10 Zeitmanagement Tools für CEOs und Teams

von 24.05.2022

Strategien durchdenken, Projekte in time meistern, Teams führen, Meetings durchlaufen – das alles unter einen Hut zu bekommen, ist gar nicht so leicht. Und die Zeit sinnvoll einzuteilen und maximal produktiv zu nutzen, schon gar nicht. Zum Glück gibt es kostenlose Zeitmanagement Tools und Methoden für Projektmanagement und Selbstorganisation. Meine Top 10 und ein Fahrplan, wie du diese sinnvoll nutzt. Plus Antworten auf die Fragen, was Zeitmanagement eigentlich ist und warum das gerade für Führungskräfte so wichtig ist.

Zeitmanagement Tools und Methoden fürs Projektmanagement und zur Selbstorganisation

1. Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist für jeden ein Thema. Das fängt schon in der Schule an, geht in der Uni oder Ausbildung weiter und gewinnt an Fahrt, wenn wir fest ins Berufsleben einsteigen – und weiter aufsteigen.

Denn: Zeitmanagement beschäftigt sich mit der Frage, WIE wir mit unserer zur Verfügung stehenden Zeit umgehen.

Also wie wir unsere Zeit und Aufgaben

  • organisieren,
  • strukturieren,
  • managen.

Das Ziel? Möglichst produktiv arbeiten, ohne sich überarbeitet zu fühlen

Ein gutes Zeitmangement zeichnet sich dadurch aus, dass wir uns intensiv mit den verschiedenen Aufgabentypen auseinandersetzen und diese sinnvoll in den Tag, die Woche, den Monat und ins Jahr einbetten.

Trotzdem sehe ich immer wieder, dass Geschäftsführer:innen, Führungskräften und deren Teams „adhoc“ agieren. Auf Zuruf, ohne große Strategie dahinter.

Davon kann ich nur abraten!

Nicht falsch verstehen: Agilität ist unglaublich wichtig. Doch es besteht ein himmelweiter Unterschied zwischen flexibel auf Marktanforderungen zu reagieren und sich willkürlich in Details zu verlieren.

Denn dabei fallen die wirklich wichtigen Dinge, die das Unternehmen voranbringen würden, immer hinten runter!

2. Warum Zeitmanagement gerade für Unternehmer:innen so wichtig ist

Führungskräfte stehen täglich vor großen Herausforderungen: Sie haben massig operative To Dos, Abstimmungen, Teamverantwortung und müssen sich zwingend ums Strategische kümmern. Das große Ganze überblicken.

Sie haben also

  • eine riesige Verantwortung,
  • ständigen Termindruck,
  • müssen den Überblick abbilden und
  • dabei auch noch Vorbild für ihre Teams und das ganze Unternehmen sein.

Ganz ehrlich: Nicht wenigen CEOs wird das auf Kurz oder Lang zu viel. Sie arbeiten bis spät abends, am Wochenende, im Urlaub. Und sehen trotzdem überhaupt kein Ende. Ich schließe mich da nicht aus. So sah mein Leben als Strategin und Führungskraft in großen Konzernen aus. Und klar, auch zu Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich nicht wenig gearbeitet.

Wenig arbeite ich noch immer nicht.

Doch tatsächlich habe ich gelernt, mit meiner Zeit gut umzugehen. Sie so einzuteilen, dass ich möglichst produktiv und kreativ arbeiten kann. Und – ganz wichtig – keine Zeit mehr verschenke. Denn dafür ist mir mein Privatleben viel zu heilig.

Heute möchte ich dir verraten, welche Zeitmanagement Tools mir, meinem Team und meinen Kunden geholfen, alle wesentlichen (!) To Dos in time zu schaffen und dabei auch noch Spaß zu haben.

Denn, Spoiler: Ohne Spaß im Sinne von Leichtigkeit, Flow und Zufriedenheit gibt es keinen Erfolg! Jedenfalls nicht langfristig. Ansonsten geht dir nämlich definitiv die Puste aus. Und Puste brauchst du, um zu wachsen!

3. Projektmanagement: Kostenlose Zeitmanagement Tools

Jeder Mensch „funktioniert“ anders. Deshalb ist es wichtig, dass du die richtige Methoden für deine Arbeit auswählst. Dabei immer im Hinterkopf behalten: Viel hilft nicht unbedingt viel. Verschiedene Angebote zu nutzen, macht´s gegebenenfalls nur komplizierter, gerade wenn du diese mit deinen Teams teilst.

BEVOR du folgende Anwendungen und Apps ausprobierst, rate ich dir unbedingt einen intensiven Blick auf deine Ziele und Prioritäten zu werfen und diesen Artikel bis zum Ende zu lesen. Sonst bringen dir all die Zeitmanagement Tools leider nichts und du verlierst dich wahrscheinlich in ellenlagen To-Do-Listen.

Mit den folgenden großartigen Tools kannst du Projekte und einzelne To Dos transparent abbilden und mit Teams teilen.

Online-Kalender

Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft Outlook oder Google Mail sowieso. Warum dann nicht mit der integrierten Kalender-Funktion gleich Projekte koordinieren?

Ihr könnt separate Kalender anlegen, z. B. für jedes Teammitglied und/oder für jedes Projekt. Dann heißt es:

  • Meilensteine und Aufgaben eintragen,
  • mit Terminen bzw. Deadlines versehen,
  • E-Mails verknüpfen und
  • all das mit anderen teilen.

Pluspunkt: Outlook und Google Mail sind auch als Apps verfügbar.

Projektmanagement und Zeitmanagement Tool Google Kalender

Trello – mein Favorit der Zeitmanagement Tools

Mein persönlicher Favorit! Ich arbeite liebend gern mit Trello, einfach weil es wie der Google Kalender schön intuitiv ist und sich Projekte, Workflows wie Aufgaben leicht darstellen und online von allen bearbeiten lassen. Ich empfehle, ein Board für das eigene Zeitmanagement zu erstellen und ein Board pro Projekt.

Pluspunkte:

  • Sehr leicht bedienbar (kein Zeitfresser!)
  • Projekte bzw. Teilschritte lassen sich übersichtlich in Kanbans (Spalten) organisieren
  • Die einzelnen Aufgaben bekommen jeweils eine Karte, auf der ausreichend Raum für Notizen ist
  • Pro Karte können Verantwortungen verteilt werden (so wichtig!)
  • Checklisten-Funktion
  • Anhänge können hochgeladen werden etc.
  • Auch als App nutzbar

Schaut´s euch am besten mal an: zu Trello.

Trello als Projektmanagement und Zeitmanagement Tool oder Redaktionsplan
Ein Beispiel für Redaktions-To Dos bei einem Reiseblog

Excel – Projektmanagement und Zeitmanagement Tool mit Abzügen

Tatsächlich würde ich Excel nur in der Online-Version als Zeitmanagement-Tool auf Projektebene empfehlen. Offline kannst du deinen Plan nämlich nicht mit dem Team teilen. Und gerade Transparenz ist so wichtig.

Außerdem hat Excel seine Schwachstelle, wenn´s ins Detail geht. Zum Beispiel bei der Vergabe von Remindern/Terminen, umfangreicheren Notizen, Checklisten und Anhängen.

Wir nutzen ein Excel Spreadsheet als Redaktionsplan. Dafür gibt uns das Tool die notwendige Übersichtlichkeit. Nicht mehr, nicht weniger.

Weitere Zeitmanagement Tools auf Projektebene

  • Asana: Ein großartiges Projektmanagement Tool für umfangreiche Projekte und große Teams
  • Todoist: Ähnlich leicht zu bedienen wie Trello

4. Selbstorganisation: Kostenlose Zeitmanagement Methoden und Tools

Projekte transparent abzubilden, ist das eine. Das andere:

  • Sie in To Dos runterzubrechen,
  • zu priorisieren,
  • in die Woche einzuplanen und
  • effizient zu erledigen. Und zwar ohne euch in Details zu verlieren oder unter Druck zu geraten.

Bei meiner Arbeit mit Führungskräften und ihren Teams ist es mir wichtig, mehr Flow und Kreativität in den Berufsalltag zu holen, um Innovationen voranzutreiben und die Zufriedenheit für alle Beteiligten zu verbessern.

Deshalb auch wichtig: Lasst euch Zeit reinzukommen, die Zeitmanagement Tools und Methoden auszuprobieren, sie ggf. an eure Bedürfnisse anzupassen und erwartet nicht, dass sie SOFORT Erleichterung verschaffen.

Gut Ding will Weile haben.

Dafür wird´s dann am Ende umso besser. Versprochen!

Tipp 1: Thementage und Fokuszeiten als Zeitmanagement Tools

Ich bin ein großer Fan davon, mir für bestimmte Aufgaben Zeitfenster oder Wochentage zu blocken, die genau für diesen Aufgabentyp prädestiniert sind. Zum Beispiel ist montags mein Strategie- bzw. Business Development-Tag. Hier widme ich mich meinem Unternehmen und vereinbare nur in Ausnahmefällen Kundentermine.

An diesem Tag richte ich meine volle Aufmerksamkeit strategischen Dingen, die unbedingt nötig sind, um weiter zu wachsen. Hätte ich diesen Tag nicht dafür geblockt, würden genau diese Themen im Wust der To Dos immer wieder hinten runter fallen. Noch ein Pluspunkt: Montags brauche ich erstmal meinen Raum, um in Ruhe in die Woche zu starten. Und diesen Raum gebe ich mir damit.

Das Tolle: Da alle Bescheid wissen, gehe ich mit gutem Beispiel voran und ermutige auch mein Team, sich bewusst zu machen, für welche wichtigen Aufgaben sie sich unbedingt Zeit nehmen sollten.

Für dich heißt das natürlich nicht, dass du dir ganze Tage für bestimmte Themen blocken musst. Manchmal reicht es auch, sich einen Tag im Monat zu reservieren, einen Vormittag o. ä. …

Und es geht noch weiter.

Ich strukturiere alle meine Tage möglichst nach meiner Produktivität

Heißt:

  • Das morgendliche Hoch, also die ersten Stunden, direkt nutzen und keine Meetings vereinbaren.
  • Keine Mails oder Social Media vor dem ersten Produktivitätsloch (meist kurz vor dem Mittag, nach dem Mittag).
  • Pausen unbedingt einhalten.
  • Meetings nur zu bestimmten Slots.

Praxis-Tipp: Finde heraus, wann und wo (!) du welche Aufgaben am besten erledigen kannst. Und plane deine Tage und deine Wochen in Absprache mit deinem Team. Indem du dir Zeiten im Kalender blockst, kann dein Team genau sehen, wann du Meeting-Slots hättest.

Mehr Tipps dazu findest du auch in meinem Produktivitätsartikel.

Thementage als Zeitmanagement Tool und Methode zur Selbstorganisation

Tipp 2: Priorisieren, z. B. mit der ABC Methode

Womit fange ich an? Was ist das wichtigste To Do, das (heute) alles andere ins Rollen bringt?

Das zu entschlüsseln ist nicht immer ganz leicht. Manchmal liegt es auf der Hand, manchmal nicht. Und wenn du generell wissen willst, wie du einfacher Wichtiges von Unwichtigem unterscheidest, lies unbedingt meinen Beitrag zum Pareto Prinzip. Für mich war diese Methode ein echter Game Changer in Sachen Perfektionismus!

Hilfreich ist zum Beispiel auch die ABC-Methode.

Mit dieser Analyse listest du zunächst alle Aufgaben auf und sortierst sie nach folgenden Kriterien:

  • A (wichtig)
  • B (relativ wichtig)
  • C (regelmäßig)

In die A-Aufgabe solltest du 60-75 Prozent deiner Zeit investieren, in B 10-25 und in C 5-15 Prozent. Es kommt natürlich immer darauf an, wie wichtig die C-Aufgabe ist. Handelt es sich um eine sehr wichtige Arbeit, wie eine wiederkehrende Podcast-Aufnahme, könnte sie mehr Zeit beanspruchen. Die fixen Vorgaben sind also eine Schwachstelle dieser Methode.

Deshalb: Keine Zeitmanagement Tools oder Methoden können dein Bauchgefühl ersetzen. Schaue immer wieder auf deine Vision und deine Ziele, kümmere dich um Zielkaskaden und deine Jahresplanung und frage dich: Was zahlt jetzt auf genau diese Ziele ein?

Wie du herausfindest, welcher Bereich deines Unternehmens die größte Aufmerksamkeit verdient, mach den kostenlosen Online-Fokus-Check.

Tipp 3: Zeiten tracken: ALPEN-Technik & Clockify als effektive Zeitmanagement Tools

Bist du auch am Ende des Tages oft frustriert, weil du nicht alles geschafft hast? Weil die To-Do-Listen niemals weniger werden? Setzt du dich dann auch unnötig oft noch am Abend oder Wochenende ran, oder früh morgens, nur um abzuarbeiten?

Und fühlst du dich dadurch auch immer unruhiger?

Mein Rat: Schreibe dir eine To Do Liste und streiche die Hälfte!

Klingt rabiat, macht aber Sinn.

Meist schätzen wir unsere Zeit beziehungsweise den Aufwand hinter den Aufgaben nämlich viel zu knapp ein. Besonders, wenn es sich um etwas handelt, dass wir vorher noch nicht gemacht haben. Und das geht auf Kosten von Puffer und Pausen.

Schritt 1: Priorisiere und strukturiere deinen Tag

Ich nehme mir am Morgen Zeit, um meine Ziele zu visualisieren und den Tag in wenigen Minuten zu strukturieren. Manche machen das besser am Abend. Gut geeignet ist die so genannte ALPEN-Technik nach Lothar Seiwert.

  • A: Aufgaben notieren
  • L: Länge schätzen
  • P: Pufferzeit einplanen
  • E: Entscheidungen priorisieren
  • N: Nachkontrolle

Nun kannst du schauen, welche Aufgaben du zu welcher Tageszeit am besten erledigst. Beispielsweise solltest du das wichtige Telefonat wahrscheinlich nicht gleich am Morgen führen, sondern diese Kreativitätsphase nutzen, um dich um ein strategisches Thema zu kümmern.

Schritt 2: Größere To Dos in Teilschritte aufteilen

Du weißt, dass du einen Fachtext für ein Magazin schreiben sollst. Diese Aufgabe hat höchste Priorität. Gleichzeitig „drückst“ du dich davor, weil sie dir riesig erscheint, zu komplex, und du ja noch anders zu tun hast. Versteh ich!

Was also tun? Eat the frog! Auch das ist eine gute Zeitmanagement Methode zur Selbstorganisation. Eat the frog bedeutet nämlich, die unliebsame Aufgabe (den Frosch) mit höchster Priorität zu entschlüsseln und direkt am Morgen zu erledigen.

Was on top hilft: Größere To Dos in Teilschritte aufzuteilen und mit Apps wie Clockify tracken. Dadurch fokussieren wir nicht die endlose Straße, die vor uns liegt, sondern einzelne Schritte, die uns einem Ziel näher bringen. Jeder Schritt ist ein Erfolg (und ein Abhaken der To Do Liste beziehungsweise des Trello-Kärtchens).

Bei dem Beispiel des Fachartikels könnte das wie folgt aussehen:

  • Recherche: 1 Stunde
  • Schreiben: 3 Stunden
  • Feedbackschleife: 1 Stunde

Je kleinteiliger du Aufgaben aufdröseln kannst, desto besser – und realistischer dein Zeitmanagement! Auch hier gilt aber: It is all work in progress. Durch die Nachkontrolle wirst du immer besser darin, Aufwände richtig einzuschätzen.

Clockify ist eine tolle Zeitmanagement Methode zur Selbstorganisation
Clockify ist eine tolle Zeitmanagement Methode zur Selbstorganisation. Quelle: Screenshot Clockify Website

Tipp 4: Promodoro Technik

Viele Menschen können sich besser konzentrieren, wenn sie ihren Tag in kleine Zeitfenster aufteilen und sich in dieser Zeit voll und ganz EINER Aufgabe widmen. Ein gutes Helferlein ist die so genannte Promodoro-Technik. Mithilfe einer App (oder eines Weckers) teilst du Arbeitsschritte in 25-Minuten-Einheiten ein. Nach Ablauf der knappen halben Stunde machst du 5 Minuten Pause.

Manche brauchen diese kurze Pause, um Energie zu tanken. Andere – wie mich – reißt der kurze Zeitraum aus dem Flow.

Das wichtigste Zeitmanagement Tool bist du

Achte auf deine Bedürfnisse und somit darauf, wie, wann und wo du am besten arbeitest und eliminiere Zeitfresser und Ablenkungen wie Handy, offenes E-Mail-Programm, Tabs im Browser …!

Brauchst du gezielte Unterstützung?

  • Ziele schärfen
  • Prioritäten setzen
  • Zeitfresser entlarven
  • Produktivität ankurbeln
  • Transparenz erhöhen
  • Arbeitslast reduzieren
  • Wachstum wie Motivation kräftig ankurbeln

Möchtest du all das in dein Unternehmen bringen? Dann buche gern ein kostenloses Strategiegespräch mit mir und lass uns gemeinsam die Schritte gehen, die euch weiterbringen.

Welche Zeitmanagement Tools und Methoden helfen dir bei der Arbeit? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Ich freue mich auf deinen Kommentar!

Doreen Hegemann
Doreen Hegemann

Ich bin Doreen Hegemann, Wahl-Hamburgerin und war schon immer Unternehmerin. Zumindest im Herzen. Doch zunächst habe ich 2 Jahrzehnte als Marketing Managerin und Strategin in Konzernen gearbeitet, bis ich nach der Geburt meines zweiten Kindes merkte: Das macht mich nicht mehr glücklich!

Erfolgreich mit meinem eigenen Unternehmen wurde ich jedoch erst, als ich einen Mentor an meiner Seite hatte, der mich in die richtige Richtung begleitete. Heute helfe ich Unternehmer:innen, ihre inneren Stärken zu erkennen und mit Erfolg und Leichtigkeit das umzusetzen, wofür sie wirklich stehen – und gebe ihnen genau dafür Werkzeuge, Tools und Wissen an die Hand.

Deine Expertin

Ich bin Doreen Hegemann, Business Coach mit 20 Jahren Erfahrung im Bereich Strategie und Führung, und unterstütze Unternehmer:innen dabei, voll und ganz in ihre Führungsrolle einzutauchen, in kürzester Zeit ein profitables Business aufzubauen und gleichzeitig persönliche Freiheit zu gewinnen.

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