Wie hole ich das Bestmögliche aus einem Produkt oder einem Prozess heraus? Wie stelle ich sicher, dass die Qualität auf einem hohen Niveau bleibt und mein Kunde maximal zufrieden ist – und nicht nur schnell an Symptomen herumgedoktert wird, wenn etwas nicht glatt läuft. Kurzum: Wie finde ich DIE beste Ursache und Lösung für ein Problem? Mit der 5 Why Methode! Was das ist, wie du die Analyse anwendest (Beispiele) und eine kostenlose Vorlage.

1. Das Wichtigste auf einen Blick

• Mit der 5 Why Analyse kannst du Fehlerquellen aufdecken, indem du tief in die Ursachenforschung gehst.
• Dabei ist die Anwendung sehr simpel: Du fragst einfach (ca.) fünf Mal „Warum?“, bis du auf das Kernproblem stößt.
• Dadurch verhinderst, dass du nur an der Oberfläche optimierst, während die eigentlich Fehlerquelle unentdeckt bleibt.
• Heißt im Klartext: Wir packen das Problem bei der Wurzel, anstatt nur an Symptomen zu werkeln.
• Qualitätssicherung und Ursachenanalyse auf hohem Niveau also. Und das vor allem lean (schlank).
• Nicht nur für (technische) Prozesse perfekt, sondern für nahezu alle Themen. Selbst zwischenmenschlicher Natur.
• Weitere Techniken wie Brainwriting helfen, innovative Lösungen für die Probleme zu finden.

2. Erklärung: Was ist die 5 Why Methode?

Lass mich zunächst erklären, in welchen Situationen das Analyseverfahren genau das richtige für dich ist.

Warum bzw. wann die 5 Why Methode dir weiterhilft

Irgendetwas läuft schief. Prozesse stagnieren, Produkte sind nicht auf dem erwarteten Qualitätsniveau – doch keiner im Team weiß so richtig, warum. Und außerdem ist keine Zeit dafür, alles Mögliche zu prüfen.

Deshalb löscht ihr Feuer, seid ganz froh, wenn´s wieder einigermaßen funktioniert und ihr ein Stück weitermachen könnt.

Läuft zwar schleppend, aber es läuft.

Das Blöde: Schon bald wird wieder etwas auftauchen, was dich und dein Team hemmt, Vollgas zu geben und deiner Vision und strategischen Zielen näherzukommen.

Aber wo liegt der eigentliche Fehler, und wo die Ursache? Und wie lösen wir das Ganze nachhaltig?

Kennst du dieses Szenario und die Fragen?

Dann kann dir die 5 Why Methode (kurz: 5 w) helfen, den Ursachen für solche Stolpersteinen auf den Grund zu gehen. Und zwar in wenigen Minuten, mit wenigen Fragen, die immer mit „Warum“ beginnen.

Wie ein kleines Kind, das unbedingt wissen will, WARUM etwas so ist, wie es ist.

Diese Fragekette hilft dir, einen Prozess wirklich zu durchleuchten, anstatt Annahmen zu treffen, die ggf. nur kurzfristig für eine Lösung sorgen – aber eben nicht das Grundproblem beheben.

5 Why Erklärung auf einen Blick

Kurzum: Mit der 5 Why Analyse findest du extrem schnell und sicher heraus, an welcher Stelle es im System hakt, wo das Kernproblem liegt und du bzw. ihr ansetzen solltet.

5 w ist ein Werkzeug aus dem Qualitätsmanagement, gehört zu den Fehler Ursachenanalysen (englisch: Root-Cause-Analyse) – und ist überraschend einfach in der Anwendung: Du nutzt 5 Mal dieselbe Frage („Warum ist das so?“) und tauchst damit so richtig tief in die Situation ein.

Lean Management (schlankes Mangement) at its best sozusagen.

Erfunden hat´s übrigens der Toyota-Gründer Toyoda Sakichi. Eingesetzt haben Manager die Methode vor allem bei geradlinigen (technischen) Prozessen.

Und genau hier lag die Grenze der 5 Why Analyse

Heute lässt sie sich tatsächlich für fast alle Probleme nutzen, selbst wenn es um Zwischenmenschliches geht.

Nur wenn es wirklich komplex wird, beispielsweise bei vielschichtigen Team-Problematiken, wird´s schwer. Doch auch hier kann die Methode als Startpunkt helfen, erste Differenzen aufzudecken.

Wann die Grenze erreicht ist, wirst du dann schnell merken. Wahrscheinlich drehst du dich nämlich im Kreis, die Antworten sind nicht leicht zu beantworten oder führen ins Leere.

5 Why Beispiele für (technische) Prozesse

Die Probleme können großer Natur sein oder auf den ersten Blick nichtig – und doch immer wieder das Vorankommen blockieren. In beiden Fällen helfen dir die Warum-Fragen zur Ursache vorzudringen und Problemketten aufzudecken.

• Ein Produkt kann nicht schnell genug ausgeliefert werden – nach kurzer Behebung, kommt es wieder zu Engpässen.
• Kunden beschweren sich vermehrt über mangelnde Qualität eines Produktes.
• Immer wenn ihr Flipcharts benutzen wollt, ist nichts mehr vorhanden.
• Die Druckerpatronen sind leer.
• Teamproblematik: In einem deiner Teams kommen wiederholt Konflikte auf und die Zusammenarbeit hakt – Teammeetings konnten wiederholt nicht pünktlich beginnen, weil Mitarbeiter:innen zu spät kommen oder kurzfristig absagen. Dadurch sind andere unzufrieden.
• Beschwerden im Kontakt mit dem Kundenservice häufen sich. Es dauert zu lange, bis sich Mitarbeiter mit einem Lösungsvorschlag zurückmelden.
• Die Produktivität ist auf einem niedrigen Niveau.

3. Anwendung: 5 Why Fragen und Beispiele

Du möchtest die 5 Why Methode in deinem Unternehmen zur Qualitätssicherung nutzen? Das halte ich für eine großartige Idee. Trommel dafür die Personen zusammen, die mit dem Problem unmittelbar zu tun haben.

Natürlich kannst du 5 w auch für dich alleine anwenden, um eine Lösung für ein Problem zu suchen. Hierfür einfach deine Antworten niederschreiben.

Wichtig zu wissen: Manchmal bist du schon nach zwei oder drei Fragen am Ziel, manchmal braucht es mehr Nachforschung – die 5 ist also nur ein Richtwert. Du bist beim Kern angekommen, wenn die Fehler-Ursache aufgedeckt ist und nicht mehr weiter hinterfragt werden kann. Es geht einfach darum, das Problem so gut wie möglich zu verstehen!

Und so gehst du vor (Fragen und einfaches Beispiel für dich als Unternehmer:in)

1. Beschreibe das Problem bzw. deine Beobachtung

Ein einfaches Beispiel aus dem CEO-Alltag: Ich bin morgens immer müde.

Schon wenn ich mein Büro betrete, fühle ich mich gestresst.

Mitarbeiter wollen mit mir sprechen, der E-Mail Postfach ist voll und quillt über, das erste Meeting startet gleich.

Das bereitet mir Kopfschmerzen, ich kann mich nicht konzentrieren, bin gestresst und habe Schwierigkeiten Prioritäten zu erkennen.

Als erstes solltest du das Problem noch weiter beschreiben. Insbesondere wenn die Lösungssuche im Team beginnt:

• Was ist geschehen?
• Wer hat das Problem entdeckt?
• Wann und wo ist es aufgetreten?
• Welche Auswirkungen sind aufgetreten?

2. Warum bist du morgens immer müde?

Weil ich nicht genug schlafe.

3. Warum schläfst du nicht genug?

Weil ich abends zu spät ins Bett gehe.

4. Warum gehst du abends zu spät ins Bett?

Weil ich zu lange arbeite und nicht gut abschalten kann.

5. Warum arbeitest du so lange?

Weil mein Tisch zu voll ist.

6. Warum ist mein Tisch so voll?

Weil ich nicht genug/die richtigen Leute im Team habe.

Oder: Weil ich nicht loslassen kann.

Oder: Weil ich mich schwer tue, zu priorisieren.

Lösungen finden und Maßnahmen einleiten (mit Termin)

Wenn deine Ursache gefunden ist, kommt die Arbeit.

In dem oben genannten Beispiel: Das Pareto-Prinzip hilft, besser zur priorisieren. Eigenverantwortung im Team stärken sorgt dafür, dass du dich nicht mehr um Operatives kümmern musst. Und Mindset-Arbeit sowie Resilienz trainiert das Loslassen.

Wahrscheinlich seid ihr auch im Team auf Ursachenforschung für ein Problem gegangen. Manchmal liegt die Lösung schnell auf der Hand nach einigen Warum-Fragen, z. B. beim Problem „Flipchart-Papier ist immer alle“. Eventuell ist die Antwort: Es ist nicht klar, wer sich eigentlich ums Thema Büromaterial kümmert.

Doch häufig ist die Lösungssuche jedoch nicht ganz so trivial. Um innovative Ideen zu entwickeln, empfehle ich gern Brainwriting als Kreativitätstechnik. Für die Umsetzung braucht es Ziele, einen Maßnahmenplan und klare Verantwortlichkeiten.

Erfolgskontrolle

Ganz wichtig! Hat die Lösung eingeschlagen und ist das Problem behoben? Oder taucht es wieder auf?

Eine simple Erklärung der Methode am Beispiel von Müdigkeit findest du im folgenden Video:

4. Kostenlose 5 Why Vorlage

Wir erstellen zurzeit eine kostenlose Vorlage für all unsere Newsletter-Abonnenten, die es dir ermöglicht, schnell und einfach direkt an die Arbeit zu gehen – ob mit deinem Team oder für dich allein. Schreib uns einfach eine E-Mail und wir senden dir das Template zu!

Wünschst du dir Unterstützung von einem erfahrenen Experten? Liegen die Probleme tiefer oder stehst du vor einer besonderen Herausforderung, die du schnell und unkompliziert angehen möchtest? Dann vereinbare direkt einen kostenlosen Beratungs-Termin und wir schauen gemeinsam, was dich jetzt wirklich weiterbringt!

5. Tipps & Tricks für die Anwendung der 5 Why Analyse

• Bleibt ganz neutral und schaut euch Abläufe objektiv an. Das heißt: Geht nicht davon aus, zu wissen, wie´s (ab-)läuft. Genau dann bleiben nämlich kleine Fehlerquellen unentdeckt.
• Schuldzuweisungen sind tabu. Das geht übrigens einher mit guter Führung – Fehler sind erlaubt, ein guter Umgang hilft dem Unternehmen nämlich, nachhaltig zu wachsen. Ansonsten werden Missgeschicke schnell unter den Tisch gekehrt, weil Mitarbeiter:innen Angst vor den Folgen haben. Fatal!

Wie geht ihr auf Ursachenforschung? Habt ihr die 5 Why Methode bereits angewendet? Oder andere Strategien, die lean sind. Wie sind eure Erfahrungen? Ich freue mich sehr auf deinen Kommentar.