Arbeitsleistung verbessern, Stress reduzieren und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Leben: Indem wir auf effiziente Arbeitsmethoden setzen, können wir nicht nur erfolgreicher mit unserem Unternehmen sein, sondern auch ein erfülltes persönliches Leben führen – wenn wir auch auf Selbstfürsorge setzen! Die besten Tipps, Methoden und Beispiele für effizientes Arbeiten lernen aus unserem Coaching.

1. Wie effizientes Arbeiten und Work Life Balance zusammenhängen

Eine ausgewogene Work Life Balance meint, dass Arbeit und persönliches Leben in Einklang stehen und sich gegenseitig unterstützen, anstatt sich zu beeinträchtigen – die Basis für mehr Gesundheit, Ausgeglichenheit und Wohlbefinden. Denn klar: Wer ständig unter Strom steht, kann nicht mehr runterfahren. Im schlimmsten Falle droht ein Burnout.

Dabei spielt das Thema effizientes Arbeiten eine entscheidende Rolle.

Definition: Was bedeutet effizientes Arbeiten?

Effizienz beim Arbeiten bedeutet, Aufgaben und Projekte mit minimalen Ressourcen wie Zeit, Energie und Kosten zu erledigen, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Effizientes Arbeiten beinhaltet die Nutzung von effektiven Arbeitsmethoden, Techniken und Strategien, um die Produktivität zu steigern und Zeitverschwendung zu minimieren.

Ein effizienter Arbeitsstil zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Priorisierung: Die Fähigkeit, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.
• Zeitmanagement: Die effektive Planung und Organisation von Arbeitsabläufen, um Zeit optimal zu nutzen und Deadlines einzuhalten.
• Konzentration: Die Fähigkeit, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren und Ablenkungen zu minimieren, um die Produktivität zu steigern.
• Delegieren: Die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder oder Mitarbeiter, um die Arbeitslast zu verteilen und effizientere Ergebnisse zu erzielen.
• Automatisierung: Die Nutzung von Technologie und Tools zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Kurzum: Durch effizientes Arbeiten mit einem guten Zeitmanagement können wir Aufgaben effektiver planen, besser priorisieren und schneller erledigen. Unsere Produktivität steigt, wir erreichen unsere Ziele, während sich die Arbeitsbelastung verringert – genau wie das Stressgefühl. Genau dann entsteht Freiraum. Zeit, die wir für uns selbst einplanen können, für persönlichen Bedürfnisse wie Erholung, Bewegung oder soziale Kontakte.

Durch all das wird die Work-Life-Balance positiv beeinflusst – aber nur, WENN wir gut für uns selbst sorgen. Ohne Selbstfürsorge gibt es keine Work Life Balance.

Wir müssen also lernen, uns unsere Pausen zu schaffen und Freiraum für unsere Bedürfnisse zu nutzen.

2. Effizientes Arbeiten – Beispiel: Working smarter, not harder

Kennst du das auch? Du planst einen entspannten Abend, aber statt Feierabend zu machen, sitzt du immer noch am Schreibtisch und arbeitest an deiner endlosen To-Do-Liste. 

Viele Unternehmer*innen kennen das nur zu gut. Lange Arbeitstage, ständige Erreichbarkeit, das Gefühl, nie abschalten zu können – ein Alltag, der zu Überforderung und Burnout führen kann. 

Lass uns ehrlich sein, wer von uns hat nicht schon mal gedacht, ein paar extra Stunden im Tag wären super! Viel zu lange habe ich selbst in diesem Modus gearbeitet.

Die Vorstellung genug Zeit zu haben, um dich uneingeschränkt einem einzigen Projekt zu widmen (und abschließen) oder völlig ungestört Urlaub zu machen, klingt wie ein Traum, oder?

Effizientes Arbeiten: Pareto-Prinzip als Augenöffner

Ich gebe zu, es hat eine Weile gedauert, bis ich verstanden habe, dass ich etwas ändern muss. Das Pareto-Prinzip war für mich ein echter Augenöffner: Denn 80 Prozent deiner Ergebnisse werden durch nur 20 Prozent deiner Anstrengungen erzielt.

Also überlege einmal: Welche 20 Prozent deiner Aktivitäten sind es, die den Löwenanteil deiner Erfolge ausmachen? Fokussiere dich auf diese essenziellen Aufgaben und delegiere oder eliminiere den Rest. Das ist die Essenz von ‚Working smarter, not harder‘. 

Eine Routine, die ich mir angewöhnt habe, ist, jeden Tag mit einer Tasse Kaffee und einer wichtigen Frage zu starten: Was ist meine Aller-Wichtigste Aufgabe heute – das Eine, das ich tun kann, sodass alles andere einfacher oder unnötig wird? Das wird zu meiner Priorität. Darauf konzentriere ich mich als erstes. So behalte ich den Fokus auf dem, was wirklich wichtig ist.

Das ‚Working Smarter‘-Prinzip kann deine Arbeitsweise revolutionieren. Es geht darum, deine Energie und Zeit gezielt einzusetzen, um mit weniger Mühe mehr zu erreichen.

3. Vorteile: Effizientes Arbeiten im Team & Büro

Was effizientes Arbeiten für Vorteile mit sich bringt:

Produktivität steigt

Indem wir uns auf wesentlichen Aufgaben konzentrieren und Ablenkungen minimieren, werden wir produktiver: Wir schaffen mehr, in weniger Zeit! Dadurch können wir unsere Arbeitszeit effektiver nutzen, machen weniger Überstunden und haben mehr Raum für das persönliche Leben – und unseren Ausgleich!

Zeitmanagement wird besser

Effizientes Arbeiten ermöglicht es Unternehmer*innen, ihre Zeit optimal zu nutzen und Prioritäten zu setzen. Durch Zeitmanagement können wir wichtige Aufgaben erledigen, ohne dabei persönlichen Verpflichtungen zu vernachlässigen.

Stress wird durch effizientes Arbeiten reduziert

Klare Strukturen und effektive Arbeitsabläufe tragen dazu bei, Stress, Überlastung und Burnout vorzubeugen. Eine geringere Arbeitsbelastung führt zu einem besseren mentalen Wohlbefinden und ermöglicht es, auch außerhalb des Büros zu entspannen.

Flexibilität nimmt zu

Effizientes Arbeiten ermöglicht es, flexibler zu sein und Arbeitszeit an persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Eine ausgewogene Work Life Balance bedeutet auch Flexibilität im Umgang mit beruflichen Anforderungen und der Möglichkeit, Arbeit und Leben in Einklang zu bringen.

Endlich ausreichend Erholung und Regeneration

Eine ausgewogene Work Life Balance beinhaltet auch ausreichend Zeit für Erholung und Regeneration. Durch mehr Effizienz können wir Aufgaben rechtzeitig abzuschließen und in der Freizeit entspannen, um neue Energie zu tanken und stressbedingte Beschwerden zu vermeiden.

Gesundheitliche Pluspunkte von effizientem Arbeiten

Eine schlechte Work Life Balance, die durch übermäßigen Arbeitsstress oder Vernachlässigung persönlicher Bedürfnisse gekennzeichnet ist, kann langfristig negative Auswirkungen auf die Gesundheit haben. Hingegen trägt effizientes Arbeiten in Kombination mit einer ausgewogenen Work Life Balance trägt dazu bei, physische und psychische Gesundheitsprobleme vorzubeugen und das allgemeine Wohlbefinden zu fördern.

4. Best Practice Tipps: effizientes Arbeiten lernen

Stell dir vor, du könntest am Ende des Tages sagen: „Ich habe heute wirklich jede Minute sinnvoll genutzt!“ – und würdest dich gleichzeitig ausgeglichen und erfüllt fühlen. Wie wäre das für dich?

Bevor ich dir die Schritte erkläre, die genau dazu führen, möchte ich meine persönliche Geschichte erzählen:

Im letzten Sommer hatte ich einen schweren Roller-Unfall. Das Thema „working smarter“ hat dadurch eine ganz neue Bedeutung gewonnen und die Frage, wie wir mehr Raum und Freude in unserem Leben schaffen können.

Denn als ich nach meinem Totalausfall langsam und Stück für Stück meine Arbeit wieder aufnehmen konnte, war klar – mein altes Arbeitspensum kann und darf ich so schnell nicht fortführen. Meine Zeit war also wertvoller denn je. Seitdem ist es mir ein echtes Anliegen, meine Zeit zu schützen, denn sie ist mein wertvollstes Gut. Zugegeben – das durchzuhalten ist nicht immer einfach. Letztlich hat diese Grundfrage und -Einstellung aber meine Arbeitsweise (und auch mein Leben) grundlegend verändert.

Ich habe festgestellt, dass es entscheidend ist, Regeln zu etablieren, die meine Zeit schützen – bezüglich der Zusammenarbeit und Kommunikation mit meinem Team, als auch für mich ganz persönlich.

Hier sind einige Regeln, die mir geholfen haben, effizienter zu arbeiten:

Effizient arbeiten: Fokus auf Lösungen 

Angefangen habe ich mit einer klaren Botschaft an mein Team: „Kommt bitte nicht mit Problemen zu mir, sondern direkt mit Lösungsvorschlägen!“ Das mag erstmal hart klingen, aber diese Herangehensweise spart uns allen wertvolle Zeit und fördert effizientes Arbeiten.

Digitale Stille für mehr Produktivität

Danach habe ich einige Regeln für mich selbst etabliert, die dafür sorgen, Ablenkungen so gut wie möglich zu vermeiden. So schalte ich während meiner Fokus-Zeiten alles aus, was mich von meiner Aufgabe ablenken könnte: WhatsApp, E-Mail, Handy, Benachrichtigungen aller Art – um ungestört zu bleiben.

Kalender-Einträge fürs Team

Wenn ich konzentriert arbeiten möchte, beispielsweise in Fokuszeiten, habe ich für mich und mein Team einen Kalendereintrag, der das signalisiert. Mein Team weiß, dass ich ungestört arbeiten möchte und nur in definierten Notfällen erreichbar bin.

Schon diese kleinen, aber wirkungsvollen Änderungen haben es mir ermöglicht, mich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Mein Team respektiert das und auch ich respektiere meine Zeit so viel besser.

Darüber hinaus sind folgende grundlegenden Schritte elementar, um effizienter zu arbeiten und langfristig eine gute Work-Life-Balance zu festigen:

Ziele setzen

Definiert klare, messbare und erreichbare Ziele für euer Unternehmen sowie für eure täglichen Aufgaben. Nutzt dafür z. B. die SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden), um sie zu formulieren. Auch OKRs sind super geeignet. Und generell gilt:

• Formuliert eine große Vision.
• Brecht sie runter in eine Mission.
• Formuliert eine Strategie und strategische Ziele.
• Lasst diese in eure agile Jahresplanung münden.
• Maßnahmenpläne geben euch den Hands-On-Plan zur Umsetzung.

Prioritäten festlegen, um effizienter zu arbeiten

Verwendet Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder das Pareto-Prinzip, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Konzentriert euch zuerst auf die wichtigsten Aufgaben, die euch euren Zielen und der Vision näher bringen!

Zeitmanagement-Techniken anwenden

Nutzt Tools wie die Pomodoro-Technik (25 Minuten konzentriertes Arbeiten gefolgt von 5 Minuten Pause) oder Time Blocking (festgelegte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben), um eure Zeit und die Aufgaben besser zu strukturieren.

Das hilft auch, zu prüfen, wie viel ihr eigentlich an einem Tag schaffen könnt. Oft überschätzen wir unser Zeitkontingent nämlich maßlos und sind am Ende des Tages frustriert, wenn wir wieder nicht alles geschafft haben. Die Wahrheit ist: Wir können nur das schaffen, was wir realistisch planen. Baut Puffer ein, reflektiert, wo ihr länger gebraucht habt und merkt euch das wohlwollend.

Delegieren – essentiell für effizientes Arbeiten

Wie gesagt: Ihr könnt nicht alles schaffen. Deshalb ist es so wichtig, Aufgaben zu identifizieren, die ihr delegieren könnt. Vertraut eurem Team, schult die Eigenverantwortung. Dies ermöglicht es euch, auf strategische Entscheidungen und wichtige Projekte zu konzentrieren – und generell eure Kernkompetenzen und Stärken. Lies dazu auch unbedingt diesen Artikel: Was sind deine Stärken?

Technologie nutzen, um effizienter zu arbeiten

Setzt Tools und Software ein, die eure Arbeitsabläufe optimieren. Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana helfen bei der Organisation von Aufgaben, während Kommunikationsplattformen wie Slack den Austausch im Team erleichtern.

Regelmäßige Pausen einplanen

Gönnt euch regelmäßige, gute (!) Pausen, um eure Produktivität aufrechtzuerhalten und Burnout vorzubeugen. Kurze Erholungsphasen fördern die Kreativität und Konzentration.

Zum Beispiel:

• Spaziergang
• achtsam Essen oder Kaffee/Tee trinken
• Meditation
• Sport, Yoga, Dehnen

E-Mail- und Kommunikations-Management optimieren

Legt feste Zeiten fest, um E-Mails zu überprüfen und zu beantworten, anstatt ständig darauf zu reagieren. Nutzt Filter und Ordner, um euren Posteingang übersichtlich zu halten. Genauso ist es mit Meetings: Haltet sie möglichst kurz und zielgerichtet. Setzt eine Agenda fest und beschränkt die Teilnehmerzahl auf das notwendige Minimum. Mehr Tipps für effiziente Meetings gibt´s hier.

Auch Ordnung schaffen ermöglicht effizientes Arbeiten

Nehmt euch regelmäßig Zeit, um euren Arbeitsplatz aufzuräumen. Entfernt unnötige Gegenstände und haltet nur das Nötigste griffbereit. Führt Ordnungssysteme, z. B. für die Ablage, ein und beschriftet alles klar. Ob digital oder analog. Auch To-Do-Listen spielen in diesem Zusammenhang eine Rolle. Führt immer nur eine (!) Liste, am besten in einem Buch, oder nutzt Aufgabenmanagement-Tools wie Trello, um eure Tasks zu organisieren und den Überblick über Prioritäten zu behalten. Plant regelmäßig Zeit ein (wöchentlich oder monatrlich), um eure Ordnungssysteme zu prüfen.

All das steigert nicht nur die Effizienz beim Arbeiten, die oft durch Desorganisation und Sucherei unterbrochen wird, sondern verbessert auch das Arbeitsklima, fördert Motivation und Kreativität.

Arbeitsumgebung optimieren

Eine für uns passende Arbeitsumgebung wird oft unterschätzt, wenn es um effektives Arbeiten geht. Tatsächlich ist diese aber ungemein wichtig. Nicht nur der Ort spielt dabei eine Rolle, sondern auch Faktoren wie (ergonomische) Möbel, natürliches Licht, wenig Lärm, positive Atmosphäre, funktionierende Technik etc.

Vielleicht könnt ihr auch für unterschiedliche Aufgabentypen an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten am effizientesten arbeiten? Manche sind morgens am kreativsten, manche am Abend. Manche brauchen das inspirierende Umfeld eines Cafés, manche arbeiten am liebsten allein im Home-Office … Probiert einmal aus, was für euch am besten funktioniert. Das kann natürlich auch schwanken. Hier spielen auch Hormone, Tagesform u. ä. eine Rolle. Wo wir beim nächsten Thema sind:

Selbstreflexion für effizientes Arbeiten

Nehmt euch regelmäßig Zeit zur Selbstreflexion über eure Arbeitsweise und -Gewohnheiten. Überlegt, was gut funktioniert und wo Verbesserungen möglich sind. Achtet darauf, auch außerhalb der Arbeit Zeit für euch selbst einzuplanen. Eine ausgewogene Work-Life-Balance fördert langfristig eure Effizienz und Zufriedenheit. Ein „ich muss immer mehr schaffen“ jedoch nicht!

5. Work Life Balance fördern – so geht´s!

Das Setzen von Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ist entscheidend, um eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen und Burnout zu vermeiden. Hier sind einige praktische Tipps, wie ihr diese Trennung klarer gestalten können:

1. Feste Arbeitszeiten festlegen: Definiert klare Arbeitszeiten und haltet euch an diese. Kommuniziert eure Verfügbarkeit an alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um Missverständnisse zu vermeiden.
2. Arbeitsplatz trennen: Wenn möglich, richtet euch einen speziellen Arbeitsplatz ein, der nur für die Arbeit genutzt wird. Dies hilft, den mentalen Übergang zwischen Arbeit und Freizeit zu erleichtern – und sorgt für mehr Effizienz!
3. Technologie nutzen: Nutzt Tools zur Zeiterfassung (z. B. Clockify) oder Apps, die helfen, eure Arbeitszeit zu überwachen. Schaltet nach Feierabend Benachrichtigungen für arbeitsbezogene Apps aus.
4. Rituale einführen: Entwickelt Rituale, die den Beginn und das Ende des Arbeitstags markieren. Das kann eine kurze Meditation, ein Spaziergang oder das Aufräumen des Schreibtisches sein.
5. Freizeit aktiv gestalten: Plant feste Zeiten für Freizeitaktivitäten ein – sei es Sport, Hobbys oder Zeit mit Familie und Freunden. Behandelt diese Termine als genauso wichtig wie geschäftliche Meetings.
6. „Nein“ sagen lernen: Übt euch darin, Anfragen abzulehnen, die eure Freizeit stören könnten. Es ist wichtig, Prioritäten zu setzen und sich nicht überlasten zu lassen – oder selbst zu überlasten. Stichwort Perfektionismus und People Pleasing – beides hochgradig ungesund!
7. Reflexion und Anpassung: Nehmt euch regelmäßig eine feste Zeit zur Reflexion über eure Work-Life-Balance. Überlegt, ob eure Grenzen funktionieren oder ob Anpassungen nötig sind.
8. Digitale Entgiftung: Legt Zeiten fest, in denen ihr keine digitalen Geräte nutzt (z. B. abends oder am Wochenende). Dies hilft, sich von der Arbeit und jeglichem Input zu distanzieren und ganz im Hier und Jetzt anzukommen. Achtsamkeit ist DAS Mittel gegen Überlastung.
9. Selbstfürsorge praktizieren: Achtet auf körperliche und geistige Gesundheit durch regelmäßige Bewegung, Hobbies, soziale Kontakte, Entspannungstechniken, gesunde Ernährung und ausreichend Schlaf. Selbstfürsorge ist entscheidend für eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit. Und zwar so, wie es euch gut tut!

6. Fazit: klare Trennung von Arbeit und Freizeit!

Eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit ist entscheidend für deine Produktivität und dein Wohlbefinden als Unternehmer*in. Durch u. a. das Setzen von Zielen, Prioritäten und Grenzen kannst du nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch deine Lebensqualität erheblich steigern.

Wenn du Unterstützung dabei benötigst, diese Strategien in deinem Geschäftsalltag umzusetzen und individuelle Lösungen für deine Herausforderungen zu finden – schnell und effizient -, freue ich mich, dich kennenzulernen. Lass uns gemeinsam an deiner Work-Life-Balance arbeiten und dein Unternehmen auf das nächste Level bringen! Dann buche hier einen kostenfreien Info-Call mit mir und wir finden heraus, ob und wie ich dir helfen.