Ist ein Bereich, Prozess oder eine Person im Team überlastet, kann das große Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens haben. Es entsteht ein Bottleneck, oder auf Deutsch: Flaschenhals bzw. Engpass. Wie du diesen erkennst (Test) und behebst.

1. Das Bottleneck Problem

„Eine Kette ist nur so stark, wie das schwächste Glied“, besagt ein Sprichwort. Genau das lässt sich auch aufs Unternehmen übertragen: Ist ein Bereich oder eine Person überlastet, kann das Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens haben, da unter Umständen alle anderen warten müssen.

Oft bildet sich dann nämlich ein Engpass (Bottleneck auf Englisch), in dem sich alles anstaut und viel zu wenig durchfließt. Jedenfalls zu wenig, um effizient Ziele zu erreichen. Und im schlimmsten Fall setzt sich der Deckel oben fest, die Kapazitätsgrenze ist erreicht.

Das an sich ist schon ein Problem. Dazu kommt noch ein weiteres.

Wo liegt denn nur das Problem?

Ein Unternehmen besteht natürlich aus vielen verschiedenen Bereichen, aus Personen, Abteilungen und Prozessen. Im Prinzip kann überall ein Engpass entstehen, der das Vorankommen lähmt. Den ausschlaggebenden Flaschenhals zu finden, das ist unter Umständen gar nicht so leicht – aber umso wichtiger. Denn genau hier liegt das große Bottleneck Problem:

Alle Optimierungen, Produktivitätssteigerungen, Teamveränderungen usw. bringen nicht viel, wenn der „echte“ Engpass ganz woanders liegt.

Im Gegenteil: Schraubt man am falschen Ende und erhöht beispielsweise genau dort die Produktivität, könnten die Verluste tatsächlich noch gravierender werden. Klar, wenn beispielsweise (und stark vereinfacht erklärt) die Auslastung einer Maschine erhöht wird, im nachfolgenden Schritt sich aber alles türmt.

Das sehen wir in unseren Beratungsprojekten immer wieder.

Beispielsweise, dass intensiv an Teams oder Prozessen geschraubt wird, während der Output immer weniger wird. Bis auffällt, dass Geschäftsführer:innen selbst eine große Limitierung für ihr Unternehmen sein können – weil sie schlichtweg zu viele Aufgaben haben und nicht hinterherkommen. Das will natürlich keiner hören, aber glaubt mir: Das zu erkennen, ist schon die halbe Miete. Denn damit können wir gut arbeiten. Aber von vorn.

2. Bottleneck – Was ist das? Die Erklärung

Ein Bottleneck kann im Unternehmenskontext auch als Engpass oder verengte Fahrbahn (s. Wörterbuch) bezeichnet werden, also als ein Teilsystem im Getriebe, das alle anderen aufhält und damit die Gesamtleistung des Unternehmens limitiert.

Das könnte u. a. folgende Ursachen haben

• (low performende) Team-Mitglieder
• Führungskräfte bzw. Art zu führen
• Geschäftsführer:innen
• Partner:innen (z. B. freie Mitarbeiter:innen, Dienstleister etc.)
• Prozesse
• (Defekte, nicht passende) Technik und Tools

Was heißt Bottleneck auf Deutsch?

Die direkte deutsche Übersetzung lautet Flaschenhals: In der großen, bauchigen Flasche (Unternehmen) steckt viel drin, doch zum oberen Ende hin, wird´s immer enger. Dadurch kann der Inhalt nicht oder nur schwer nach draußen. Der Fluss wird begrenzt, der Output bleibt niedrig oder stagniert ganz.

Bottleneck Management

Ziel des Bottleneck-Managements ist es, den Flaschenhals zu finden, zu weiten und den Output zu steigern. Und auch, Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Denn, das ist die schlechte Nachricht, Bottleneck Probleme treten nicht einmalig auf, sondern können je nach Team- und Projektdynamiken immer wieder die Gesamtkapazität belasten.

Die gute Nachricht: Wer einmal durch die Bottleneck-Analyse gegangen ist, ist sensibilisiert für mögliche Auslöser und kann den Prozess wiederholend schneller durchlaufen.

Wie entsteht ein Bottleneck?

Bottlenecks sind ein ganz natürliches Phänomen in Unternehmen. Aufgrund unterschiedlicher Kapazitäten und Ressourcen können Prozesse mal stagnieren. Gerade bei Startups oder schnell wachsenden Unternehmen kann das vorkommen, denn hier verändern sich Situationen besonders schnell.

Nur wenn die Hälse über längere Zeit zu eng bleiben und nicht gelockert werden, entsteht eine Kapazitätsbegrenzung. Der Prozess wird beschränkt. Im schlimmsten Fall hat das große wirtschaftliche Auswirkungen.

Gründe für Bottlenecks

• Teams sind zu klein oder passen nicht,
• bestimmte Prozesse laufen zu schnell oder zu langsam ab,
• Kompetenzen reichen nicht (mehr) aus,
• Tools sind veraltet,
• Maschinen überlastet oder defekt (Stillstand von Produktionen),
• Koordination ist fehlerhaft,
• Planung und Strategie stimmt nicht mehr,
• die Nachfrage steigt rasant,
• Nachfrage verändert sich schnell (Überproduktion und Unterproduktion, Leerlaufzeiten),
• falsche Annahmen im Herstellungsprozess.

3. Wo ist mein Bottleneck? Erkennen (Test) und beheben

Prozesse und Output stagnieren, du weißt aber nicht genau, warum das so ist und – vor allem – wie du es lösen kannst?

Bottleneck erkennen und beheben – So gehst du vor:

Schritt 1: Daten sammeln und Wertstrom analysieren

Gibt es Maschinen oder Personal, die überlastet bzw. komplett ausgelastet und beschäftigt sind, während andere viel Leerlauf haben? Wer hat den Berg an Arbeit?

Schritt 2: Bottleneck identifizieren und ausschöpfen

Ist der Engpass ein „echter“ Engpass und damit relevant fürs Wachstum? Ist er ein Teil der Wertschöpfungskette? Oder ein überflüssiger (Teil-)Schritt, der „leicht“ zu beheben wäre?

Wenn der Engpass zur Wertschöpfung beiträgt, schaut: Kümmert sich beispielsweise die Person wirklich um die signifikanten Aufgaben, die zum Wert beitragen, oder hat er/sie Dinge zu tun, die ihn/sie aufhalten?

Um es dir noch leichter zu machen, große Flaschenhälse zu identifizieren, haben wir einen kostenlosen Test (Erfolgs-Assessment) entwickelt. In nur fünf Minuten findest du heraus, ob dein Unternehmen, so wie es grad ist, nachhaltig wachsen kann oder in welchen Bereichen die größten Limitierungen (und damit auch Hebel) liegen. Im Anschluss an den Test bekommst du maßgeschneidertes Feedback per E-Mail – und erste Impulse für deine nächsten Schritte, die dir helfen, Engpässe zu lösen und dein Wachstum zu steigern.

Schritt 3: Prozess auf Engpass ausrichten

Der Flaschenhals bestimmt den Takt. Vorgelagerte und nachgelagerte Schritte sollten also nur so schnell und nur so viel produzieren, wie der Engpass bewältigen kann. So gewährleistet ihr, dass der Flaschenhals nicht verstopft. Überproduktion und Unterproduktion vermeiden und trotzdem eine natürliche Reserve aufrechterhalten, lautet die Devise.

Schritt 4: Wie Bottleneck beheben? Ressourcen umverteilen

Schaut euch euren Prozess an und überlegt: Wie können vor- und nachgelagerte Schritte dazu beitragen, den Engpass zu entlasten.

• Können Mitarbeiter:innen oder Maschinen einspringen bzw. Aufgaben übernehmen?
• Was kann ausgelagert werden?
• Wie kann der Flaschenhals entlastet und Ressourcen gewinnbringend umverteilt werden, um den Output zu erhöhen?
• Tragen mehr Unterstützung, Kompetenzen, Befugnisse, Tools, Maschinen oder Automatismen zur Erweiterung des Flaschenhalses bei?

Schritt 5: Monitoring

Durchlauft jetzt noch einmal den gesamten Prozess und analysiert genau, wie der Engpass aufgestellt ist.

4. Fazit: Bottleneck und Lean Management

Bottlenecks gehören dazu und sind prinzipiell nichts Schlechtes. Sie machen uns auf das aufmerksam, was im Getriebe nicht funktioniert und nehmen deshalb eine wichtige Position ein. Mit der richtigen Methodik, können Engpässe schnell identifiziert und – wenn nötig – gelöst werden. Lean Management und Agilität stellen dabei die Basis.

Wichtige Helferlein, gerade bei Remote Work, sind spezielle Organisationstools wie Trello oder Asana. Indem Teams ihre Tasks ähnlich wie im Scrum-Prozess in „Offen“, „in Bearbeitung“, „Wartend“ und „Abgeschlossen“ kategorisieren, wird schnell deutlich, wo ein Engpass entstanden ist und oft auch, warum.

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