Wie kann man die Kommunikation im Team verbessern, um die Produktivität anzukurbeln und Ziele zu erreichen? Das fragen sich die meisten Geschäftsführer:innen und Führungskräfte, mit denen ich arbeite. Vertrauen lautet der wichtigste Tipp. Doch viele haben Sorge, nicht mehr ernst genommen zu werden, wenn sie sich zu sehr zurück nehmen. Die besten Tipps, Methoden und Übungen, um die Teamarbeit erfolgreich zu stärken, auch im Home-Office.

1. Kommunikation im Team – Definition

Eine gute Kommunikation im Team bedeutet, dass Menschen, die miteinander arbeiten und gemeinsam Ziele erreichen wollen, in der Lage sind, sich effizient zu verständigen – ob per Schrift oder Wort. Effizient heißt: wirkungsstark, ohne viel Aufwand.

Und genau da wird schon klar, wann die Kommunikation gestört ist: Wenn es trotz hohem Aufwand, z. B. vielen Meetings, Gesprächen und Chats, nicht gelingt, voranzukommen, gute Ergebnisse zu erreichen und Konflikte entstehen.

2. Was macht eine gute Kommunikation im Team aus?

Die wesentlichen Eckpfeiler:

• Transparente, gemeinsame Ziele
• Klare, den Stärken entsprechende Rollen- und Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeiten
• Gut strukturierte Kommunikationsweise
• Wertschätzung und Vertrauen, konstruktives Feedback
• Effektives Delegieren
• Die richtige Teamgröße
• Zuhören
• Transparente Bereitstellung von Informationen
• Wir-Gefühl statt Alleingelassen (und trotzdem den individuell nötigen Raum für Rückzug und Fokus)
• Ein gutes Zeitmanagement und Organisationstools

Wenn´s hapert, liegt es nicht immer am Team

Ein Kunde von mir, Geschäftsführer eines mittelständigen Unternehmens, möchte ein gutes Klima im Unternehmen schaffen und seine Teams zu Eigenverantwortung motivieren. Sein Ziel: ein selbstorganisiertes Unternehmen schaffen. Deshalb hält er sich maximal zurück, sagt eher nichts – auch nicht, wenn ihm etwas aufstößt. Er will die Eigenständigkeit und das Vertrauen nicht zu gefährden.

Gleichzeitig ist er unzufrieden mit der Entwicklung. Er bemerkt, dass Mitarbeiter:innen trotzdem nicht über sich hinauswachsen. Manche übernehmen die Führung, und zwar laut und dominant. Andere ziehen sich komplett zurück. Die Produktivität stagniert, Teamprobleme tauchen auf und die Ziel-Erreichung ist gefährdet. Doch wo liegt denn hier jetzt das Problem?

Entweder (unterbewusst) zu dominant oder zu layed-back

Vertrauen schenken und sich gleichzeitig positionieren – das scheint für die meisten Führungskräfte unvereinbar zu sein. Oder zumindest eine Gratwanderung, die im vollgestopften Alltag viel Energie kostet. Dabei sind genau diese beiden Komponenten die Grundvoraussetzungen dafür, dass Kommunikation im Team gelingt. Oder anders ausgedrückt: Teams brauchen sowohl Vertrauen als auch Führung. Und das schließt eben auch klare Ansagen mit ein. Dabei kommt es auf das richtige Maß, den Bezug und die Vermittlung dieser „Ansagen“ an. Dazu kommen wir jetzt.

2. Grundlagen & Ziele, um Kommunikation im Team zu verbessern

Präsent sein, sich klar positionieren und Sicherheit geben, ohne die Selbstwirksamkeit der Einzelnen einzuschränken, lautet das oberste Ziel für Führungskräfte, wenn es darum geht, die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams zu verbessern.

Heißt: Als erstes nicht an der Teamarbeit an sich schrauben, sondern am Rahmen. Denn dieser trägt maßgeblich dazu bei, wie Mitarbeiter miteinander umgehen.

So geht´s:

Richtung weisen

Ich werde nicht müde, immer wieder zu betonen, wie wichtig eine klare Richtung für alle Mitarbeiter:innen ist – auch für die Führungskräfte und CEOs selbst. Denn Klarheit bietet Orientierung. Und Orientierung gibt Sicherheit.

Genau was wir brauchen, um authentisch und empathisch zu agieren, produktiv zu arbeiten und in die Eigenverantwortung zu kommen.

Dazu gehört:

• eine große, klare Vision und darauf einzahlende strategische Ziele (agile Jahresplanung)
• ein Sinn stiftender Purpose
• eine Mission, Werte und eine gesamte Unternehmenskultur, mit der sich Mitarbeitende identifizieren können

Stimmiges Auftreten

Genauso wichtig wie die Richtung selbst ist die Art und Weise, wie du diese kommunizierst. Wenn Vision und Co. nicht transparent, wiederkehrend und vor allem greifbar und authentisch erklärt werden, wird niemand folgen.

Dabei geht es nicht darum, laut zu werden oder autoritär zu wirken, sondern zu inspirieren. Die Auseinandersetzung mit

• den eigenen Zielen, Treibern und Stärken,
• dem Growth Mindset und Glaubenssätzen,
• und der Arbeit am selbstbewussten Auftreten inklusive Resilienz ist dafür essentiell.

Lies gern dazu auch diesen Artikel: Kompetenzen Führungskraft: Diese stärken braucht jeder!

Ziele gemeinsam festlegen – für gute Kommunikation im Team

Fühlen sich Menschen in ihrer Kompetenz wert geschätzt und selbstwirksam, hat das große Auswirkungen auf die Teamarbeit. Ellenbogen werden eingefahren, das Miteinander bekommt mehr Raum – weil Bedürfnisse geachtet werden und sich jede:r einbringen darf, entsprechend seiner Stärken. Automatisch, ohne dass um die eigene Karriere „gekämpft“ werden muss.

Ein guter erster Schritt: Teams dürfen von Anfang die (eigenen) Ziele gemeinsam festlegen und den Erreichungsgrad verfolgen. Eine gute Methode dafür sind beispielsweise OKRs (Objectives and Key Results).

Die Krönung ist, Rollen und Verantwortlichkeiten selbst bestimmen lassen und transparent für alle kommunizieren: Wer kann sich/was vorstellen? Zuhören lautet hier also die Devise!

Den besten Rahmen bieten

Nachdem ihr gemeinsam festgelegt habt, was ihr erreichen wollt und wer dabei welche Aufgabe übernimmt, stellt sich die Frage, was jede:r einzelne braucht, um sein Bestes geben zu können. Auch das erleichtert die Teamkommunikation natürlich ungemein.

• Welche Tools oder Zugänge sind nötig?
• Ist eine Weiterbildung von Vorteil?
• Fehlen Befugnisse ?
• Welche Hürden verhindern eine gute Kommunikation im Team?
• Wie erfolgt die Abstimmung im Team, wie kommt man an Informationen?
• Kann jede:r produktiv arbeiten?
• Brauchen wir zeitliche Grenzen für Kommunikation, um den Fokus nicht zu verlieren?
• Sind Prioritäten klar?

Die richtigen Tools und Meetings wählen

Um die Kommunikation im Team zu verbessern, sind Meetings und Organisationstools, die das Zusammenarbeiten z. B. auch auf Distanz ermöglichen, unabdingbar. Hier zählt aber definitiv Qualität, nicht Quantität!

Mein dringendster Tipp lautet daher: Kürzt die Anzahl eurer Meetings und Tools radikal. Denn beides sind – neben adhoc-Aufgaben, die „von oben“ reingegossen werden, enorme Zeitfresser. Ein Daily Stand-Up (max. 15 Minuten) mit klaren Regeln ist super, um die Kommunikation im Team und das Miteinander zu fördern. Alles Weitere sollte gut durchdacht und unbedingt zeitlich limitiert erfolgen:

• Wen braucht es wirklich (!) in diesem Meeting?
• Was ist das Ziel?
• Wie lange ist nötig (nicht möglich)?

Ich sehe immer wieder, wie Teams Stunden am Tag in Meetings, Kommunikations- oder Orga-Tools verbringen, ohne dass das im ausgeglichenen Maß zur Zielerreichung beiträgt. Im Gegenteil: Sie verlieren den Fokus und wertvolle Zeit für ihre wichtigsten Aufgaben.

Zu einer guten, effizienten und damit wirkungsstarken Kommunikation im Team gehört deshalb auch, Meeting- und Kommunikationszeiten stark zu begrenzen. Ermächtige deine Mitarbeiter:innen darin, sich Fokus-Zeiten im Kalender zu blocken (gern ganze Tage oder Vormittage) und kurze (!) Antwortfenster für Tools wie Slack oder auch E-Mails transparent zu kommunizieren. Für Letzteres eignet sich zum Beispiel wunderbar die eher unproduktive Phase kurz vor der Mittagspause.

Mehr dazu: Die besten 10 Zeitmanagement-Tipps und Tools für CEOs und ihre Teams

(Führungs-) Teams begleiten

Ich denke, es wurde deutlich, dass Mitarbeitende individuelle Unterstützung brauchen, um eine erfolgreiche Kommunikation im Team zu gewährleisten. Offene Feedback- und Mitarbeitergespräche, eine positive Fehlerkultur und echte Wertschätzung, spielen eine große Rolle! Mehr dazu auch hier:

• Führungsaufgaben: Der richtige Fokus entscheidet
• High Performing Teams entwickeln

3. Kommunikation im Team verbessern: 4 Methoden & Übungen

Die Grundlagen bzw. Rahmen für erfolgreiche Teamarbeit sind gelegt. Was gibt es darauf aufbauend für Methoden, um intern das Miteinander zu stärken und damit auch die Kommunikation zu vereinfachen? Meine Tipps:

Gemeinsam Regeln aufstellen: Wie kommunizieren wir im Team?

Was sind eure Werte, was ist euch wichtig? Setzt euch gemeinsam zusammen und überlegt, wie ihr in Zukunft kommunizieren wollt. Stellt Regeln auf, die ihr sichtbar für alle im Raum aufhängt. Zum Beispiel:

Darauf wollen wir füreinander achten:

1. Ich höre immer aktiv zu.
2. Deine Meinung ist genauso wichtig und wertvoll wie meine.
3. Es ist okay, wenn du Dinge anders angehst, als ich. Das respektiere ich.
4. Wir reagieren emphatisch und achten auf einen wertschätzenden Ton.

Ideenfindung für alle: Brainwriting

Wenn´s um Innovations- oder Ideenfindung geht, denken die meisten zuerst ans Brainstorming. Die Nachteile daran: Introvertierte Menschen kommen zu kurz, wichtige Einfälle gehen so verloren. Ich empfehle daher immer gern Brainwriting als Kreativitätstechnik, um alle einzuschließen bzw. niemanden auszuschließen. Schau doch gern in meinem Artikel dazu vorbei.

Wir-Gefühl stärken: Teambuilding

An einem Tag, Abend oder Wochenende kommen alle zusammen, lernen sich besser kennen und tauschen sich intensiv aus. Klingt schön? Ja, aber: Nicht jede:r mag Teambuilding, jedenfalls nicht wenn´s dabei um Rollenspiele oder riesengroße Reisen geht.

Trotzdem ist Teambuilding als Methode an sich gut geeignet, Mitarbeitende effektiv zusammenzuführen und ein „Wir-Gefühl“ zu etablieren. Wichtig: Alle müssen Spaß haben. Deshalb achte bitte unbedingt auf folgende Voraussetzungen für gelingende Team-Building Events. Frage deine Mitarbeiter z. B. aktiv, worauf sie Lust haben (z. B. in einer anonymen Umfrage).

• Mitarbeiter:innen dürfen selbst entscheiden, wie sie sich einbringen.
• Für introvertierte Menschen ist ein auf starke Interaktion ausgerichtetes Event nicht das richtige. Finde hier immer ein gesundes Maß und schau, dass sich alle wohl fühlen können.
• Auch sportliche Spiele, bei denen man im Mittelpunkt steht, ist nicht für alle etwas.
• Nicht auf Wochenenden legen, sondern in den Arbeitstag integrieren. Die wenigsten möchten gern Familienzeit oder Freizeit hergeben, um „noch mehr“ Zeit auf der Arbeit zu verbringen.

Meine besten Tipps, die meist allen Mitarbeiter:innen gefallen

• Gemeinsamer Kochabend in einem externen Studio
• Sommerfest oder Weihnachtsfeier
• Übernachtungs-Event im Umkreis mit Workshop-Tag und abendlicher Feier
• Rotierendes Team-Event: Pro Quartal befasst sich ein Team mit der Organisation eines ca. 3-stündigen Team-Events (während der Arbeitszeit, nachmittags) mit freiwilligem Ausklang im Restaurant.

Alle diese Teambuilding-Events geben ausreichend Raum für Rückzug.

Du suchst nach speziellen Teambuilding Spielen und Übungen: Auf Asana findest du eine schöne Sammlung von Teambuilding Spielen.

Gelingende Team Kommunikation im Home-Office: Tipps

Schau dir dazu unbedingt meinen Artikel Führung auf Distanz an.

Workshop Kommunikation im Team

Ein Workshop zur Verbesserung der Teamkommunikation kann helfen, Barrieren und Hürden zu überwinden und sich gemeinsam auf eine neue, agile Art der Zusammenarbeit zu verständigen. Ich empfehle, diesen entweder durch intern geschulte Mitarbeiter durchzuführen oder sich extern bei diesem Prozess begleiten zu lassen.

Gern unterstütze ich dich und deine Mitarbeiter:innen auf dem Weg zum High Performing Team. Lass uns in einem ersten Termin gemeinsam schauen, wo ihr steht und was dich und euch am effektivsten voranbringt:

Hast du noch Fragen oder Anregungen? Wie schafft ihr es, transparent Informationen bereit zu stellen, besser Konflikte zu lösen und die Karriere des Einzelnen zu fördern? Lass es mich in den Kommentaren wissen!