Wenn du als CEO oder Unternehmer*in durch den Alltag navigierst, kennst du das sicher: Der Tag ist voll mit Meetings, Emails, strategischen Überlegungen und unvorhergesehenen Herausforderungen – du arbeitest viel, und hast am Ende des Tages dennoch das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Kommt dir das bekannt vor?

Studien zeigen, dass ineffizientes Zeitmanagement nicht nur deine Produktivität schmälert, sondern auch Stress und Burnout fördert. Eine Analyse in der Harvard Business Review nennt klare Auslöser: fehlende Priorisierung, dauerhafte Erreichbarkeit und ein Übermass an Meetings – alles Faktoren, die langfristig zur Erschöpfung führen können (Harvard Business Review, 2023).

Besonders in Wachstumsphasen oder bei grossen Veränderungen ändern sich die Anforderungen an dich enorm. Du musst dein Mindset anpassen, deine Führungsstrategie neu justieren – und dir bewusst Zeit freischaufeln.

Stress ist allgegenwärtig. Die meisten UnternehmerInnen lieben, was sie tun – und dennoch kommen sie an den Punkt, wo der Stress überhandnimmt. Isolation, Rollenwechsel, Überlastung und unklare Prioritäten zählen zu den häufigsten Ursachen. Das Resultat? Überforderung. Reagieren statt führen.

Doch Stress lässt sich nicht vermeiden – aber bewusst steuern. Erfolgreiche Führungspersönlichkeiten nutzen ihn gezielt: Sie nehmen ihn wahr, ordnen ihn ein und lenken ihn durch gute Techniken. Zeitmanagement ist dabei ein wesentlicher Hebel.

Warum ist Zeitmanagement so entscheidend?

Das Tagesgeschäft frisst viel Energie, ständig kommen neue Aufgaben rein, und du hast oft das Gefühl, alles in der Luft halten zu müssen. Laut einem McKinsey-Report verbringen Führungskräfte bis zu 70% ihrer Zeit in Meetings oder administrativen Tätigkeiten – und verlieren dadurch wertvolle Zeit für Strategie, Innovation und persönliche Entwicklung (McKinsey & Company, 2023). Alles elementare Bestandteile von Wachstum.

Gerade in Phasen des Umbruchs ist es wichtig, Prioritäten bewusst zu setzen und Führung neu auszusetzen. Das erfordert Persönlichkeitsentwicklung und bewusste Entscheidungen darüber, wo du deine Energie investierst: Wer seine Zeit klug nutzt, kann authentisch und zukunftsorientiert führen.

Die gute Nachricht: Das kannst du lernen – mit bewährten Methoden.

Die 5 besten Methoden & Prinzipien für dein Zeitmanagement

1. Pareto-Prinzip (80/20)

Tatsächlich sind es nur wenige Aufgaben, die den grössten Unterschied machen. Die Pareto-Regel sagt: 80% deiner Ergebnisse kommen aus nur 20% deiner Anstrengungen. Für dich heisst das: Finde heraus, welche Aufgaben den grössten Impact haben. Konzentriere dich auf diese 20 Prozent, und du wirst mit weniger Aufwand mehr erreichen. Alles andere darf konsequent delegiert oder gestrichen werden.

2. The One Thing

Diese Methode ist die Verschärfung des Pareto-Prinzips und gehört für mich zum Daily Business von CEOs: Identifiziere täglich die eine Sache, die den größten Unterschied macht. Oder wie Autor und Begründer Gary Keller es formuliert: «Was ist die eine wichtigste Sache, die alles andere einfacher oder sogar überflüssig macht?»

Setze hier deinen Fokus (s. Punkt 4, Time-Boxing) und widme ihm ungeteilte Aufmerksamkeit!

3. Fokustage und CEO-Zeit

Du weißt jetzt, welche Aufgaben Priorität haben sollte. Die Zeit dafür musst du dir aktiv nehmen. Viele erfolgreiche Unternehmer – darunter auch Elon Musk – planen regelmässig fokussierte Arbeitstage ohne Meetings. Studien zeigen: Wer sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentriert, steigert seine Produktivität um bis zu 40% (Stanford University).

Reserviere dir möglichst einen Tag pro Woche ausschließlich für tiefgehende Arbeit an strategischen Themen, komplexen Projekte und kreativen Lösungen – ohne ständige Unterbrechungen. So vermeidest du Anlaufzeiten, Ablenkung und schaffst echten Fortschritt.

Blocke den Tag fest im Kalender und kommuniziere das an dein Team. Du bleibst ungestört – und gehst mit gutem Beispiel voran.

4. Time-Boxing – eins nach dem anderen!

Wünschst du dir, mehr von den richtigen Dingen zu schaffen, und gleichzeitig endlich wieder durchzuatmen? Dafür ist Time-Boxing (Fokuszeit) die beste Methode:

Ununterbrochene Arbeitsphasen steigern deine Effizienz erheblich – das zeigt eine Studie der University of California, Berkeley: Selbst kurze Unterbrechungen können die Fehlerquote verdoppeln und die Arbeitszeit deutlich verlängern (University of California, Berkeley).

Plane zusätzlich täglich Zeitfenster für ungestörte Deep-Work-Phasen – zum Beispiel morgens zwischen 8-10 Uhr -, in denen keine E-Mails oder Telefonate erlaubt sind. Vermeide generell Multitasking, den großen Zeitfresser!

Extra-Tipp: Morgen- und Abendroutinen – ohne Handy. Schon 10 Minuten für Bewegung, Atemübungen oder Journaling helfen dir, klarer zu denken und fokussierter zu arbeiten.

5. Erholung als Teil deines Zeitmanagements

Pausen sind kein Luxus – sie sind Voraussetzung für Kreativität, Fokus und langfristige Leistungsfähigkeit. Eine umfassende Meta-Analyse zeigt: Kurze Pausen steigern das Wohlbefinden und verbessern die Leistung spürbar: PMC: Give me a break! A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks

Plane Mikro-Pausen nach intensiven Aufgaben: 5 Minuten frische Luft, Kaffee, Stretching – ein Mini-Reset für dein Gehirn. Und: Trag deine Urlaube und Erholungszeiten zuerst in den Kalender ein – nicht zuletzt.

Gib dir die Chance, einen Schritt zurückzutreten, die Vogelperspektive einzunehmen und mit frischer Energie und Klarheit weiterzumachen!

Noch mehr: Führung neu denken & Delegation

Neben dem Zeitmanagement geht es auch um deine Haltung und deinen Führungsstil: Stärken weiter Stärken und Schwächen kompensieren, dich weiterentwickeln. Dazu gehört es auch, Aufgaben abzugeben, die nicht deine sind.

Harvard Business Review zeigt, dass zu viel Kontrolle auf Dauer ineffizient und kontraproduktiv ist. Effektives Delegieren fördert nicht nur deine Zeitreserven, sondern stärkt auch die Eigenverantwortung deiner Mitarbeitenden (HBR).

• Was kannst du loslassen?
• Was liegt besser bei anderen?
• Wie stärkst du Vertrauen?

Du musst nicht alles selbst lösen. Aber du musst entscheiden, was du lösen willst – und den Rest in gute Hände geben. Genau darin liegt wahre Führungsstärke.

Vertrauen ist also eine strategische Entscheidung. Wer Verantwortung teilt, entwickelt Menschen – und gewinnt selbst Freiraum für die wirklich wichtigen Themen. Die, die dich und dein Unternehmen antreiben.

Fazit und mein Impuls an dich

Teil des Zeitmanagement ist es also auch, dir exklusive CEO-Zeit zu nehmen. AM statt IM Unternehmen zu wirken – mit Fokus auf Vision, Strategie und Wachstum. Blocke drei Stunden pro Woche für strategische Arbeit – unverhandelbar, wie ein Top-Kundentermin.

Diese Selbstverpflichtung ist nicht nur ein Zeichen der Verantwortung dir selbst gegenüber, sondern auch ein kulturelles Signal an dein Team: Strategie, Fokus und Klarheit sind Priorität – und sie beginnen bei dir.

Wenn du als CEO deine Zeit klug nutzt, durch Stress navigierst und alles bewusst gestaltest, legst du den Grundstein für nachhaltigen Erfolg – persönlich wie unternehmerisch.

• Akzeptiere, was du nicht ändern kannst (z.B. Politisches)
• Reagiere aus Klarheit, nicht aus Affekt (Pause, Sparring)
• Finde kleine Hebel für grösste Entlastung
• Streiche Aufgaben und vermeide Multitasking

Zeitmanagement ist Führung. Je klarer du mit deiner Energie und Verantwortung umgehst, desto mehr folgen dir andere – und dein Unternehmen wächst.

Wie bewusst gehst du aktuell mit deiner Zeit um? Wie klar sind deine Prioritäten? Und wie wirksam agierst du bereits in deiner Rolle als CEO?

Wenn du das für dich reflektieren möchtest, habe ich etwas für dich: Die TOP CEO Impact Scorecard ist ein kurzer Selbsttest, der dir eine fundierte Einschätzung deiner Wirksamkeit gibt – und dir zeigt, wie klar, fokussiert und wirkungsvoll du aktuell führst.

Und wenn du tiefer einsteigen willst: In meinen TOP CEO Online-Workshops erhältst du konkrete Impulse, wie du deine Rolle und deine Wirksamkeit als CEO auf das nächste Level bringst.

Dieser Beitrag von Executive Coach Doreen Hegemann ist im Original erschienen auf womenbiz.ch.