Gerade für Geschäftsführer:innen und Führungskräfte ist eine gute Organisation von Aufgaben wichtig, damit keine wichtigen Schritte im Team untergehen, Strategien umgesetzt werden und das eigene Zeitmanagement nicht völlig aus den Fugen gerät. Welche Organisationstools helfen, Ordnung ins Chaos zu bringen. Meine drei Favoriten. Kostenlos und online verfügbar.

1. Organisationstools – das Wichtigste auf einen Blick

• Schon am Anfang einer jeden Unternehmung, die meistens noch eine One-Man oder One-Woman-Show darstellt, ist ein gutes Zeit- und Projektmanagement unabdingbar, um Ziele effizient zu erreichen.
• Je größer das Team, desto wichtiger ist das Aufgaben-Management.
• Smarte Organisationstools helfen, agil zu bleiben.
• Slack, Evernote, Drive … Die Aufgabe: Ein (!) passendes Tool auswählen und gewinnbringend implementieren.
• Komplex und teuer ist nicht immer gut – oft tun´s auch kostenlose Apps.

2. Bedeutung von Organisationstools – warum Organisation so wichtig ist

Immer wieder bin ich an dem Punkt, dass ich mich frage, wieso der Tag nur 24 Stunden hat. Denn (meine) Kreativität braucht vor allem den Raum, auch im Sinne von Zeit. Aber Zeit ist einfach viel zu knapp.

Ich weiß noch, wie ich am Anfang meiner Selbstständigkeit – und auch als Führungskraft im Konzern – stundenlang von Früh bis Spät am Schreibtisch saß, über Konzepte und Strategien brütete und trotzdem das Gefühl hatte, nicht wesentlich voranzukommen. Jedenfalls nicht in der Geschwindigkeit, die ich mir erhofft hatte.

Mit steigender Anzahl an Team-Mitgliedern reduzierten sich zwar viele operative To Dos, Themen wie Führung kamen aber hinzu. Schnell habe ich gemerkt, ich muss hier den Überblick behalten, damit wir alle gut vorankommen und unsere (strategischen) Ziele erreichen. Und mein Zeitmanagement verbessern. Weil Nachtschichten und Wochenendarbeiten vor allem eins bringen: Erschöpfung.

Also habe ich daran gearbeitet, mich besser zu organisieren und zu strukturieren. Und zwar so, dass ich maximal produktiv arbeiten kann – und mein Team auch. Auf jeden individuell einzugehen und als Vorbild voranzugehen, war hier ein großer Schritt.

Eine weitere große Hilfe waren Organisationstools. Heute im Übrigen wichtiger denn je, wo Führung und Zusammenarbeit auch auf Distanz gelingen muss.

Meine wichtigste Erkenntnis: Tools müssen nicht komplex und teuer sein, um ihren Zweck zu erfüllen.

Was ein gutes Organisationstool leisten sollte

• Verantwortlichkeiten klären und Aufgaben zuordnen
• Deadlines versehen
• Online Kollaboration ermöglichen
• Einfache Bedienung

Definition Organisation

Organisation bedeutet, dass mehrere Menschen gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten und sich dabei die Aufgaben teilen.

Im Wirtschaftslexikon Gabler lautet die Definition von Organisation wie folgt: „(…) von Organisation spricht man in diesem Zusammenhang, wenn mehrere Personen in einem arbeitsteiligen Prozess mit Kontinuität an einer gemeinsamen Aufgabe infolge eines gemeinsamen Zieles arbeiten. Die auf Einzelpersonen verteilten Arbeitshandlungen sind dabei aufeinander abzustimmen und auf das gemeinsame Ziel hin auszurichten.“

Ein System, dass smarte Abstimmung gewährleistet, ist für eine gute Organisation unerlässlich

Jede:r, der/die schon einmal versucht hat, allein die Kontrolle zu behalten, weiß, wie verrückt überlastend es sein kann, wenn ALLES über den eigenen Tisch gehen muss.

Die meisten Unternehmen sind dabei, den Anspruch an Führungskräfte dahingehend zurückzuschrauben: hin zu mehr Führungsarbeit, weg vom Micromanagement. Und damit die Selbstständigkeit und Eigenverantwortung im Team zu stärken.

Tatsächlich gibt es mittlerweile hunderte Apps und Programme, die das ermöglichen. Die geeignete Anwendung zu finden, ist da nicht immer leicht. Und trotzdem umso wichtiger.

Immer wieder sehe ich, wie Teams mit einer Vielzahl an Tools arbeiten. Slack zum schnellen kommunizieren, Evernote für schnelle Notizen, Für einige Mitarbeiter ist das ein Gewinn, für die meisten jedoch einfach nur überfordernd und ein riesengroßer Zeitfresser.

3. Das beste kostenlose Organisationstool: Trello

Trello ist das Beispiel dafür, dass einfach und kostenlos nicht schlecht(er) sein muss. Für mich ist es eines der besten Organisationstools auf den Markt und mein persönlicher Favorit. Es ist super intuitiv und ermöglicht die digitale Zusammenarbeit von Teams.

Das Wichtigste: Projekte und Workflows lassen sich leicht, schnell und visuell darstellen.

So funktioniert Trello

1. Basis sind die so genannte Boards, vergleichbar mit Pinnwänden. Im Beispiel unten seht ihr ein Board für einen Reiseblog. Ihr könnt also ein Board für ein ganzes Unternehmen erstellen, für ein Projekt o. ä.

2. In diesem Board könnt ihr Listen (Spalten) anlegen und damit das große Projekt in Teilbereiche aufsplitten.

3. Im Anschluss geht es daran, Karten (wie Pins oder Post-its) für Aufgaben zu erstellen. Diese Karten könnt ihr mit anderen teilen, Verantwortlichkeiten vergeben, Beschreibungen und Notizen hinzufügen, Checklisten erstellen, Dokumente hochladen und u. a. Deadlines versehen. Auch ein Chat – und damit die Erfassung des Fortschritts – ist hier möglich.

Trello auf einen Blick

• Vor allem für kleinere Teams und weniger komplexe Projekte
• Sehr leicht bedienbar (kein Zeitfresser!)
• Projekte bzw. Teilschritte lassen sich übersichtlich in Kanbans (Spalten) organisieren
• Die einzelnen Aufgaben bekommen jeweils eine Karte, auf der ausreichend Raum für Notizen ist
• Pro Karte können Verantwortungen verteilt werden (so wichtig!)
• Checklisten-Funktion
• Anhänge hochladbar
• Auch als App verfügbar

Schaut´s euch am besten mal an: zu Trello.

Ich nutze Trello übrigens auch für mein eigenes Zeitmanagement. Mehr dazu hier.

4. Das beste der (kostenpflichtigen) Organisationstools für komplexe Projekte: Asana

Gerade größeren Unternehmen mit komplexen Teams und Projekten empfehle ich Asana. Das in der Premium-Variante kostenpflichtige Organisationstool ist ähnlich intuitiv wie Trello und hat als Basis einen ähnlichen Aufbau und ähnliche Funktionen, ermöglicht aber weitaus mehr: vor allem vielschichtige Prozesse noch besser steuern zu können und den Organisations-Aufwand massiv zu verringern.

So könnt ihr beispielsweise mehr als 200 weitere Anwendungen wie den Google Kalender oder Google Docs integrieren und habt damit alles, was ihr zur Zusammenarbeit braucht, in einem Tool. Eine wahnsinnige Erleichterung!

Gleichzeitig können

• Kampagnen geplant und gestartet,
• Ziele definiert,
• Zeitleisten erstellt,
• Workloads dargestellt,
• automatisierte Workflows umfassend abgebildet und
• Berichte heruntergeladen werden.

Und: Diese fantastische Organisations-Tool ist sowohl als Desktop-Version als auch als App verfügbar. Schaut euch am besten einmal selbst um!

Es gibt auch eine kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität für Teams mit bis 15 Mitgliedern.

5. Google Docs – zusätzlich hilfreich als Organisationstool

Google Docs und Google Drive lässt sich wie ein Server nutzen und ist damit super geeignet, um Dateien wie Arbeitsdokumente, Präsentationen, Grafiken oder Bilder an einem Ort zu sammeln, in Ordner zu sortieren und für jede:n verfügbar und bearbeitbar zu machen.

Außerdem kann in Google Docs gleichzeitig gewerkelt werden, was beispielsweise für Brainstormings oder Brainwritings top ist.

Beim Organisationstool Asana lässt sich Google Docs auch integrieren.

Mein Fazit: Organisationstools gemixt mit persönlicher Begleitung

Das passende Organisationstool zu finden, ist ein wichtiger Schritt, um allen die Arbeit zu erleichtern. Trotzdem kann ein Tool natürlich nicht alles abnehmen, was Führung an Kompetenz erfordert. So erleichtert eine Anwendung zwar die Zusammenarbeit und Kommunikation, trotzdem darf der persönliche Kontakt nicht wegfallen. Vor allem, wenn´s darum geht Aufgaben zu delegieren und die Mitarbeiter:innen zu motivieren.

Hol dir dazu gern mein kostenloses White Paper:

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Kontaktier mich gern und lass uns gemeinsam schauen, was euch am schnellsten voranbringt – und dir die Arbeit erleichtert!

Welche Erfahrungen hast du mit Organisationstools gemacht? Was ist dein Favorit? Ich freu mich auf deinen Kommentar!