchtest du den Prozess und die Umsetzung beschleunigen? Dann buche gern ein persönliches Gespräch mit mir. Wir kümmern uns gemeinsam um die Ziele und Maßnahmen, die dich und dein Unternehmen im nächsten Jahr schnell weiterbringen.

Hast du noch Fragen? Wie geht ihr vor? Was sind eure Jahresziele? Ich freue mich über einen Austausch mit dir in den Kommentaren!

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Doreen Hegemann
Doreen Hegemann

Ich bin Doreen Hegemann, Wahl-Hamburgerin und war schon immer Unternehmerin. Zumindest im Herzen. Doch zunächst habe ich 2 Jahrzehnte als Marketing Managerin und Strategin in Konzernen gearbeitet, bis ich nach der Geburt meines zweiten Kindes merkte: Das macht mich nicht mehr glücklich!

Erfolgreich mit meinem eigenen Unternehmen wurde ich jedoch erst, als ich einen Mentor an meiner Seite hatte, der mich in die richtige Richtung begleitete. Heute helfe ich Unternehmer:innen, ihre inneren Stärken zu erkennen und mit Erfolg und Leichtigkeit das umzusetzen, wofür sie wirklich stehen – und gebe ihnen genau dafür Werkzeuge, Tools und Wissen an die Hand.

Deine Expertin

Ich bin Doreen Hegemann, Unternehmerin, Speakerin und Master Business Coach. Mit über 20 Jahren Erfahrung als Strategin und Führungskraft in DAX 30 Konzernen, unterstütze ich ambitionierte Unternehmer:innen dabei, mit High Performing Teams rasant zu wachsen und ihren Erfolg planbar zu machen.

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1 Kommentar

  1. Nora

    Hallo Doreen,

    Ich hätte Interesse an deiner Vorlage für die Erstellung einer Jahresplanung.
    Steht diese bereits zum Download bereit?

    Danke & viele Grüße
    Nora

    Antworten

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