Die richtigen Mitarbeiter finden – und behalten: Warum klare Entscheidungen im Recruiting der Schlüssel zu einem starken Team sind, wie du Fehlbesetzungen vermeidest und wie du mit konsequenter Führung den Weg zu einem starken, eigenverantwortlichen Team ebnest.
1. Artikel auf einen Blick
- Die richtigen Mitarbeiter*innen zu finden, entscheidet über dein Wachstum.
- Fehlbesetzungen kosten Geld, Energie – und deine CEO-Zeit.
- „Hire slow, fire fast“ bedeutet Klarheit – nicht Härte.
- Ein starkes, eigenverantwortliches Team ist der größte Hebel für mehr Freiheit und Wachstum für dich als CEO.
2. Warum es so schwer ist, die richtigen Mitarbeiter zu finden
Vor einiger Zeit erzählte mir ein Tech-Unternehmer – seit 20 Jahren am Markt, 2,5 Millionen Umsatz, 30 Mitarbeitende: Eigentlich läuft alles rund. Und trotzdem sagt er:
„Ich hab eigentlich nie frei.“
Wenn er ehrlich ist, könnte er rund um die Uhr arbeiten. Am Wochenende einfach mal nichts fürs Unternehmen tun? Eine Illusion. Und im Urlaub? Ebenfalls kaum möglich.
Ich frage: Warum?
„Zwei meiner Führungskräfte machen ihren Job nicht richtig“, sagt er. „Ich muss ständig mitdenken, mitentscheiden, mitarbeiten. Ich führe ihre Teams irgendwie mit – obwohl das eigentlich ihre Aufgabe wäre.“
Er will weiter wachsen, in drei, vier Jahren verkaufen. Doch wenn sich nichts ändert, sieht ihn seine Familie bald gar nicht mehr. Und das – sagt er selbst – ist keine Option.
Zeit haben ist das Stichwort. Zeit für das, was dir wirklich wichtig ist. Und das beginnt mit dem: richtigen Team.
3. Hire slow, fire fast – was der Satz wirklich bedeutet
Viele Unternehmer kennen den Satz: „Hire slow, fire fast“ – doch nur wenige leben ihn konsequent. In der Praxis zeigen sich vor allem zwei Muster:
- Zu zögerlich beim Einstellen: Aus Angst, die falsche Wahl zu treffen oder Verantwortung abzugeben, stemmen viele CEOs alles selbst – bis zur Erschöpfung.
- Zu schnell beim Einstellen: Weil der Druck im Tagesgeschäft hoch ist und „schnell jemand her muss“.
Doch Eile führt zu Fehlbesetzungen – fachlich, kulturell oder wirtschaftlich.
Und wenn sich dann herausstellt, dass der oder die Neue nicht performt, dass die Stelle gar nicht (mehr) gerechtfertigt ist oder die Führung nicht funktioniert – wird es schwierig. Denn viele tun sich schwer, klare Konsequenzen zu ziehen. Aus Angst vor Konflikten. Aus Loyalität. Oder weil sie hoffen, dass es „schon noch wird“. Doch genau das kostet: Zeit, Energie, Geld – und oft deine Freiheit als CEO. Warum es so wichtig ist, „Hire Slow, Fire Fast“ ernst zu nehmen:
Die wahren Kosten einer Fehlbesetzung
Laut der Society for Human Resource Management (SHRM) können Fehlbesetzungen Unternehmen im Schnitt das 1,5- bis 2-Fache eines Jahresgehalts kosten – dabei geht es nicht nur um das Gehalt, sondern vor allem auch um Produktivitätsverluste, demotivierte Teams und gebundene Führungskapazitäten.
Das lässt sich leicht durchrechnen:
Ein CEO mit 20 Mitarbeitenden, Durchschnittsgehalt 60.000 €, eine Fehlbesetzung für 9 Monate:
Kostenfaktor ≈ 90 000 € – ohne Opportunitätskosten.
Das belastet natürlich deinen Cashflow und blockiert wichtige Investitionen in dein Wachstum. Ein gutes Recruiting und starker Einstellungsprozess ist also eine strategische Investition. Ein professioneller Recruiting- und Onboardingprozess senkt laut SHRM die Fehlbesetzungsquote um bis zu 40 %. Das bedeutet: mehr Planungssicherheit und geringere Führungslast.
Die richtigen Mitarbeiter finden: Qualität statt Quantität
Durch einen sorgfältigen Prozess in der Personalsuche findest du nicht nur Bewerber und Mitarbeitende – sondern die besten Talente. Menschen, die wirklich zum Unternehmen passen, sich einbringen, Verantwortung übernehmen und langfristig echten Mehrwert schaffen.
Effizienz und Produktivität
Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen, die nicht passen, bremsen dein Team aus. Wenn Rollen nicht klar erfüllt werden, leidet die Performance – und du verbringst mehr Zeit im Tagesgeschäft, als dir lieb ist. Klarheit und konsequente Entscheidungen schaffen Entlastung.
4. Die richtigen Mitarbeiter finden: 5 Impulse, die wirklich funktionieren und was erfolgreiche CEOs anders machen
4.1 Sie stellen bewusst ein – nicht impulsiv
Die richtigen Mitarbeiter finden heißt nicht, möglichst viele Bewerbungen auf deine ausgeschriebenen Jobs zu bekommen. Es heißt, den richtigen Fit zu erkennen. Es muss passen. Fachlich, kulturell und menschlich. Und das beginnt mit dem richtigen Bewerber – für ein Team, das Verantwortung trägt und dein Unternehmen wirklich weiterbringt.
Fragen, die dir helfen:
- Passt dieser Bewerber bzw. diese Bewerberin in das Wertesystem des Unternehmens?
- Ist sie bereit, Verantwortung zu übernehmen?
- Bringt sie Energie oder zieht sie sie ab?
Das beginnt schon bei den Stellenanzeigen – überlegt euch im Recruiting ganz genau, was ihr braucht – und was nicht. Und formuliert das auf den Punkt! Diese Anzeigen für eure Jobs sollten auf allen bekannten Jobbörsen und Karriereseiten erscheinen, damit ihr maximal sichtbar als Arbeitgeber seid.
Ein klar definierter Auswahlprozess bei der Personalsuche (z. B. nach den Prinzipien von Topgrading oder Who-Interview) spart langfristig Wochen an Fehlsteuerung.
4.2 Sie reagieren schnell, wenn etwas nicht passt
Fehlentscheidungen passieren – die Kunst ist, sie früh zu erkennen. Je länger du hoffst, desto teurer wird es. Häufig zeigt sich dieselbe Dynamik:
„Ich wollte fair sein“ – wird später zu – „Ich habe zu lange gewartet.“
Konsequenz bedeutet nicht Härte, sondern Verantwortung – für das Team und das Unternehmen.
4.3 Sie entwickeln statt verwalten
Wer die richtigen Mitarbeiter findet, investiert in ihre Entwicklung. Selbst die besten Talente brauchen klare Führung, Feedback und Perspektive.
Dabei bedeutet Führung nie Mikromanagement, sondern: Rahmen schaffen, Verantwortung übertragen, Ergebnisse begleiten.
Ein CEO, der das beherrscht, arbeitet AM System, nicht im System.
Extra-Tipp: Lies dazu auch
→ Resilienz für Führungskräfte – wie du als CEO klar und souverän bleibst
→ Führung von Mitarbeitern – wie sie erfolgreich gelingt
4.4 Sie wissen: Kultur schlägt Kompetenz
Ein gut zusammengestelltes Team, bringt Energie, Vertrauen und Motivation. Fachwissen ist wichtig – aber ohne kulturellen Fit wird es schnell teuer. Wer nicht ins Team passt, stört nicht nur das Klima, sondern gefährdet Produktivität und die Zusammenarbeit.
Kurzum: Fachliche Exzellenz ist wertlos, wenn sie nicht zur Haltung des Unternehmens passt. Gerade im Mittelstand zeigt sich: die falsche Persönlichkeit mit den richtigen Skills kann mehr Schaden anrichten als ein Lernender mit Werten, die zu dir und deinem Unternehmen passen.
Die richtigen Mitarbeiter zu finden bedeutet, Menschen zu wählen, die fachlich überzeugen – und auch in eure Kultur passen.
Ein Team, das deine Werte teilt, braucht weniger Kontrolle, weniger Reporting, weniger Korrektur. Es arbeitet aus Überzeugung. Das spart Führungskapazität und schafft Energie für Wachstum.
Hier liegt oft der Knackpunkt:
Viele CEOs stellen nach Lebenslauf ein – und wundern sich, warum es menschlich nicht funktioniert. Verschaffe dir also Klarheit über eure Identität:
- Wofür steht dein Unternehmen?
- Was ist nicht verhandelbar?
- Welche Art von Mensch passt wirklich in dein System?
Nur wenn du diese Fragen beantworten kannst, wirst du die richtigen Mitarbeiter finden – und halten.
Tipp: Lege ein „Cultural Fit Sheet“ an – ein kurzes Dokument mit 5–7 Haltungen, die für dich essenziell sind. Lass sie in Bewerbungsgesprächen mitschwingen. So triffst du strategisch kluge Personalentscheidungen.
Studien zeigen, dass Unternehmen mit hoher kultureller Passung und engagierten Mitarbeitenden signifikant erfolgreicher sind. Laut dem Gallup State of the Global Workplace 2025 liegt die weltweite Mitarbeiterbindung derzeit bei nur 21 % – ein Rückgang gegenüber 2023. Gallup schätzt, dass mangelndes Engagement die Weltwirtschaft jährlich rund 438 Billionen US-Dollar kostet.
4.5 Sie ersetzen Freiheit durch Verantwortung
Wirklich führen kannst du nur, wenn du dich auf dein Team verlassen kannst. Das heißt: Verantwortung abgeben – und klar entscheiden, wer sie trägt. Nur so schaffst du Freiraum für strategische Führung und persönliches Wachstum.
Doch viele CEOs verwechseln Führung mit Kontrolle. Dabei ist Kontrolle ist das Gegenteil von Vertrauen – und Vertrauen ist die Voraussetzung für Freiheit.
Freiheit im Unternehmen entsteht nicht dadurch, dass du weniger arbeitest, sondern dadurch, dass dein Team mehr Verantwortung übernimmt – aus eigener Motivation.
Das erfordert zwei Dinge:
- Klar definierte Verantwortungsbereiche, in denen Entscheidungen wirklich bei den Verantwortlichen bleiben.
- Ein CEO, der loslässt, statt sich überall einzumischen.
Eine hilfreiche Leitfrage ist:
„Wem traust du welche Entscheidung wirklich zu – und wo kontrollierst du aus Angst, statt aus Notwendigkeit?“
Wenn du konsequent Rollen und Verantwortlichkeiten klärst, verschiebst du deinen eigenen Energieeinsatz vom Operativen ins Strategische – und genau das ist das Ziel guter Führung.
Damit schaffst du die Basis für Wachstum ohne Überforderung. Denn: Jede Fehlbesetzung bindet dich ans Tagesgeschäft. Und jede richtige Einstellung befreit dich daraus.
Oder anders gesagt: Jede gute Personalentscheidung bringt dich deiner Freiheit als CEO ein Stück näher – und beginnt damit, die richtigen Mitarbeiter zu finden.
5. Checkliste passende Mitarbeiter finden: An alles gedacht?
Die richtigen Mitarbeiter zu finden beginnt mit Klarheit, Struktur und einem Recruiting-Prozess, der genau die Bewerber und Bewerberinnen anzieht, die dein Unternehmen wirklich weiterbringen.
Mit dieser Checkliste vermeidest du teure Fehlbesetzungen und sorgst dafür, dass du die Kandidaten findest, die zu dir und deinem Unternehmen passen.
A. Klarheit über Rolle & Verantwortung
- Ist die Rolle glasklar definiert (Ziele, Verantwortung, Erfolgskriterien)?
- Welche Ergebnisse soll der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin in den ersten 90 Tagen liefern?
- Welche Kompetenzen sind essenziell – und welche wären nur „nice to have“?
B. Deine Stellenanzeige: präzise & suchbar
- Enthält deine Stellenanzeige klare Begriffe, nach denen der Kandidat bzw. die Kandidatin tatsächlich sucht (z. B. Job, Aufgaben, Benefits, Team)?
- Kommuniziert sie nicht nur Anforderungen, sondern was du als Arbeitgeber bietest?
- Spiegelt sie eure Werte wider, sodass sich passende Bewerber angesprochen fühlen – und unpassende sich selbst aussortieren?
C. Sichtbarkeit: Nutzen der richtigen Recruiting-Kanäle, um Mitarbeiter zu finden
- Ist die Stelle auf relevanten Jobbörsen sichtbar (Stepstone, Indeed, Fachportale)?
- Nutzt ihr LinkedIn aktiv für die Suche – statt nur auf Bewerbungen zu warten?
- Ist eure Karriereseite aktuell, klar strukturiert und zeigt authentisch, was Bewerber*innen erwartet?
D. Der Auswahlprozess: strukturiert statt Bauchgefühl
- Gibt es einen festen Interviewleitfaden, der Haltung, Motivation und Verantwortungsbereitschaft prüft?
- Nutzt ihr kurze Arbeitsproben, um echte Arbeitsweise zu sehen?
- Treffen mehrere Personen die Entscheidung – oder hängt alles an dir?
E. Cultural Fit prüfen
- Passt der Bewerber zu euren Werten und eurer Art zu arbeiten?
- Bringt die Person Energie ins Team – oder zieht sie Energie ab?
- Könntest du dir vorstellen, mit diesem Menschen täglich Entscheidungen zu treffen?
F. Onboarding vorbereiten
- Gibt es einen klaren 30-/60-/90-Tage-Plan?
- Wissen neue Mitarbeitende genau, woran sie gemessen werden?
- Ist definiert, wer die Verantwortung für ein starkes Onboarding trägt?
G. Letzte CEO-Checkfrage (die wichtigste), um passende Mitarbeiter zu finden
Wenn du heute noch einmal wählen würdest – würdest du diese Person einstellen?
Wenn die Antwort nicht sofort „ja“ ist, ist die Person nicht passend.
6. Fazit: Die richtigen Mitarbeiter finden heißt, klar zu führen
Solange du bewusst einstellst, mutig entscheidest und deine Standards hältst, wächst dein Unternehmen stabil – unabhängig von Marktbedingungen.
Wichtig:
- Du bestimmst, wen du in dein System lässt.
- Du entscheidest, welche Werte gelebt werden.
- Du setzt den Rahmen, in dem Erfolg möglich wird.
7. FAQ – Häufige Fragen zu „Mitarbeiter finden“
Wie finde ich passende Mitarbeiter*innen, wenn der Markt leer ist?
Durch klare Positionierung. Nicht Masse, sondern Magnetismus: Wer du bist, zieht an, wer zu dir passt.
Was ist wichtiger – Erfahrung oder Haltung?
Haltung. Fähigkeiten sind erlernbar, Werte nicht.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, jemanden zu entlassen?
Wenn du mehr Energie in Kontrolle als in Vertrauen steckst, ist die Entscheidung längst überfällig.