Tausende Ideen, Herausforderungen und To Dos – alles unter einen Hut zu bekommen, ist für die meisten Unternehmer:innen nicht leicht. Könnte es aber! Wie dir das Pareto Prinzip hilft, Prioritäten zu setzen, Ressourcen optimal zu verteilen, schneller deine Unternehmensziele zu erreichen und so leicht auf die nächste Erfolgsstufe zu klettern. Das Pareto-Prinzip als Zeitmanagement Tool einfach erklärt – inklusive Definition, Beispielen und Vor- und Nachteilen.

1. Das Wichtigste auf einen Blick

• Pareto Prinzip Definition: 20 Prozent deines Einsatzes machen 80 Prozent deiner Ergebnisse aus.
• Es sind also nur wenige, wichtige Dinge, die dich zum Erfolg führen.
• Diese zu entschlüsseln und im Blick zu behalten, ist das Erfolgsprinzip.
• Perfektionismus adé: Um 100 Prozent zu erreichen, müssen wir einen unverhältnismäßig hohen Aufwand investieren.

2. Definition: Was ist das Pareto Prinzip? Einfach erklärt

Das von dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto begründete Prinzip besagt, dass bereits 20 Prozent Einsatz 80 Prozent der Ergebnisse ausmachen.

Das heißt: Wenn du dich auf die wichtigsten Schritte konzentrierst, wirst du mehr erreichen.

Die Formel ist also im Grunde ein Zeitmanagement Tool. Es hilft dir, mit weniger, aber gezielterem Aufwand (20 %) großartigen Output zu erhalten (80 %) – und damit in Sachen Erfolg aufs Siegerpodest zu steigen.

„Siegerpodest? 80 Prozent sind doch nicht genug!“, denkst du das gerade?

Das denken viele, auch ich damals. Die gute Nachricht: Du musst nicht 100 Prozent geben, um deine Ziele zu erreichen. Im Gegenteil!

3. Wie funktioniert das Pareto Prinzip?

Tatsächlich hat immer nur ein kleiner Teil der nächsten Schritte eine große Hebelwirkung. Alles darüber hinaus bedeutet einen unverhältnismäßig viel Arbeit, die dich am Ende nicht weiterbringt.

Die meisten Unternehmer*innen und Führungskräfte kommen zu mir, weil´s an irgendeiner Stelle auf ihrem Erfolgsweg hakt.

Ob es um die Optimierung der Zusammenarbeit im Team, die bestmögliche Marketing- oder Vertriebsmaßnahme oder die Investorensuche geht: Für die meisten von ihnen geht es darum, das bisherige Geschäft zu optimieren und erfolgreicher zu werden.

Weniger ist mehr: Finde den Hebel für deinen Erfolg!

Gleichzeitig ist für viele zunächst nicht klar, was der größte Hebel ist, um genau diesen Erfolg zu erreichen.

Die meisten meiner Kunden fragen sich beziehungsweise mich: Worauf soll ich mich konzentrieren? 

Die Antwort darauf erscheint – aus Unternehmersicht – erst einmal nicht trivial: In jeder Organisation gibt es unterschiedliche Bereiche, unglaublich viele Herausforderungen, zahlreiche Ideen, und häufig genauso viele Probleme.

Je nach Größe kann es sehr, sehr herausfordernd sein, sich nicht zu verzetteln. Weil ja: Man könnte so vieles.

Sollte man aber nicht.

Genau an dieser Stelle kommt das Pareto-Prinzip ins Spiel.

Wahrscheinlich kennst du das: Du arbeitest, arbeitest, arbeitest und trotzdem steckst du irgendwie fest oder erzielst nicht das Ergebnis, das bei dem großen (finanziellen oder personellen) Einsatz oder deiner riesigen Produktpalette eigentlich resultieren müsste.

Mein Rat: Trau dich weniger zu machen! Weniger von dem, was nicht wichtig ist – und setzte alle Energie auf DEINE 20!

Die Herausforderung? Deine 20 Prozent zu entschlüsseln.

Dazu kommen wir jetzt!

4. Pareto Prinzip Beispiele

Lass mich die 80/20 Formel anhand von konkreten Beispielen erklären.

Berühmte Beispiele

Wenn wir uns fragen, welche Unternehmen wirklich erfolgreich sind, dann sind es die, die sich trauen, sich auf wenige Dinge zu konzentrieren: Auf ihre Stärken. Auf das, was sie können. Und auf das, was sie besser machen als andere.

Google: Suchmaschine!

Starbucks: Kaffee!

Apple: In den 90ern steckte Apple in einer Krise – das Unternehmen hatte hunderte Produkte im Portfolio, trotzdem gingen die Verkaufszahlen zurück. Dann kam Gründer Steve Jobs zurück: Er reduzierte die Produktpalette um 70 Prozent, konzentrierte sich auf einige wenige Produkte und brachte Apple damit wieder auf Erfolgskurs!

Weiteres Beispiel aus meinem Coaching Alltag

Bei mir im Coaching helfe ich meinen Kunden nicht nur, ihre 20 Prozent zu entschlüsseln, sondern auch am Ball zu bleiben und ihre Ziele zu erreichen:

Ein Kunde erzählte mir von seinem Ziel, seinen Umsatz um 30% zu steigern. 

Das Ziel hatte er schon letztes Jahr formuliert, aber nicht erreicht. Stattdessen steckte er auf einem Plateau fest.

• Er schaffte es einfach nicht, das Plateau zu überwinden.
• Obwohl er – gefühlt – schon alles getan hatte.

Er hatte viele Marketingmaßnahmen aufgesetzt und dabei unterschiedlichste Kanäle bedient, diverse Vertriebsaktionen gestartet, Prozesse verbessert und neue Strukturen geschaffen.

Doch sein Umsatz blieb gleich. Und nicht nur das: Sein Gewinn sank.

Ich konnte hier vor allem ein Phänomen beobachten, das sehr viele Menschen begleitet: Alle Aufgaben gleich zu gewichten – und das Gefühl zu haben, ALLES gleichzeitig tun zu müssen.

Dabei sind Aufgaben immer unterschiedlich wichtig. Und nicht nur das: Es gibt sogar Themen, die das eigentlich Ziel behindern – und bei meinem Kunden sogar den Gewinn schmälerten.

Es ging also darum, Prioritäten zu setzen.

Wir haben gemeinsam identifiziert, dass er zu viele Themen angeht und herausgefunden, welches die eine Sache ist, die hilft, sein Plateau zu überwinden – und seine Unternehmensziele zu erreichen.

Die Lösung: Das Team vergrößern und Mitarbeiter finden, die die neuen Marketingmaßnahmen angehen und den Vertrieb abwickeln können. 

Denn erst durch diesen Schritt bekam er die Möglichkeit, problemlos die Kapazitäten zu stemmen, um mit einer größeren Anzahl von Kunden arbeiten zu können – und somit den Umsatz zu steigern.

Sein Ziel: Neue, passende Mitarbeiter einzustellen. Und diese eine Aufgabe bevorzugt anzugehen und sicherzustellen, dass sie nicht durchrutscht.

Gleichzeitig bedeutete das nicht, alles andere nicht zu tun, sondern diese erst zu erledigen, wenn die eine wichtigste Aufgabe am Tag getan war.

Zunächst wirkt dieser Weg vielleicht unverständlich, schließlich hat man als Führungskraft noch weitaus andere Herausforderungen zu stemmen, oder? Doch dieser Prioritätenwechsel führte ihn Schritt für Schritt an sein Ziel.

Pareto Prinzip Beispiele für Bereiche und Aufgaben im Unternehmen

• Strategie und Jahresplanung: 20 Prozent deiner Aktivitäten führen zu 80 Prozent deines Erfolgs. Finde heraus, was das Wichtigste ist, das dich deinen Zielen näher bringt – und setzte das als Erstes um!
• Kunden/Zielgruppe: 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes. Entschlüssele deine ideale Zielgruppe und konzentriere dich auf diese!
• Produkte: 20 Prozent deiner Produkte führen zu 80 Prozent deines Unternehmensgewinns. Setze auf wenige, und dafür unglaublich gute Produkte bzw. Dienstleistungen, anstatt auf eine große Bandbreite. Frage dich: Was zeichnet mich bzw. mein Unternehmen aus? Was ist einzigartig, was können wir besser als alle anderen?
• Marketing: 20 Prozent deiner Maßnahmen verhelfen zu 80 Prozent deiner Kunden. Nutze die Tools, die dir helfen, deine Ziele und Zielgruppen zu erreichen. Niemand muss Instagram, Twitter, Pinterest und all die anderen Kanäle verwenden, wenn die eigentliche, kaufkräftige Kundengruppe beispielsweise auf Facebook unterwegs ist. Setze also lieber alle Energie auf deinen wichtigsten Marketingkanal, gib hier richtig Gas und mache diesen Kanal zu deinem! Und: Setze alles daran, deine Hauptkunden zu halten!
• Personal: 20 Prozent deiner Mitarbeiter führen zu 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse. Hol dir die besten Leute an Bord, nimm dir Zeit für die Auswahl, widme dich deinem Team und versuche jedes Mitglied in ihren bzw. seinen Stärken zu fördern – anstatt viele Menschen einzustellen.
• Priorisierung: 20 Prozent der Aufgaben helfen, 80 Prozent der Ziele zu erreichen. Identifiziere, was die wichtigsten Aufgaben sind, die euch dem Ziel näher bringen – und priorisiere diese!
• Produktivität und Zeitmanagement: Mit 20 Prozent deines Arbeitseinsatzes kannst du 80 Prozent der Arbeit bewältigen. Alles geht nicht, jedenfalls nicht, wenn Zeit begrenzt ist! Du musst in drei Stunden einen Text schreiben? Keine Zeit für 5 Interviews, perfekte Metaphern und selbst erstellte Grafiken. Finde heraus, wie du am schnellsten an dein Ziel kommst: Mit wem musst du sprechen, um die relevantesten Informationen zu erhalten?

Gutes Zeitmanagement bei der Arbeit ist elementar – die 80/20 Regel hilft

Die Liste ist unendlich lang, im Grunde sagen all die Beispiele jedoch nur, dass lediglich 20 Prozent deiner Aktivitäten dein Unternehmen signifikant voranbringen.

Oder andersherum gesagt: Wenn wir versuchen, 100 Prozent zu geben, ist der Aufwand immer unverhältnismäßig hoch – und endet schlimmstenfalls im Burnout. Erreicht haben wir 100 Prozent dann trotzdem nicht. Das ist frustrierend, keine Frage!

Die nüchterne Wahrheit: 100 Prozent Einsatz garantieren leider niemals 100 prozentigen Erfolg. Nach Pareto sind es eben 20, die dich der 100 näher bringen.

5. Pareto Prinzip anwenden: Schritt für Schritt

Ob 5, 10 oder 20 Prozent: Die Zahl ist nur ein Sinnbild, das verdeutlicht: Du kannst mit wenig Aufwand, wirklich viel erreichen. Deshalb verschärfe ich bei mir im Coaching die berühmte 80/20 Regel und frage meine Kunden:

„Was ist das aller-aller-Wichtigste zurzeit? Welches ist die EINE Sache, die Priorität haben sollte? Welches ist die eine Sache, die den Stein ins Rollen bringt und einen Domino-Effekt in Gang setzt, der alles Nachfolgende leichter macht?“

Am Ende sind es oft sogar weniger als 20 Prozent, die es bedarf, um Großes zu schaffen. Denn gleichzeitig bergen 20 Prozent immer noch die Gefahr, sich zu verzetteln – oder Überflüssiges einzuschieben.

Und so gehst du vor:

Schritt 1: Konsequent durchziehen – auf allen Ebenen

Mache das Pareto-Prinzip zu deinem wichtigen Prozess im Unternehmen und wende die Formel auf alle Bereiche und alle Planungsebenen an, wie zum Beispiel:

• Jahresebene, ggf. Quartalsebene
• Monatsebene
• Wochenebene
• Tagesebene

Blocke dir beispielsweise täglich ein paar Minuten Zeit für deine Tagesplanung, die unverhandelbar ist, und nicht zwischen Tür und Angel eingeschoben wird.

Schritt 2: Behalte DICH und deine Ziele im Blick

Das Pareto-Prinzip bedeutet nicht: Effizienz über alles – und damit auf Teufel komm raus wegrationalisieren, was Mühe macht. Im Gegenteil: Manchmal ist genau das, was Mühe macht, das was dich erfolgreich sein lässt. Wenn du dies entschlüsselst, hast du das Pareto Prinzip richtig angewendet!

Dafür ist es elementar, dass alle Schritte zu deiner Vision, deinen Zielen, Werten und auch zu deinen Stärken passen.

Frage dich also immer, wenn du an neue Priorisierungen gehst:

• Was ist meine Vision?
• Was ist das Hauptziel meines Unternehmens?
• Wie möchte ich, dass mein Unternehmen (oder ich selbst) wahrgenommen werden?
• Worin bin ich (und mein Team) brillant?

Schritt 3: Gehe vom Großen ins Kleine

1. Identifiziere zunächst den wichtigsten Bereich, der dich deinem Ziel näher bringt, z. B. Marketing.
2. Wähle in diesem Bereich das wichtigste Detail, das den Stein ins Rollen bringt, alle nachfolgenden Schritte leichter macht und damit den gewünschten Domino-Effekt auslöst: Was braucht meine Zielgruppe? Worin bin ich richtig gut?

Genau das ist dein Kernthema, das dazu führt, dass du keine Zeit und auch nicht den Fokus verlierst.

Schritt 4: Formuliere die Aufgabe(n), die dich bzw. dein Team zum Ziel führt

Im nächsten Schritt solltest du diese wichtigste Herausforderung in eine konkrete Aufgabe umformulieren.

Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die einmalig erledigt werden müssen, wie eine Präsentation – und solche, die wiederkehren.

Beispielsweise macht Stephen King jeden Tag eine bestimmte Schreibübung, um im Schreibflow zu bleiben. Diese kleine Übung hilft ihm dabei, seine großen Werke zu erschaffen!

Das soll natürlich nicht bedeuten, dass wir nur erfolgreich sein können, wenn wir jeden Tag arbeiten, auch am Wochenende. Für Stephen King war das wichtig, für andere muss es das nicht sein.

Bedeutend ist schlichtweg, sich diese neue Aufgabe zur Routine zu machen, um sicherzustellen, dass sie nicht hinten runterfällt. So werden innere Hürden überwunden. Wir denken nicht mehr nach, wir machen.

Schritt 5: Jeden Tag mit den wichtigsten 20 Prozent starten

Es ist erst Mittag, und schon hast du das Wichtigste erledigt? Das motiviert! Die priorisierten To Dos gleich am Anfang anzuvisieren, hilft nicht nur, schnell voranzukommen, sondern führt auch zu unmittelbaren Erfolgserlebnissen.

Gleichzeitig bedeutet dieses Vorgehen automatisch, Unwichtiges – also die übrigen 80 Prozent – erst später zu erledigen. Denn diese vollständig zu streichen, fällt vielen Unternehmer*Innen schwer.

Übrigens: Manche To Dos erscheinen vielleicht unwichtig oder machen keinen Spaß, müssen aber dennoch erledigt werden. Buchhaltung für Solo-Selbstständige, E-Mails, aufräumen etc. Auch diese Tätigkeiten rate ich, besser auf Randzeiten zu legen.

Schritt 6: Reflektieren

Ich empfehle meinen Kunden, sich wochenweise oder mindestens einmal im Monat hinzusetzen, am besten sowohl allein als auch im Team, und sich ganz ehrlich zu fragen:

• Was hat uns wirklich weiter gebracht?
• Wo war die Zeit gut investiert – und wann/wo geraten wir ins Stocken (und warum)?

Aus dieser Reflexion können wertvolle Schüsse für das weitere Vorgehen gezogen werden.

Dir fällt es noch schwer zu priorisieren?

Als Unterstützung empfehle ich da gern die so genannte ABC-Analyse. Diese kannst du nutzen, um einen groben Überblick über die Wichtigkeit/Relevanz deiner Projekte und Aufgaben zu bekommen. Gerade, wenn du dich mit der Priorisierung noch etwas schwer tust, ist das ein einfaches Tool zur Einsortierung.

Eine praktische Anleitung findest du auf fuer-gruender.de.

6. Arbeiten nach dem Pareto Prinzip heißt auch Umdenken – und mutig sein!

Die 80/20 Regel ist den meisten Unternehmer*Innen ein Begriff, tatsächlich angewendet wird sie aber von den wenigsten.

Sich zu reduzieren, fällt vielen Menschen schwer. Und damit auch zu identifizieren, was genau diese eine wichtige Sache ist, die in diesem Jahr/Monat/heute am wichtigsten ist.

So komisch es klingen mag, für viele ist das Ergebnis zu simpel. Nur auf diese eine Sache konzentrieren? Geht nicht!

Ich sage: Geht doch!

Dabei hilft es, die deutsche „Tugend“ abzulegen, möglichst viel zu arbeiten und sich um alles zu kümmern. Weg von der Disziplin bei allem, hin zur selektiven Disziplin.

Vereinfacht gesagt: Gib Gas auf das Thema, das alles vereinfacht. Nicht mehr, nicht weniger.

Viele sind überrascht, wie viel schneller alles läuft, wie viel erfolgreicher sie sein können und wie sie trotzdem mehr Zeit zur Verfügung haben – und dabei weniger gestresst sind.

Der Schlüssel dazu? Konsistenz!

Immer wieder, am besten täglich, müssen wir uns die Frage stellen, was heute wirklich wichtig ist. Das erfordert Disziplin. Denn: Prioritäten ändern sich, interne und externe Faktoren sowieso. Darauf zu reagieren, ist enorm wichtig, um erfolgreich zu sein.

Und: Leider gibt es keine Pauschalantworten, nicht DEN EINEN Weg. Jedes Unternehmen ist individuell mit speziellen Herausforderungen. Deshalb rate ich, das Pareto-Prinzip als Zeitmanagement Tool im Unternehmer-Alltag unabdingbar zu machen.

7. Vor- und Nachteile des Pareto Prinzips

Vorteile:

Arbeitest du nach dem Pareto-Prinzip,

• wirst du sehen, worauf du setzten musst, um deine Unternehmensziele zu erreichen.
• Du wirst erkennen, welche Aufgaben im Grunde Zeitverschwendung sind und dich nicht weiter bringen.
• Die Methode hilft dir, dich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Und zwar auf das, was dich, dein Team und dein Unternehmen wachsen lässt.
• Es lässt dich effektiver und produktiver arbeiten,
• Ressourcen optimal verteilen – und akzeptieren, dass Zeit begrenzt ist und wir nicht alles schaffen können (und glücklicherweise auch nicht müssen)!
• Es hilft dir, dich nicht im Detail zu verlieren, sondern vorab zu überlegen: Wie komme ich am besten an mein Ziel? Was ist das Wichtigste?

Nachteile:

• Es nicht zu tun.
• Die Anwendung braucht Willensstärke und Mut: Viele haben Angst, sich nur auf das Wesentliche zu konzentrieren und Zweifel, ob sie auf dem richtigen Weg sind.
• Ausschließlich auf die wichtigsten Sachen setzen und andere Pflichten vernachlässigen: Es gibt einige To Dos, die einfach gemacht werden müssen, wie E-Mails beantworten. Die 80/20-Regel hilft dabei, operativen Tätigkeiten besser zu priorisieren.
• Sich unter Druck setzen, und das Pareto Prinzip als Stechuhr empfinden. Es darf und muss Raum für Kreativität und Flow bleiben. Richtig angewendet sorgt das Pareto-Prinzip auch dafür!

8. Pareto Prinzip: Meine Buch Empfehlungen

• Gary Keller: The One Thing: Die überraschend einfache Wahrheit über außergewöhnlichen Erfolg – In meinen Augen eines der besten Bücher zum Thema. Ich empfehle es allen Unternehmer:innen zu lesen.
• Tim Ferriss: Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben
• John Strelecky: The Big Five for Life: Was wirklich zählt im Leben 

Ich freue mich unglaublich, von dir, deinen Fragen zum Artikel, Erfahrungen und Herausforderungen zu hören. Lass es mich in den Kommentaren wissen!

PS: Möchtest du den Prozess beschleunigen? Dann buche gern ein erstes persönliches Gespräch mit mir. Gemeinsam finden wir heraus, welche Schritte nun wirklich sinnvoll sind, um dein Potential voll auszuschöpfen – und zwar auf die einfachste, leichteste und effektivste Weise.

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