Aufgaben verteilen, will gelernt sein. Was Delegation im Kern bedeutet, welche Vorteile und Nachteile sich hier verstecken und warum erfolgreich Delegieren Erwartungsmanagement in beide Richtungen ist.

1. Das Wichtigste auf einen Blick

• Delegation bedeutet, Aufgaben abzugeben.
• Insbesondere für Unternehmer:innen und Führungskräfte elementar, damit sie nicht im Tagesgeschäft versinken.
• Damit Ergebnisse stimmen, müssen Rahmenbedingungen gemeinsamen (!) diskutiert und festgesetzt werden.
• Das erfordert eine offene, wertschätzende Kultur.
• 8 Stufen helfen, einen gelingenden Prozess zu etablieren.

2. Delegation Definition und Bedeutung – einfach erklärt

Delegation ist ein Konzept der Arbeitsteilung und bedeutet schlichtweg: Aufgaben abgeben. Allerdings liegen zwischen „Aufgaben abgeben“ und „erfolgreich Delegieren“ Welten. Deshalb werde ich bei meiner Definition von Delegation gern deutlicher:

Delegation – Was ist das?

Delegation bedeutet, Aufgaben so abzugeben, dass Ergebnisse im vorgegebenen Rahmen erreicht werden.

Und zwar ohne

• an die Deadline erinnern zu müssen,
• enttäuscht zu werden,
• Konflikte zu riskieren!

3. Warum ist Delegation wichtig?

Niemand kann alles allein erledigen. Die Verantwortung entsprechend der Stärken auf das Team zu verteilen, ist fürs Unternehmenswachstum wichtig. Dafür sind Mitarbeiter schließlich da.

So die Theorie. Die Realität sieht leider häufig anders aus.

Denn richtig zu delegieren, ist für die meisten Menschen gar nicht so einfach.

Wann ist Delegation sinnvoll?

Geschäftsführer:innen sollten sich hauptsächlich ums Strategische kümmern. Da bleibt wenig Zeit, sich auch noch ums Tagesgeschäft zu kümmern – das heißt

• in (fast) jedem Meeting dabei zu sein,
• Ergebnisse abzusegnen,
• ständig Ideen reinzugeben,
• Unter-Abteilungen zu leiten oder
• operative Aufgabenpakete selbst zu übernehmen.

Für Geschäftsführer:innen und Unternehmer:innen ist es deshalb schlichtweg elementar, alle Aufgaben, die delegiert werden können, zu delegieren – und gehört zu einer der wichtigsten Führungs-Kompetenzen. Und die kann man erlernen.

4. Die häufigsten Fehler: Wenn Delegation nach hinten los geht

Letztlich geht es doch in jedem Unternehmen darum, dass Ziele erreicht werden. Ob kleine Etappenziele, größere strategische Ziele oder – am Ende – die ganz große Vision. Dafür braucht es natürlich Mitarbeiter:innen, die genau das auch wollen – und können.

Die richtigen Leute für die jeweilige Position und Anforderungen einzustellen, ist demnach das Eine.

Das Andere: die Erwartungshaltung ans Team.

Zu hohe Erwartungen, zu viel Kontrolle, zu wenig Rahmen

Geschäftsführer:innen, Unternehmer:innen und – generell – Führungsebenen sind meist hoch ambitionierte Menschen. Sie wollen viel erreichen und schaffen das in den meisten Fällen auch. Sie sind es gewohnt, extrem motiviert ihre Aufgaben anzugehen, mitzudenken, auch über das vorgegebene Maß hinaus. Und das ist gut so, all das braucht Führung.

Doch das sind keine Eigenschaften, die bei allen Mitarbeiter:innen vorausgesetzt werden dürfen. Vor allem nicht aus heiterem Himmel, also ohne, dass Führungskräfte ihr Team dorthin entwickelt haben (Stichwort High Performing Team).

Trotzdem beobachte ich häufig, dass Führungsebenen sich genau das wünschen, und zwar gar nicht unbedingt bewusst. Sie gehen einfach davon aus, dass ihre – oft guten – Mitarbeiter:innen dieselbe Mentalität inne haben – und delegieren Aufgaben wahllos, ohne elementare Rahmenbedingungen zu klären.

Fragen, die du klären solltest, wenn du Aufgaben und Verantwortungen abgibst

• Was?
• Warum?
• Wann?
• Wie?
• etc.

Wenn diese elementaren W-Fragen nicht geklärt werden, ist das Ergebnis Frust. Und zwar auf allen Seiten: weil Deadlines nicht eingehalten werden (können), die Ergebnisse nicht gut sind oder Konflikte entstehen.

Mitarbeiter:innen fühlen sich nicht einbezogen und wertgeschätzt, die psychologische Sicherheit, also das Gefühl, sich gut aufgehoben zu fühlen und die eigene Meinung immer äußern zu können, leidet. Dabei ist genau das Voraussetzung dafür, dass sich Teams zu Leistungsträgern des Unternehmens entwickeln und Führungsebenen nachhaltig entlasten.

Vorwürfe und Selbstzweifel

Führungskräfte reagieren dann wütend: „Ich habe sie doch dafür eingestellt, warum klappt das dann nicht?“, tragen diese Vorwurfshaltung häufig weiter „Du hattest doch drei Wochen Zeit …“ und entwickeln irgendwann Selbstzweifel: „Ich kann nicht führen; warum bin ich das überhaupt geworden?“ Letzteres beobachte ich übrigens insbesondere bei Frauen.

Dass all das nicht gerade zu einem guten Büroklima beiträgt, liegt auf der Hand. Und dass Ziele dadurch nicht besser erreicht werden, auch.

Das Problem bzw. die Ursache liegt allerdings meist nicht beim Mitarbeiter. Bei der Führungskraft jedoch auch nicht. Jedenfalls nicht unmittelbar. Denn richtig delegieren will und darf gelernt werden. Am besten geht das gemeinsam mit dem Team.

5. Delegation – was sollten wir beachten?

Ich denke, es ist bereits an einigen Stellen deutlich geworden, was die Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren sind. An allererster Stelle stehen die Rahmenbedingungen. Denn: Wenn nicht klar ist, worum es überhaupt im Detail geht, darf auch niemand erwarten, dass alles perfekt läuft.

Übrigens haben Vorgaben in Form von Rahmenbedingungen nichts mit Kontrolle oder Micromanagement zu tun, sondern damit, eine klare Richtung vorzugeben, an der sich Beteiligten orientieren können. So wichtig für eigenverantwortliches Arbeiten!

Rahmenbedingungen für gelingende Delegation sind u. a.

• (Etappen-)Ziele(e) transparent kommunizieren
• Zeitrahmen (Deadlines) gemeinsam festlegen
• Hintergrund klären (Warum machen wir das?)
• Beteiligte vernetzen
• Tools & Zugänge bereitstellen
• Feedbackschleifen (Agilität) sicher stellen
• Erwartungen (auf allen Seiten) klären
• Wertschätzung

Ihr seht: Das Wörtchen „GEMEINSAM“ taucht bereits häufiger auf.

Denn anders als früher bedeutet Delegieren nicht, Bedingungen vor die Füße zu knallen, sondern diese gemeinsam mit den jeweiligen Teams und Mitarbeiter:innen festzustecken. Und zwar auf Augenhöhe.

Hin zur coachenden Führungskraft

Coachende Führungskraft sein, heißt in diesem Kontext vor allem, aktiv zu fragen, was dem Ziel, der Deadline und den Anforderungen im Weg stehen könnte, und eine Atmosphäre zu schaffen, in dem Mitarbeiter:innen intuitiv und ehrlich antworten dürfen, ohne „Ärger“ zu bekommen.

Dadurch werden Probleme und Herausforderungen sichtbar, die sonst viel zu spät erkannt worden wären – und Teams können gemeinsam vorab (!) oder im Prozess Lösungen finden, Ressourcen besprechen, Zeitrahmen korrigieren, und so die Qualität der Ergebnisse sicherstellen.

Win-Win für alle.

Diese offene, transparente und wertschätzende Art der Kommunikation schafft großes Vertrauen und motiviert die meisten Menschen, ihr volles Potential zu entfalten. Und das ist letztlich das, was sich jedes Unternehmen wünscht. Nur so kann es wachsen. Nur so werden Geschäftsführer:innen nachhaltig entlastet.

Und so kommt ihr dorthin:

Delegation Beispiel in 8 Schritten

Die folgenden acht Schritte verdeutlichen, was zum effektiven Delegieren gehört:

1. Beschreibe das gewünschte Ergebnis genau

2. Erläutere den Zweck und den Nutzen des Ergebnisses

3. Legt den Zeitrahmen fest

4. Gib deinem Team, was es braucht, um Ergebnisse erreichen zu können

5. Frage nach den Herausforderungen, die auftauchen könnten

6. Lege den Umfang der Befugnisse fest

7. Habt den Fortschritt im Blick (Controlling ohne Kontrolle) und plant den Umgang mit Herausforderungen

8. Erkenne den Erfolg deines Teams an

6. Delegation Checkliste

In meinem Fahrplan zum effektiven Delegieren findest du eine Checkliste, die dir hilft, den 8-Stufen-Prozess erfolgreich im Team zu implementieren. Du kannst das Paper hier herunterladen!

7. Fazit: Vorteile und Nachteile der Delegation für Vorgesetzte

Wer Delegation als Prozess und seine (Führungs-)Rolle als Coach begreift, ist gut aufgestellt. Denn genau dann wird Delegation dazu beitragen, beste Ergebnisse zu erzielen UND Geschäftsführer:innen zu entlasten, ohne andere Mitarbeiter:innen zu überlasten.

Vorteile – Gute Delegation fördert

• eigenverantwortliches Arbeiten
• vertrauensvolle, wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• starke, High Performing Teams
• das Beste in jeder/m
• das Erreichen großer Ziele
• Mitarbeiterbindung

Nachteile gibt es nur, wenn Delegieren als Diktieren aufgefasst wird und folgende Fehler begangen werden:

• Hohe, intransparente Erwartungshaltungen
• Fehlende Rahmenbedingungen
• Vorwurfshaltung
• Machtgedanken, Micromanagement und Kontrolle
• Selbstzweifel und Unsicherheit

All das verhindert eine vertrauensvolle Atmosphäre, fördert Dienst nach Vorschrift und erstickt Innovationen im Keim.

Fazit

Delegation fängt also tatsächlich bei der Führungskraft an. Aber nicht, indem To Dos kommandiert werden, sondern Reflexionsarbeit geleistet wird, und zwar ganz ohne Selbstzweifel.

Lies dazu unbedingt folgende Artikel:

• Resilienz: Was dich als Unternehmer:in stärkt
• Führungsaufgaben: Der richtige Fokus entscheidet
• Wie Führung auf Distanz gelingt

Gute Delegation ist Erwartungsmanagement in beide Richtungen. Und ein Teamentwicklungsprozess, den du mit jeder neuen Delegation weiter stärkst. Zeit eben, die gut investiert ist, um kräftig zu wachsen!

Brauchst du Unterstützung?

Du hast keine Lust mehr, rumzuprobieren und Zeit zu vergeuden, sondern willst direkt die Dinge angehen, die dein Team und dein Unternehmen schnell weiterbringen?

Benötigst du Hilfe beim Aufbau deines High Performing Teams und der Implementierung eines gelungenen Delegationsprozesses mit allem, was dazu gehört? Willst du sicherstellen, dass Projekte erfolgreich umgesetzt und ambitionierte Ziele erreicht werden? Dann buche gern ein erstes kostenloses Gespräch mit mir!

Wie gut erreicht dein Team seine Ziele, auch ohne dein Mitwirken? Welche Herausforderungen siehst du? Was funktioniert bei euch gut – was gar nicht? Ich freue mich über einen Austausch mit dir in den Kommentaren!

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