Du merkst schon länger, dass euer Output größer sein könnte, die Kosten zu hoch sind und Workflows immer wieder stocken? Du möchtest Abläufe standardisieren, vereinfachen und so die Produktivität ankurbeln? Und vor allem Zeit und Geld sparen? Dann lies hier alles über die Grundlagen der Prozess Optimierung, geeignete Methoden und die effektivste Vorgehensweise. Inklusive Coaching-Beispiele.

1. Zusammenfassung: Alles Wichtige auf einen Blick

• Prozesse sind aufeinander aufbauende Vorgänge in einem System.
• Wackelt einer, könnte das ganze Unternehmen bröckeln.
• Die Prozess Optimierung umfasst Methoden, die zur Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb von Systemen führt.
• Damit ist nicht nur die Produktion gemeint, sondern vor allem auch Organisations- und Führungsprozesse.
• Und nicht nur Prozesse, sondern auch Strukturen und das gesamte Unternehmen.
• Eine systematische Vorgehensweise in Workshops beugt die Gefahr der Verzettelung vor und hilft, Teams von Beginn an zu involvieren.
• Ziel ist es, Produktivität und Gewinn zu maximieren – und die Zufriedenheit aller Beteiligten.
• Prozessoptimierung sollte kontinuierlich eingesetzt werden.

2. Definition: Was bedeutet Prozess Optimierung?

Achja, die lieben Prozesse. Alle Welt spricht davon, dass Prozesse reibungslos funktionieren sollten, aber was steckt eigentlich genau dahinter? Und worauf gilt es zu achten?

Wachstum bedeutet auch Veränderung. Innovative Unternehmen schauen regelmäßig, wie sich Teams, die Zusammenarbeit und Bedürfnisse von Kunden entwickeln und passen sich dort an, wo es Not tut. Und lassen sein, was nichts zur Wertschöpfungskette beiträgt. Mut zur Lücke quasi.

Denn eins vorab: Nicht jeder Prozess sollte überdacht und bis ins Kleinste, aufwendig optimiert werden. Manchmal lautet der wichtigste Rat nämlich auch „Weniger ist mehr“.

Aber von vorn.

Definition Prozess Optimierung, Aufgaben und Ziel

Prozesse sind aufeinander wirkende Vorgänge in einem System, so lautet die Definition vom Wirtschaftslexikon Gabler. Daran wird schon ganz deutlich: Wenn es an der einen oder anderen Stelle im System hakt, wackelt es im schlimmsten Fall im gesamten Unternehmen. Hier kommt die Prozess Optimierung ins Spiel:

Als ein Teil des Qualitätsmanagements hat es das Ziel, Defizite und Engpässe in den einzelnen Prozessabläufen aufzudecken und sie zu verbessern.

Im Grunde geht es immer darum,

• elementare Workflows zu optimieren,
• auf verändernde (Markt-) Bedingungen zu reagieren,
• Mitarbeitende, Führungskräfte und Geschäftsführer:innen bzw. Unternehmer:innen zu entlasten.
• Und dadurch die Produktivität und Qualität zu steigern,
• Ressourcen wie Zeit und Geld sinnvoll einzusetzen,
• die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und
• Kosten zu sparen und Verschwendung zu vermeiden.

3. Warum Prozesse optimieren?

Tatsächlich existieren kaum Unternehmen, in dem Workflows stets reibungslos funktionieren. Das an sich ist auch nicht wild, schließlich kann nicht immer alles perfekt laufen.

Wann ist Prozessoptimierung notwendig?

Problematisch wird es erst, wenn diese Störfaktoren über längere Zeit nicht aufgedeckt werden und sich zu einem echten Engpass entwickeln, der Systeme oder Teams überlastet, während an anderen Enden die Arbeit still steht.

Das hat nicht nur Einfluss auf den Gesamt-Output des Unternehmens, sondern oft auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Spätestens dann sollten sich Unternehmer:innen also um die Prozess Optimierung kümmern.

Wenn

• Abläufe immer wieder gestört werden oder stocken.
• etwas „nicht stimmt“, wie beispielsweise die Nachfrage hoch ist, aber die Produktion nicht hinterherkommt.
• Mitarbeiter:innen grandiose Arbeit leisten, und trotzdem die größeren Ziele nicht erreicht werden.
• Teamprobleme auftauchen.
• Führungskräfte oder CEOs überlastet sind.

Was bringt Prozess Optimierung?

Genau dann lohnt es sich, hinzuschauen: Wo ist der Engpass und warum? Die Abhängigkeit der einzelnen Prozessschritte voneinander ist groß, viel größer, als viele Unternehmer:innen denken. Langfristig ist es wichtig, dass alle elementaren Schritte – ob groß oder klein – möglichst im Gleichgewicht sind, damit das Unternehmen reibungslos funktioniert kann und weiter wächst.

Auch Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen gehören dabei ins Blickfeld: Prozesse sollten immer bereichsübergreifend analysiert werden.

4. Werkzeuge der Prozess Optimierung: 7 bewährte Methoden

Bei den Methoden zur Prozess Optimierung handelt es sich um verschiedene Tools, mit denen Teams ihre Abläufe analysieren und ggf. optimieren können. Für welche ihr euch entscheidet, liegt ganz daran, welches Problem ihr lösen wollt und wie die Verbesserung aussehen soll. Oft ist es ratsam, verschiedene Methoden miteinander zu kombinieren. Fragt euch am Anfang also immer: Was ist euer Ziel und mit welcher Vorgehensweise kommt ihr am effektivsten dorthin?

Das sind einige der bewährten Methoden zur Prozessoptimierung:

Kaizen

Bei dieser Methode geht es nicht um eine einmalige, groß aufgelegte Verbesserung, sondern um eine kontinuierliche Optimierung, in der alle Unternehmensbereiche involviert werden.

Im Zentrum steht ein neu gebildeter Qualitätszirkel, der in wiederkehrenden Abständen Prozesse evaluiert und optimiert.

Total Quality Management

Wie der Name schon vermuten lässt, geht es bei dieser Methode zur Prozess Optimierung um einen konsistenten Verbesserungsprozess. Dieser findet durchgängig statt und durchleuchtet alle Unternehmensbereiche, um eine Optimierung der Qualität in allen Bereichen gewährleisten zu können. Genau das ist das Ziel dieser Methode: höchste Qualität und Kundenzufriedenheit.

Change Management Methoden wie Six Sigma

Six Sigma ist wie Kaiza Teil des Qualitätsmanagement und hat folgende Ziele:

• Kosten senken
• Qualität steigern
• Kundenzufriedenheit erhöhen

Dabei gehen speziell geschulte Mitarbeiter:innen und Externe in einem statistischen Verfahren die folgenden 5 Phasen durch: Define, Measure, Analyze, Improve, Control (DMAIC).

Prozess Optimierung mit Lean Management: Lean Manufacturing

Bei dieser Methode geht es darum,

• Verschwendung zu vermeiden,
• nicht benötigte Schritte zu löschen
• und Prozesse so aufzubauen, dass sie geschmeidig laufen.

Dabei ist Effizienz das höchste Gut. Alle Abläufe werden klar dokumentiert, einschließlich der Verantwortungen und Kommunikation.

5 Why Methode

Lies dazu unbedingt meinen ausführlichen Blogbeitrag zum Thema.

Kreativitätstechniken wie Brainwriting

Auch Kreativitätstechniken bieten sich an, um Prozesse zu evaluieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Oft ist es gerade diese lockere Atmosphäre, die Ideen freipustet und den Blick freimacht, auf das, was wirklich fehlt bzw. schief läuft.

Im Coaching wenden wir beispielsweise immer wieder gern Brainwriting an, auch als Methode zur Prozess Optimierung: Durch den Verzicht auf das gesprochene Wort während des „Brainstormings“ wird auch introvertierten Menschen ausreichend Raum gegeben, ihren intuitiven Ideen und Bedürfnissen freien Lauf zu lassen.

5. Vorgehensweise, Ablauf & Phasen: Wie funktioniert die Prozessoptimierung?

Die meisten Unternehmen, die zu uns kommen, brauchen Hilfe dabei, ihre Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung zu verschlanken. Sie wollen nicht länger vom Hundertste ins Tausendste kommen, sondern schnell und effektiv die Stellschrauben finden und drehen, die einen besseren Workflow, mehr Produktivität und herausragende Ergebnisse ermöglichen. Die Frage an uns lautet deshalb immer: „Wie gestalten wir die Prozess Optimierung effektiv?„

Vorgehensweise Prozess Optimierung – die einzelnen Schritte

#1 Ziele definieren & Organisation

Bei diesem ersten Schritt geht es erst einmal darum, zu schauen: Wie sieht die Idealvorstellung aus, wenn das Problem gelöst wurde. Kurzum: Was ist euer Ziel?

Gleichzeitig widmet ihr euch der Organisation des Projektes:

• Welche Personen und welcher Unternehmensbereich ist beteiligt?
• Wer trägt die Verantwortung?
• Wie sieht die Kommunikation aus, also wie werden die Veränderungen an das Team herangetragen und möglichst viele Mitarbeiter:innen involviert? (Stichwort: Angst nehmen, Prozess Optimierung positiv aufladen)
• Welche Kompetenzen und Ressourcen benötigt ihr?

#2 Prozessoptimierung Analyse: Welche Prozesse sollten wir optimieren?

Im zweiten Schritt analysiert ihr die Ist-Situation im Unternehmen und das Potential einer Optimierung:

• Wie ist die Organisation derzeit aufgestellt?
• Welche problematischen Prozesse könnte es geben?
• Wie können wir diese dokumentieren?
• Wer ist hier alles (!) beteiligt?
• Wie sieht die Problemdiagnose aus? Wo hakt es (hohe Kosten, Fehlerquellen, Bottlenecks etc.)?
• Welche Kennzahlen sind wertvoll, um Controlling zu ermöglichen?

Eine SWOT-Analyse ist ein wertvolles Tool in diesem Zusammenhang.

An dieser Stelle werden bereits Schwachstellen ersichtlich. Wichtig ist es, im nächsten Schritt zu bewerten, ob diese Schwachstellen ohne Mühe behoben werden könnten bzw. ob der Aufwand die Mühe wert ist.

In vielen Unternehmen gibt es Altlasten, unnötige Aufgaben, die mitgeschleift wurden, aber gar nicht mehr nötig oder wichtig sind. Jedenfalls keinen maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg und den Wertschöpfungsprozess haben. Oft stellt sich dann die Frage, ob das To Do einfach eliminiert werden könnte.

Am Ende der Analysephase steht die Zielsetzung: Welche Prozesse sollen verbessert werden und was soll daraus resultieren?

#3 Prozessoptimierung Workshop: Das Redesign

Nun geht es in die Prozess Optimierung, unter der Zuhilfenahme passender Methoden und – oft auch – begleitet durch erfahrene Coaches (die natürlich schon im vorherigen Schritt massiv unterstützen bzw. das gesamte Projekt leiten können).

Im Zentrum steht die Frage: Wie können wir den dokumentierten Prozess neu gestalten, um unser Ziel zu erreichen? Welche Hebel nutzen wir?

Workshops bieten sich in dieser Phase bestens an, Teams von Beginn an in den Prozess einzubinden, die Angst zu nehmen, für die Veränderung zu sensibilisieren und, mehr noch, sie dazu zu motivieren, einen wertvollen Teil beizutragen. Die Kommunikation mit den Akteuren und die daraus resultierende Schwarmintelligenz hilft nicht nur, die wesentlichen Stellschrauben in der Prozessoptimierung zu finden, sondern auch Vertrauen, Verantwortung/Selbstwirksamkeit und Identifikation zu stärken – wesentliche Erfolgsfaktoren von High Performing Teams.

Inhalte der Workshops sind u. a.:

• Schwachstellen gemeinsam entschlüsseln
• Die besten Strategien zur Verbesserung finden und skizzieren
• Geeignete Tools wählen
• Management- und Führungsmethoden und Prozesse beleuchten
• Kompetenzen aufbauen
• Controlling-Instrumente andenken
• Steuerungs-Tools recherchieren

#4 Prozess Optimierung Umsetzung

In der nächsten Phase sollten die gewonnenen Erkenntnisse und Skizzen umgesetzt werden. Dabei geht es darum, die Prozess Optimierung nachhaltig zu implementieren und zu stabilisieren, sodass die Workflows im Anschluss wirklich wieder fließen können.

#5 Prozess Optimierung Controlling

Unter der Zuhilfenahme vorher definierte Kennzahlen wird jetzt geschaut, ob die Optimierungen zum gewünschten Erfolg führen oder ob ggf. nachjustiert werden sollte.

6. Welches Programm, um Prozesse darzustellen?

Bewährte Programme sind beispielsweise

• Prozess Optimierung mit Excel
• Trello oder
• Asana

Unsere Favoriten ausführlich beleuchtet: 3 Organisations-Tools, die euer Leben erleichtern

7. Prozess Optimierung: Beispiele aus dem Coaching

Zur besseren Vorstellung, wie eine Prozess Optimierung bei uns im Business-Coaching aussehen kann, habe ich ein Beispiel aus dem letzten Workshop zusammengetragen:

Die Ausgangssituation

• Kunde: Software-Unternehmen
• Thema: Optimierung des Sales-Prozesses
• Methode: Brainstorming, Brainwriting

Das Software-Unternehmen ist bereits seit Jahren erfolgreich am Markt und hat ein Team von ca. 30 Mitarbeiter:innen. Dennoch funktioniert der Vertrieb nicht so reibungslos wie gewünscht. Deshalb haben wir sowohl das Marketingpotential (Vision, Werte, Mission; strategisches Marketing inklusive Botschaften; Jahresplanung etc.) unter die Lupe genommen als auch den Sales-Prozess an sich.

Der Workshop zur Optimierung des Sales-Prozesses

In einem Tages-Workshop sind wir wie folgt vorgegangen, um hands-on Engpässe und Hebel zu identifizieren und einen Maßnahmenplan zu entwickeln. Dabei haben wir Methoden wie Brainstorming und Brainwriting genutzt und darauf aufbauend Kanban-Whiteboards erstellt, um alle Schritte und Abhängigkeiten zu verdeutlichen.

1. Vorstellung des aktuellen Sales-Prozesses

• Status-Quo: Wie wird momentan der Sales-Prozess abgewickelt?
• Welche KPIs werden gemessen?

2. Dokumentation und Analyse des aktuellen Sales Prozesses

Im nächsten Schritt dokumentierten und analysierten wir den aktuellen Sales-Prozess und identifizierten Stärken, Schwachpunkte und große Engpässe im Prozess.

Wir fanden u. a. heraus, dass einer der Geschäftsführer die meisten Aufgaben im Vertrieb innehat. Dadurch stellt er einen großen Bottleneck dar; das Wachstum wurde gebremst.

3. Diskussion und Entwicklung möglicher Optimierungsmaßnahmen

Nun schauten wir, wo Optimierungspotential besteht: Welche Stärken sollten wir verstärken und welche Schwächen eliminieren?

Am konkreten Beispiel Entlastung des Geschäftsführers, fragten wir uns: Was ist erforderlich, damit Team-Mitglieder Tasks übernehmen können? Wen gibt es schon, welche Qualifikationen sind notwendig, was sind Vor- und Nachteile von Externen etc.?

4. Stufenpläne entwickeln

Ziel: Der Geschäftsführer sollte sich Schritt für Schritt aus diesem extrem wichtigen Prozess rausziehen können – dafür entwickelten wir einen Stufenplan: Was muss passieren, damit das möglich ist?

Darüber hinaus haben wir den gesamten, generellen Sales-Prozess und optimiert. Wir haben u. a. an der Präsentation geschraubt, den Aufwand für die „Anbahnung“ reduziert, einen Prozess für Sonderfälle aufgesetzt und die Struktur von Discovery Calls verbessert.

Anschließend haben wir weitere Möglichkeiten diskutiert und entwickelt, im Hinblick auf

• Close more deals: Was können wir verstärken oder anders machen, um die Readiness unserer Leads zu erhöhen?
• Filtern/Qualifizierung von Leads: Was können wir verstärken oder anders machen, um unserer Leads besser zu qualifizieren?
• Sales Skills verbessern: Was können wir verstärken oder anders machen, um unsere Sales-Skills zu verbessern?
• Anzahl der Erstgespräche erhöhen: Was können wir verstärken oder anders machen, um die Anzahl unserer Verkaufsgespräche zu erhöhen?
• Horizontale Skalierung: u. a. wie können wir den Kundenwert steigern?

8. Prozess Optimierung: Vorteile und Nachteile

Erstmal zu den Nachteilen: Immer wieder sehen wir, dass sich Unternehmen in ihrer Prozess Optimierung regelrecht verzetteln. Das kann vielfältige Ursachen haben, vor allem, wenn der Prozess nicht systematisch aufgesetzt ist und Stufen fehlen oder stiefmütterlich behandelt werden. Insbesondere die Kommunikationsstrategie, also das Involvieren der einzelnen Teams, bekommt häufig nicht genug Beachtung. Gleichzeitig kommt es vor, dass sich Teams in der Vielzahl der Prozesse und ihre Dokumentation und Optimierung verlieren und nicht den richtigen Punkt erwischen. Das heißt, sie verbessern an den falschen Stellen, optimieren zu viel und erhöhen den Workload, anstatt ihn zu verbessern. All das führt nicht nur zu abnehmender Produktivität, sondern auch zu Unzufriedenheit und Frustration.

Die Vorteile habe ich bereits mehrfach erwähnt: Effektiv und zielgerichtet umgesetzt, ist Prozess Optimierung häufig der Hebel zum reibungslosen Wachstum:

• Die Zusammenarbeit im Team läuft,
• Engpässe werden vermieden,
• alles ist transparenter,
• die richtigen Strategien können klarer formuliert und umgesetzt werden,
• Ziele werden erreicht.

Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement

Als Führungskraft oder Unternehmer:in ist ein schlanker, funktionierender und vor allem verständlicher Prozess ein unglaublich wertvolles Geschenk, dass ihr eurem Team machen könnt. Bessere Workflows, an den richtigen Stellen, helfen nicht nur, Ineffizienz zu vermeiden und bessere Ergebnisse zu erzielen, sondern vor allem auch die Zufriedenheit aller Mitarbeiter:innen zu steigern – und die Führungsebene stark zu entlasten.

Mehr Umsatz durch Prozess Optimierung

Du möchtest die Produktivität deines Teams steigern und bessere Ergebnisse erzielen, ohne mehr Druck auszuüben, im Gegenteil? Du möchtest die richtigen Prozesse an den richtigen Stellen optimieren und standardisieren, Verständlichkeit und Zusammenarbeit fördern und alle (dich eingeschlossen) entlasten?

Dann vereinbare gern ein kostenloses Erst-Gespräch mit uns. Wir coachen Führungskräfte und Unternehmer:innen bei den Herausforderungen, die den größten Hebel für planbaren Erfolg bieten.

Hast du Fragen oder Anregungen? Ich freue mich auf deinen Kommentar!