Geschäftsprozess Management (GPM) ist ein entscheidender Aspekt für den Erfolg eines Unternehmens. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf das Prozessmanagement und seine Bedeutung für Unternehmen. Wir werden uns mit den Vorteilen und Zielen beschäftigen, die eine effektive Prozessoptimierung bieten kann und stellen bewährte Tools vor, die bei der Umsetzung unterstützen.

1. Das Wichtigste auf einen Blick

• Effizienz und Qualität sind entscheidende Erfolgsfaktoren für Unternehmen.
• Um diese Ziele zu erreichen, kommt ein effektives Geschäftsprozess Management ins Spiel.
• Geschäftsprozess Management befasst sich mit der Analyse, Gestaltung, Implementierung und kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen in einer Organisation.
• Prozesse sollen effizienter gestaltet, Verschwendung reduziert und die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen verbessert werden.
• Dabei helfen diverse Tools.

2. Definition von Geschäftsprozess Management und Beispiele

Geschäftsprozessmanagement (auf Englisch: Business Process Management, oder BPM) beinhaltet die Identifizierung, Dokumentation, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Es geht darum, die Abläufe innerhalb eines Unternehmens zu verstehen und zu optimieren, um eine effektive und effiziente Arbeitsweise sicherzustellen. Dazu gehört zum Beispiel auch das Onboarding von Mitarbeitern.

Welche Geschäftsprozesse gibt es?

In jedem Unternehmen laufen verschiedenste Geschäftsprozesse ab, die je nach Größe und Branche variieren. Einige Beispiele von größeren Prozessen:

• Beschaffungsprozess: Einkauf von Waren und Dienstleistungen, einschließlich Bedarfsanalyse, Lieferantenauswahl, Bestellung und Lieferung
• Vertriebsprozess: Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen, inklusive Leadgenerierung, Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Kundenservice
• Produktentwicklungsprozess: Entwicklung neuer Produkte oder die Verbesserung bestehender Produkte (Ideenfindung, Konzeptentwicklung, Prototypenerstellung und Markteinführung)
• Personalmanagementprozess: Verwaltung von Personal, einschließlich Rekrutierung, Einstellung, Schulung, Leistungsbeurteilung und Mitarbeiterentwicklung
• Finanz- und Buchhaltungsprozess: Verwaltung der finanziellen Aspekte, z. B. Buchhaltung, Budgetierung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• Kundendienstprozess: Dieser Prozess beinhaltet die Betreuung der Kunden nach dem Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung, einschließlich der Bearbeitung von Reklamationen, technischem Support und Kundenfeedback.
• Logistik- und Lagerprozess: Verwaltung des Warenflusses im Unternehmen, inklusive Lagerverwaltung, Bestandskontrolle, Kommissionierung und Versand
• Qualitätsmanagementprozess: Überwachung und Verbesserung der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen im Unternehmen, einschließlich der Qualitätskontrolle und Fehleranalyse

Beispiel für Geschäftsprozess Management

Ein Beispiel für GPM ist der Bestellprozess in einem E-Commerce-Unternehmen. Hier könnte der gesamte Prozess von der Bestellungseingabe über die Lagerverwaltung bis hin zum Versand analysiert und optimiert werden, um Engpässe zu identifizieren und die Lieferzeiten zu verkürzen.

3. Ziele des Geschäftsprozess Managements – Warum BPM wichtig ist

Egal ob es um den Beschaffungsprozess, den Vertrieb oder die Produktentwicklung geht – jedes Unternehmen hat eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, die optimiert werden können. Durch eine systematische Herangehensweise an das Prozessmanagement können Unternehmen ihre Abläufe verschlanken, Engpässe identifizieren und ihre Ressourcen effizienter nutzen.

Generell sorgt ein gutes Geschäftsprozessmanagement also dafür, dass Unternehmer:innen und Teams effizienter und effektiver arbeiten können. Die Ziele dahinter sind aber noch vielfältiger und sollten auf Vision und Strategien ausgerichtet werden. Dazu gehören:

• Steigerung der Effizienz und Produktivität
• Verbesserung der Qualität
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Wettbewerbsvorteile
• Transparenz und Kontrolle
• Immer: Reduzierung von Kosten und Fehlern

Effizienzsteigerung durch Geschäftsprozess Management

Durch die Analyse und Optimierung von Prozessen identifizieren Verantwortliche Engpässe und ineffiziente Abläufe. Durch die Beseitigung dieser Hindernisse können Unternehmen ihre Produktivität steigern und Kosten senken.

Qualitätsverbesserung

GPM ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu standardisieren und klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Dadurch wird die Qualität der Arbeit verbessert, Fehler werden reduziert.

Kundenzufriedenheit durch Geschäftsprozess Management

Indem Unternehmen ihre Prozesse optimieren, können sie auch die Kundenzufriedenheit erhöhen. Schnellere Lieferzeiten, bessere Servicequalität und reibungslose Abläufe tragen dazu bei, Kunden zufrieden zu stellen und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern, haben einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten. Sie können schneller auf Marktveränderungen reagieren, innovative Lösungen entwickeln und sich an neue Gegebenheiten anpassen.

Transparenz und Kontrolle

GPM ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse transparent darzustellen und besser zu kontrollieren. Dies führt zu einer Übersicht über den Status von Projekten und Aufgaben – Probleme können rechtzeitig erkannt, Risiken miniert und Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Mitarbeitermotivation durch Geschäftsprozess Management

Häufig führt die Optimierung von Geschäftsprozessen auch zur Verbesserung von Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter:innen, denn klare Verantwortlichkeiten, effiziente Abläufe und eine gute Kommunikation tragen immer zur Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

4. Tools & Software für Geschäftsprozess Management

Es gibt verschiedene Tools, die bei der Umsetzung des GPM helfen können. Für welche Lösung ihr euch entscheidet, hängt von euren spezifischen Anforderungen wie Zielsetzung und Herausforderungen ab. Oft lohnt sich auch eine gut überlegte Kombi.

Unser Tipp: Ausprobieren und evaluieren, welches Tool am besten zu euren Bedürfnissen passt.

Eine Auswahl beliebter Tools und ihre Features:

Prozessmodellierungstools

Diese Tools ermöglichen es euch, Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu modellieren. Beispiele dafür sind

• BPMN.io
• Lucidchart
• Microsoft Visio

Workflow-Management-Systeme, auch für Geschäftsprozess Management

Sie helfen bei der Organisation und Steuerung von Aufgaben und Prozessen. Beliebte Workflow-Management-Systeme sind

• Trello (kostenlos)
• Asana
• Jira

Mehr dazu auch im Artikel über Organisationstools.

Prozessautomatisierungstools

Mit Tools wie „Zapier“, „Integrify“ und „Kissflow“ könnt ihr manuelle Aufgaben automatisieren und den Workflow optimieren.

Dokumentenmanagement-Systeme

Dokumente zentral verwalten und den Zugriff darauf kontrollieren, ist mit folgenden Tools gut möglich:

• SharePoint
• Google Drive
• Dropbox Business

Kollaborationstools

Zum effektiven Prozessmanagement gehört auch die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Eine effektive Kommunikation ermöglichen z. B.

• Slack
• Microsoft Teams
• Basecamp

Lest dazu auch unbedingt unseren Artikel über gute Kommunikation im Team.

Analysetools

Wo liegen die Schwachstellen im Geschäftsprozess? Bei der Beantworten dieser Frage, hilft es immer, Daten zu sammeln und zu analysieren. Das klappt beispielsweise gut mit

• Tableau
• Power BI oder
• QlikView

Business Process Management Suites (BPMS)

BPMS bieten eine umfassende Lösung für das Geschäftsprozessmanagement, einschließlich Modellierung, Automatisierung, Überwachung und Analyse von Prozessen. Bekannte BPMS sind

• ARIS
• Signavio und
• Appian

Wollt ihr mehr über die besten Methoden zur Prozess Optimierung erfahren? Dann hier entlang.

5. Gehalt & Aufgaben eines Geschäftsprozessmanagers

Einige Unternehmen übertragen die Aufgabe des Prozessmanagements bestimmten Mitarbeitern und differenzieren nach Abteilung. Es kann aber auch Sinn machen – gerade in größeren Unternehmen – Geschäftsprozessmanager einzustellen oder sich extern begleiten zu lassen.

Das Gehalt eines Geschäftsprozessmanagers variiert je nach Erfahrung, Verantwortungsbereich und Unternehmensgröße. In Deutschland liegt das Durchschnittsgehalt eines Geschäftsprozessmanagers zwischen 50.000 und 80.000 Euro pro Jahr.

Ein Geschäftsprozessmanager hat verschiedene Aufgaben, darunter

• die Identifizierung und Dokumentation von Prozessen,
• Analyse von Schwachstellen,
• Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen,
• Implementierung neuer Prozesse
• und die Überwachung der Ergebnisse.

6. Unterstützung bei der Prozessoptimierung

Insgesamt ist Geschäftsprozessmanagement ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Es hilft dabei, die Effizienz zu steigern, die Qualität zu verbessern, Kunden zufriedenzustellen und einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Daher sollten Unternehmen BPM als strategisches Instrument nutzen, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und sich den Herausforderungen des Marktes anzupassen. Wir sind Experten darin und unterstützen dich gern!