Seien wir mal ehrlich: Oft sind Team-Meetings vor allem eins, lang. Dabei sind Besprechungen sehr wichtig – für Updates, Feedbacks, Retrospektiven, Kreation und Zusammenhalt. Lest hier, wie ihr Teammeetings effizient gestalten, moderieren und führen könnt, damit sie wirklich was bringen. Unsere besten Ideen, Formate, Spiele und Regeln!

Zusammenfassung – das Wichtigste auf einen Blick

• Effektive Meetings brauchen Struktur.
• Klare Ziele, ausgewählte Teilnehmer:innen und eine Agenda sorgen für den Rahmen.
• Eine positive Meeting-Kultur steigert das Engagement.
• Verschiedene Ideen, Formate und Spiele helfen dabei.
• Doch es gibt auch No-Goes – und das nicht zu knapp!
• Diese Regeln sollten unbedingt befolgt werden, um Chaos zu vermeiden!

1. Checkliste: Teammeetings gestalten

Diese Fragen sollte sich jede:r stellen, bevor es fürs Team ins Meeting geht!

1. Ist das Meeting wirklich notwendig? Wenn ihr diese Frage nicht mit einem klaren Ja beantworten könnt, denkt noch einmal darüber noch, ob ihr das Thema in einem anderen Meeting oder sogar 1:1 Gespräch klären könntet. Denn bei der Frage „Wie viele Teammeetings gestalten“, gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! In vielen Unternehmen haben sich regelrechte Marathons entwickelt. Überbleibsel von ehemals wichtigen Meetings, die kaum hinterfragt werden, zum Beispiel. Vielleicht reicht ein Daily Stand-Up von 15 Minuten, um sich zu updaten und ein monatliches Teammeeting für eine Retrospektive?
2. Müssen wirklich alle dabei sein? Damit ihr Teammeetings effektiv gestalten könnt, braucht ihr unbedingt die richtigen Teilnehmenden an Bord. Denn meist ist ja Aktivität und Input gefragt. Kommuniziert dafür transparent, dass ihr den Aufwand reduzieren wollt und deshalb nur einen kleinen Kreis einladet.
3. Ist die Uhrzeit optimal? Das ist wohl eine der schwierigsten Fragen. Ein kurzes Update-Meeting ist vor allem morgens passend. So können alle im Anschluss zielgerichtet an ihre Aufgaben gehen. Generell ist morgens die beste Zeit für Kreativität, hier ist unser Kopf noch frei und frisch. Achtet jedoch unbedingt darauf, dass nicht jeder Morgen voller Meetings ist. Denn am Anfang des Tages sind die meisten Mitarbeiter:innen am produktivsten. Und einige arbeiten sicherlich in Teilzeit und sollten nicht den Großteil ihrer Zeit in Besprechungen sitzen.
4. Passt das Format und die Länge zum Thema? Braucht es wirklich immer einstündige Meetings im Konferenzraum, oder reicht es auch, im Stehen für 15 Minuten zu meeten – oder sogar via Zoom, um auch freie Mitarbeiter:innen und Home-Office-Kollegen einzubeziehen? Ihr könntet auch überlegen, ob ihr kürzere Meetings über den Tag verteilt, und sie gut in unterschiedliche Themen und Formate aufgliedert. So haben die Themen ggf. Zeit zu sacken.
5. Gibt es einen Leitfaden – und wurde dieser vorab an alle kommuniziert? Teilnehmende, Ziele, Zeitraum, Oberthemen … All das sollte klar sein.
6. Wurde ein:e Moderator:in definiert? Jemand sollte unbedingt Zeit, Themen und Engagement im Blick behalten – er oder sie führt durch die Agenda und sorgt dafür, dass Diskussionen nicht ins Endlose gehen. Tschau, Chaos!
7. Ist das Meeting spannend (genug)? Langweilige Monologe sorgen nicht gerade für aktive Teilnahme. Schaut, dass ihr jede:n durch unterschiedliche Techniken, Fragen und Impulse einbezieht. Walt Disney Methode oder Brainwriting (statt Brainstorming) sind dafür wunderbare Ansätze.
8. Habt ihr die Nachbereitung im Blick?

2. No-Goes: So bitte keine Team-Meetings gestalten

Ich erinnere mich noch sehr an meine ersten Zeiten in Unternehmen. Ich saß in nicht endenden wollenden Meetings, die sich aneinanderreihten wie Boote im Hafen und in mir vor allem eine Frage aufwarfen: Was tue ich hier? Sie rissen mich aus meiner produktiven Phase, brachten Unruhe in meinen Tagesablauf und hielten mich von den wesentlichen Aufgaben ab. Und vom Flow. Doch genau der ist nötig, um strategisch wie operativ gut voranzukommen.

Das ist die Realität in vielen Unternehmen, noch heute: unnötige Meetings, nicht sorgfältige ausgewählte Teilnehmende (nach dem Motto „ach den/die lade ich auch noch ein, schadet ja nicht“) und kein abgesteckter Rahmen. Es wird ausufernd diskutiert, während die Hälfte der Leute nichts beizutragen hat und ihre Zeit absitzt.

Fakt ist, es gibt diverse No-Goes in Teammeetings, die dazu führen können, dass sie ineffektiv werden. Wenn wir diese Regeln einhalten, sind wir schon gut dabei!

Unvorbereitet sein

Wenn die Teilnehmenden nicht wissen, worum es geht und was sie beitragen könnten, verzögert das nicht nur den Ablauf des Meetings, sondern führt auch zu oberflächlichen Diskussionen und mangelndem Engagement. Also: Immer eine klare Agenda im Voraus kommunizieren.

Ständige Unterbrechungen

Team Mitglieder, die sich gegenseitig ins Wort fallen oder unaufhörlich unterbrochen werden, stören den Fluss der Diskussion und wichtige Punkte gehen verloren. Ein respektvoller Umgang miteinander und das Zuhören sind entscheidend für eine effektive Kommunikation. Häufig macht es Sinn, Kommunikationsregeln beziehungsweise einen Rahmen im Vorfeld aufzustellen: Wann ist Zeit für eine Diskussion, für Feedback usw.?

Mangelnde Beteiligung

Wenn einige Personen schweigen oder ihre Meinungen nicht teilen, entsteht eine einseitige Diskussion, bei der wichtige Perspektiven fehlen. Jede:r sollte ermutigt werden, aktiv am Meeting teilzunehmen und seine/ihre Ideen einzubringen. Doch das ist manchmal gar nicht so einfach. Introvertierte Menschen beispielsweise brauchen häufig andere Anregungen als extrovertierte. Eine gute Methode ist hier das Brainwriting statt einem offenen Brainstorming.

Falls die Diskussion gar nicht in Gang kommt, geht ruhig in die offene Kommunikation und bittet um ehrliches Feedback: Was hat gefehlt? Warum konnte sich nicht beteiligt werden?

Ausufernde, lange Team Meetings

Wer kennt sie nicht, die nicht enden wollenden Meetings? Sie sind ein wahrer Produktivitätskiller. Denn wenn Besprechungen unnötig in die Länge gezogen werden und kein klares Ende in Sicht ist, verlieren Teilnehmer:innen garantiert ihre Konzentration – und die Effektivität nimmt ab. Meetings sollten also immer im Zeitrahmen bleiben – Vorgaben unbedingt beachten! Und: keine Abschweifungen bitte! Sonst gestalten sich Teammeetings chaotisch.

Kein Ziel und keine Entscheidungen – so keine Teammeetings gestalten

Es ist frustrierend, wenn Personen in Team-Meetings endlos diskutieren, ohne dass es zu konkreten Entscheidungen oder Handlungsplänen führt. Das passiert, wenn niemand die Verantwortung trägt, moderiert und den Rahmen steckt.

Dominante Persönlichkeiten

Häufig dominiert eine Person das Gespräch, vielleicht sogar die Meeting-Leitung, und andere Teammitglieder kommen nicht zu Wort. Dabei geht wertvolles Potenzial verloren! Fördert eine ausgewogene Beteiligung, ohne Druck auszuüben, um eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen.

Große Gruppen

In kleinen Gruppen können Entscheidungen besser getroffen werden.

Kein Protokoll und unklares Follow-Up: Wie geht´s weiter? Wichtig beim Thema Teammeetings gestalten!

Ohne nachfolgende Termine oder ein Monitoring der Ergebnisse, können wichtige Aufgaben vergessen oder nicht erledigt werden. Verantwortlichkeiten sollten also auch deshalb klar definiert und dokumentiert werden.

3. Teammeetings vorbereiten: Teammeetings gestalten in wenigen Schritten

Ihr habt es wahrscheinlich schon heraus gelesen: Vorbereitung ist die halbe Miete, wenn es darum geht, Teammeetings zu gestalten.

Schritt 1: Klare Ziele definieren, um Teammeetings effektiv zu gestalten

Bevor ihr ein Teammeeting plant, solltet ihr euch überlegen, welche spezifischen Ziele ihr erreichen möchtet. Möchtet ihr Entscheidungen treffen, Probleme lösen oder Informationen teilen? Indem ihr klare Ziele setzt, könnt ihr sicherstellen, dass das Meeting fokussiert bleibt und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Beispiel: Das Ziel des Meetings ist es, einen Aktionsplan für die Einführung eines neuen Produkts zu erstellen.

Meeting Art definieren – Welche Meeting Arten gibt es?

Worauf fokussieren wir uns? Was ist der Inhalt des Meetings? Das Meeting erst einmal grob zu „framen“, bietet Orientierung und verhindert, sich in verschiedenen Themen zu verzetteln. Es können auch Meeting-Arten kombiniert werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Beispiele:

• Informationsmeeting: Bei diesem Meeting geht es darum, Informationen an die Teilnehmer weiterzugeben. Es dient dazu, Updates zu geben, Berichte zu präsentieren oder Ankündigungen zu machen. Die Teilnehmer haben normalerweise eine passive Rolle und hören zu.
• Diskussionsmeeting: Der Austausch von Ideen und Meinungen steht im Vordergrund. Die Teilnehmer bringen ihre Perspektiven ein, diskutieren verschiedene Optionen und versuchen, gemeinsame Lösungen zu finden.
• Entscheidungsmeeting: Bei einem Entscheidungsmeeting geht es darum, wichtige Entscheidungen zu treffen. Die Teilnehmer analysieren Informationen, bewerten Optionen und treffen gemeinsam eine Entscheidung.
• Brainstorming-Meeting: Ein Brainstorming-Meeting zielt darauf ab, kreative Ideen und Lösungen zu generieren. Die Teilnehmer:innen werden ermutigt, frei ihre Gedanken und Vorschläge einzubringen, ohne Einschränkungen oder Kritik. Eine tolle Möglichkeit, damit auch introvertierte Mitarbeitende leichter ihren wertvollen Input geben können, ist Brainwriting.
• Kick-Off zum Auftakt eines neuen Projektes: Zum Projektstart werden Ziele, Rahmen und Verantwortlichkeiten gemeinsam festgelegt.
• Projektstatus-Meeting: Dieses Meeting dient dazu, den Fortschritt eines Projekts zu überprüfen und den aktuellen Stand zu besprechen. Die Teilnehmer teilen Updates, identifizieren Herausforderungen und planen die nächsten Schritte.
• Retrospektiven: Am Ende eines Projekts oder einer Arbeitsphase sollte immer eine Retrospektive kommen, um Erfolge, Herausforderungen und Lernerfahrungen zu reflektieren. Identifiziert gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte.
• Team-Building-Meeting: Ein Team-Building-Meeting hat das Ziel, das Team zusammenzubringen, Beziehungen aufzubauen und die Zusammenarbeit zu stärken. Es können Aktivitäten wie Teambuilding-Spiele, Reflexionsübungen oder informelle Gespräche stattfinden.
• Trainings- oder Schulungsmeeting: Hier werden neue Fähigkeiten vermittelt oder bestehendes Wissen vertieft. Es kann in Form von Präsentationen, Workshops oder interaktiven Übungen stattfinden.
• Kunden- oder Stakeholder-Meeting: Diese Art von Meeting beinhaltet die Interaktion mit Kunden oder anderen wichtigen Stakeholdern. Es dient dazu, Feedback zu erhalten, Anforderungen zu klären und Beziehungen zu pflegen.
• Onboarding

Schritt 2: ausreichend detaillierte Agenda erstellen

Eine gut strukturierte Agenda ist entscheidend für ein effektives Teammeeting. Listet die Themen auf, die besprochen werden sollen, und gebt jedem Thema eine angemessene Zeit. Teilt die Agenda rechtzeitig vor dem Meeting mit den Teilnehmer:innen, damit sie sich darauf vorbereiten können.

Beispiel:

• Begrüßung und Vorstellung (5 Minuten)
• Präsentation des neuen Produkts (15 Minuten)
• Diskussion der Marketingstrategie (20 Minuten)
• Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten (10 Minuten)
• Abschluss und Zusammenfassung (5 Minuten)

Schritt 3: Informiert die Teilnehmer im Voraus

Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer:innen gut vorbereitet sind, sendet relevante Informationen im Voraus zu. Dies kann Präsentationen, Berichte oder andere Materialien umfassen, die während des Meetings besprochen werden. Dadurch können sich alle auf die Diskussion vorbereiten und wertvolle Beiträge leisten.

Beispiel: Sendet eine Woche vor dem Meeting eine E-Mail mit der Agenda, den Präsentationen und relevanten Hintergrundinformationen zum neuen Produkt.

Schritt 4: Begrenzt die Teilnehmerzahl

Ein überfülltes Teammeeting kann zu ineffektiven Diskussionen führen und Mitarbeitende von ihren eigentlichen Aufgaben abhalten. Stellt sicher, dass nur diejenigen teilnehmen, die für das jeweilige Thema relevant sind. Dies ermöglicht eine effiziente Kommunikation und eine bessere Zusammenarbeit.

Beispiel: Ladet nur die Mitglieder des Marketingteams und des Produktentwicklungsteams zum Meeting ein, da sie direkt am Launch des neuen Produkts beteiligt sind. Braucht ihr weiteren (Experten-) Input, könnt ihr den betreffenden Mitarbeitenden oder die Agentur immer noch direkt fragen.

4. Teammeetings gestalten – so bleibt es effektiv!

Die Vorbereitung ist getan, jetzt geht es an den Inhalt. Mit folgenden Tipps bleibt eure Team Besprechung auch während des Meetings effektiv!

Fördert eine positive Meeting-Kultur

Ein angenehmes und offenes Umfeld fördert eine produktive Diskussion. Ermutigt alle Teilnehmer, ihre Meinungen zu teilen und Ideen einzubringen. Stellt sicher, dass jeder respektvoll behandelt wird und dass keine:r das Gespräch dominiert.

Beispiel: Beginnt das Meeting mit einer kurzen Vorstellungsrunde und schafft eine entspannte Atmosphäre, in der sich alle wohl fühlen, ihre Gedanken zu teilen.

Zeitmanagement beachten

Achtet darauf, dass das Meeting pünktlich beginnt und endet. Haltet euch unbedingt an die geplante Zeit für jedes Thema auf der Agenda und vermeidet unnötige Verzögerungen oder ausufernde Diskussionen. Wenn weitere Gespräche erforderlich sind, können diese ggf. außerhalb des Meetings stattfinden – oder es braucht ein neues.

Beispiel: Einen Timer für jedes Thema auf der Agenda zu stellen, hilft. Weist jemanden als Zeitwächter zu, um sicherzustellen, dass das Meeting im Zeitplan bleibt.

Teammeetings moderieren und führen

1. Aktive Moderation: Überlasst ein Meeting niemals sich selbst, greift aber auch nicht zu viel ein oder übernehmt den kompletten Redeanteil – die Mischung macht´s und auch die Art des Meetings. Ein Moderator kann sicherstellen, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, ihre Meinungen zu äußern. Ermutigt zur aktiven Beteiligung, geht dabei auf individuelle Bedürfnisse ein, stellt Fragen, um verschiedene Perspektiven einzubeziehen, und halten die Diskussion auf Kurs.
2. Aufmerksames Zuhören: Hört aufmerksam zu, wenn die Teilnehmer sprechen, und zeigt echtes, aufrichtiges Interesse an ihren Beiträgen. Wiederholt die wichtigen Punkte.
3. Konfliktmanagement: Wenn es zu Meinungsverschiedenheiten kommt, ist es wichtig, diese konstruktiv anzugehen. Fördert eine offene und respektvolle Diskussion und helft dabei, gemeinsame Lösungen zu finden.
4. Zusammenfassung und Aktionsplan: Fasst am Ende des Meetings die wichtigsten Punkte zusammen und stellt sicher, dass alle Teilnehmer die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten verstehen. Dokumentiert die Ergebnisse des Meetings und teilte sie mit den Teilnehmenden.
5. Follow-up: Überprüft nach dem Meeting den Fortschritt der vereinbarten Maßnahmen und haltet die Teilnehmer:innen auf dem Laufenden. Bei Bedarf können weitere Meetings oder individuelle Gespräche geplant werden, um den Fortschritt zu überwachen oder Probleme anzugehen.

5. Abwechslung bitte: Inhalte, Spiele & Ideen, um Teammeetings zu gestalten

Menschen sind zwar Gewohnheitstiere, aber zu viel Gewohnheit tötet bekanntlich jede Kreativität. Um aus Besprechungen das bestmögliche herauszuholen, kann es Sinn machen, über neue Elemente, Inhalte, Spiele und Ideen nachzudenken und diese ins nächste Team-Meeting zu integrieren. Diese sollten zum Unternehmen, Thema und auch zu den Teilnehmer:innen passen. Weniger ist dabei mehr! Eine wahllose Aneinanderreihung neuer Spiele verwirrt eher, als dass es hilft.

Unsere Ideen für Teammeetings, um die Zusammenarbeit und das Engagement der Teammitglieder zu fördern:

Morning Stand-Up

Geht online oder vor Ort: Jeden Morgen updaten sich die Teams über das tägliche Ziel, den Fortschritt und Herausforderung mit einer leckeren Tasse Tee oder Kaffee. Dadurch sind alle auf dem Laufenden und man kann sich gegenseitig helfen. Doch Vorsicht: Das Meeting sollte insgesamt maximal 15 Minuten dauern.

Das Daily Stand-Up kommt übrigens aus dem Scrum, einer agilen Projektmanagement-Methode.

Team-Frühstück

Wie wäre es, das wöchentliche Team-Meeting mit einem Frühstück zu verbinden? Das lockert die Stimmung und schafft eine tolle Atmosphäre, um darauf aufbauend, transparent über Fortschritte zu sprechen.

Icebreaker-Aktivitäten, um Teammeetings positiv zu gestalten

Beginnt euer Meeting doch mal mit einer kurzen Icebreaker-Aktivität. Wie der Name schon sagt, ist sie dazu da, das Eis zu brechen und eine positive Atmosphäre zu schaffen. Zum Beispiel könntet ihr eine lustiges Frage-und-Antwort-Runde integrieren oder die Teilnehmer:innen bitten, ihr größtes Hobby zu verraten. Wichtig ist, dass sich dabei möglichst niemand unwohl fühlt und wenn doch, er bzw. sie gut aufgefangen wird.

Teambuilding-Spiele

Integriert ruhig mal Aktivitäten in ein Meeting, um den Teamgeist zu stärken und die Zusammenarbeit zu verbessern. Ein Beispiel wäre ein Puzzle-Rennen, bei dem Teams zusammenarbeiten müssen, um ein Puzzle so schnell wie möglich zusammenzusetzen. Aber auch eine kurze Meditation oder Yoga-Einheit kann Wunder bewirken.

Erfolgsgeschichten teilen

Heutzutage wird viel zu wenig darüber gesprochen, was wir bereits erreicht haben – und stolz darauf zu sein. Bittet doch jedes Teammitglied, eine Erfolgsgeschichte oder einen Meilenstein aus der eigenen Arbeit zu teilen. Das fördert das Selbstbewusstsein und zeigt nochmal allen die Stärken jedes einzelnen auf. Und hilft auch, mehr über Best Practices zu erfahren.

Brainstorming-Sitzungen – Teammeetings gestalten

Meetings sind eine super Gelegenheit für kreative Brainstorming-Sitzungen. Ihr könntet ein bestimmtes Problem oder eine Herausforderung vorgeben und über Lösungen nachdenken. Ermutigt dabei alle im Team, ihre Gedanken frei zu äußern und keine Idee abzulehnen.

Gastredner einladen

Eine Expertin oder einen Experten zu bestimmten Themen oder Fachgebieten sprechen zu lassen, hilft Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, wertvollen Input zu erhalten. Gleichzeitig gibt´s neue Perspektiven auf ein spezifisches Topic. Spannend!

Projektpräsentationen – Teammeetings gestalten

Neue Content Strategie, Einstellungsprozesse oder Flyer? Lasst doch hin und wieder mal euer Team (freiwillig) neue Projekte oder Initiativen vorstellen. Dies fördert das Verständnis für die Arbeit anderer und ermöglicht es, voneinander zu lernen.

Feedback-Runden – so wichtig, um Teammeetings zu gestalten

Reserviert unbedingt begrenzte (!) Zeit für Feedback oder ganze Feedback-Runden, in denen die Teilnehmenden ihre Meinungen und Vorschläge zu bestimmten Themen äußern können. Dies kann dazu beitragen, Probleme anzusprechen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und das Engagement im gesamten Team zu stärken.

Offene Diskussionsrunden

Viele aktuelle Themen oder Fragen? Dann könnte eine offene Diskussionsrunde genau das richtige sein. Gut moderiert, fördern sie den ehrlichen Austausch von Ideen und Meinungen.

Lern- und Entwicklungssitzungen

Wissen teilen oder externe Schulungen durchführen – auch so können Teammeetings gestaltet werden. Kontinuierliches Lernen und Wachstum inbegriffen!

Diese Ideen können und sollten natürlich je nach Bedarf und Zielsetzung des Teams angepasst werden. Gut strukturierte, abwechslungsreiche und interaktive Teammeetings sorgen für Engagement und positive Teamdynamiken. Gleichzeitig ist weniger oft mehr: vor allem klare Ziele, ein begrenzter Rahmen und respektvolle Kommunikation sind der Schlüssel zu effektiven Teammeetings.

6. Fazit: Goldene Regeln für Teammeetings gestalten

• Weniger Teammeetings sind mehr – Routinen regelmäßig hinterfragen!
• Lieber kleine Runden, als große
• Kürzere Meetings über den Tag verteilt, sind besser als endlose Marathons
• Agenda erstellen und vorher versenden
• Langeweile vermeiden
• Kreativitätstechniken und Neues integrieren
• Moderieren und führen
• Kein Dazwischenreden, Feedbackzeit einplanen (am Ende)
• Es gibt immer ein Protokoll und Follow-Up

Brauchst du Unterstützung beim Aufbau und beider Führung deines Teams? Laufen eure Meetings aus dem Ruder und erzielen nicht die gewünschten Resultate? Schreib uns gern an. Gemeinsam schauen wir, wo die Herausforderungen liegen und wie ihr diesen effektiv und unkompliziert begegnet.