Gerade für CEOs und Gründer:innen ist eine gute Organisation von Aufgaben wichtig, damit keine wichtigen Schritte im Team untergehen, Strategien umgesetzt werden und das eigene Zeitmanagement nicht völlig aus den Fugen gerät. Welche Organisationstools helfen, Ordnung ins Chaos zu bringen. Drei bewährte Optionen – kostenlos und online verfügbar.
1. Organisationstools – das Wichtigste auf einen Blick
- Schon am Anfang einer jeden Unternehmung, die meistens noch eine One-Man oder One-Woman-Show darstellt, ist ein gutes Zeit- und Projektmanagement unabdingbar, um Ziele effizient zu erreichen.
- Je größer das Team, desto wichtiger ist das Aufgaben-Management.
- Smarte Organisationstools helfen, agil zu bleiben.
- Slack, Evernote, Drive … Die Aufgabe: Ein (!) passendes Tool auswählen und gewinnbringend implementieren.
- Komplex und teuer ist nicht immer gut – oft tun´s auch kostenlose Apps.
2. Bedeutung von Organisationstools – warum Organisation so wichtig ist
Vielen CEOs und Gründer:innen reicht die Zeit gefühlt nie aus – gerade wenn Strategiearbeit, Tagesgeschäft und Teamabstimmung parallel laufen. Kreativität konzeptionelles Denken und gute Entscheidungen brauchen jedoch Raum – und genau dieser Raum ist im Alltag oft knapp.
Gerade in der Aufbauphase oder in dynamischen Wachstumsphasen entsteht schnell das Gefühl, viel zu arbeiten und trotzdem nicht in der gewünschten Geschwindigkeit voranzukommen. Aufgaben, Abstimmungen und Prioritäten konkurrieren miteinander – und ohne klare Struktur wird Fortschritt schwer sichtbar.
Mit wachsender Teamgröße sinkt zwar häufig die Menge an operativen Einzelaufgaben, gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an Führung, Koordination und Umsetzung. Damit strategische Ziele nicht im Tagesgeschäft untergehen, braucht es Überblick: klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Prioritäten und einen verlässlichen Ablauf, wie Aufgaben ins Team gegeben, bearbeitet und abgeschlossen werden.
Genau hier helfen Organisationstools: Sie schaffen Transparenz über Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines, erleichtern die Zusammenarbeit – auch auf Distanz – und reduzieren Reibungsverluste durch Suchen, Nachfragen und doppelte Abstimmungen.
Was ein gutes Organisationstool leisten sollte
- Verantwortlichkeiten klären und Aufgaben zuordnen
- Deadlines versehen
- Online Kollaboration ermöglichen
- Einfache Bedienung
Definition Organisation
Organisation bedeutet, dass mehrere Menschen gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten und sich dabei die Aufgaben teilen.
Im Wirtschaftslexikon Gabler lautet die Definition von Organisation wie folgt: „(…) von Organisation spricht man in diesem Zusammenhang, wenn mehrere Personen in einem arbeitsteiligen Prozess mit Kontinuität an einer gemeinsamen Aufgabe infolge eines gemeinsamen Zieles arbeiten. Die auf Einzelpersonen verteilten Arbeitshandlungen sind dabei aufeinander abzustimmen und auf das gemeinsame Ziel hin auszurichten.“
Ein System, dass smarte Abstimmung gewährleistet, ist für eine gute Organisation unerlässlich
Jede:r, der/die schon einmal versucht hat, allein die Kontrolle zu behalten, weiß, wie verrückt überlastend es sein kann, wenn ALLES über den eigenen Tisch gehen muss.
Die meisten Unternehmen sind dabei, den Anspruch an Führungskräfte dahingehend zurückzuschrauben: hin zu mehr Führungsarbeit, weg vom Micromanagement. Und damit die Selbstständigkeit und Eigenverantwortung im Team zu stärken.
Tatsächlich gibt es mittlerweile hunderte Apps und Programme, die das ermöglichen. Die geeignete Anwendung zu finden, ist da nicht immer leicht. Und trotzdem umso wichtiger.
Immer wieder sehe ich, wie Teams mit einer Vielzahl an Tools arbeiten. Slack zum schnellen kommunizieren, Evernote für schnelle Notizen, Für einige Mitarbeiter ist das ein Gewinn, für die meisten jedoch einfach nur überfordernd und ein riesengroßer Zeitfresser.
3. Das beste kostenlose Organisationstool: Trello
Trello ist das Beispiel dafür, dass einfach und kostenlos nicht schlecht(er) sein muss. Für mich ist es eines der besten Organisationstools auf den Markt und mein persönlicher Favorit. Es ist super intuitiv und ermöglicht die digitale Zusammenarbeit von Teams.
Das Wichtigste: Projekte und Workflows lassen sich leicht, schnell und visuell darstellen.
So funktioniert Trello
1. Basis sind die so genannte Boards, vergleichbar mit Pinnwänden. Im Beispiel unten seht ihr ein Board für einen Reiseblog. Ihr könnt also ein Board für ein ganzes Unternehmen erstellen, für ein Projekt o. ä.
2. In diesem Board könnt ihr Listen (Spalten) anlegen und damit das große Projekt in Teilbereiche aufsplitten.
3. Im Anschluss geht es daran, Karten (wie Pins oder Post-its) für Aufgaben zu erstellen. Diese Karten könnt ihr mit anderen teilen, Verantwortlichkeiten vergeben, Beschreibungen und Notizen hinzufügen, Checklisten erstellen, Dokumente hochladen und u. a. Deadlines versehen. Auch ein Chat – und damit die Erfassung des Fortschritts – ist hier möglich.
Trello auf einen Blick
- Vor allem für kleinere Teams und weniger komplexe Projekte
- Sehr leicht bedienbar (kein Zeitfresser!)
- Projekte bzw. Teilschritte lassen sich übersichtlich in Kanbans (Spalten) organisieren
- Die einzelnen Aufgaben bekommen jeweils eine Karte, auf der ausreichend Raum für Notizen ist
- Pro Karte können Verantwortungen verteilt werden (so wichtig!)
- Checklisten-Funktion
- Anhänge hochladbar
- Auch als App verfügbar
Schaut´s euch am besten mal an: zu Trello.
Ich nutze Trello übrigens auch für mein eigenes Zeitmanagement. Mehr dazu hier.
4. Das beste der (kostenpflichtigen) Organisationstools für komplexe Projekte: Asana
Für komplexere Projekte eignet sich ein Tool wie Asana, weil es zusätzliche Steuerungsfunktionen bietet. Das in der Premium-Variante kostenpflichtige Organisationstool ist ähnlich intuitiv wie Trello und hat als Basis einen ähnlichen Aufbau und ähnliche Funktionen, ermöglicht aber weitaus mehr: vor allem vielschichtige Prozesse noch besser steuern zu können und den Organisations-Aufwand massiv zu verringern.
So könnt ihr beispielsweise mehr als 200 weitere Anwendungen wie den Google Kalender oder Google Docs integrieren und habt damit alles, was ihr zur Zusammenarbeit braucht, in einem Tool. Eine wahnsinnige Erleichterung!
Gleichzeitig können
- Kampagnen geplant und gestartet,
- Ziele definiert,
- Zeitleisten erstellt,
- Workloads dargestellt,
- automatisierte Workflows umfassend abgebildet und
- Berichte heruntergeladen werden.
Und: Diese fantastische Organisations-Tool ist sowohl als Desktop-Version als auch als App verfügbar. Schaut euch am besten einmal selbst um!
Es gibt auch eine kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität für Teams mit bis 15 Mitgliedern.
5. Google Docs – zusätzlich hilfreich als Organisationstool
Google Docs und Google Drive lässt sich wie ein Server nutzen und ist damit super geeignet, um Dateien wie Arbeitsdokumente, Präsentationen, Grafiken oder Bilder an einem Ort zu sammeln, in Ordner zu sortieren und für jede:n verfügbar und bearbeitbar zu machen.
Außerdem kann in Google Docs gleichzeitig gewerkelt werden, was beispielsweise für Brainstormings oder Brainwritings top ist.
Beim Organisationstool Asana lässt sich Google Docs auch integrieren.
6. Fazit: Ein Tool, ein System – und weniger Reibungsverluste
Das passende Organisationstool zu finden, ist nicht nur ein wichtiger Schritt, um allen die Arbeit zu erleichtern. Es ist ein Hebel für Führung und Umsetzung: Es macht Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines sichtbar – und sorgt dafür, dass Projekte nicht „zwischen den Stühlen“ verschwinden. Entscheidend ist dabei nicht die Funktionsfülle, sondern die konsequente Anwendung im Alltag.
Für CEOs und Gründer:innen gilt: Weniger Tools, dafür klare Spielregeln ist oft der schnellste Weg zu mehr Fokus. Wer ein passendes Tool auswählt, Verantwortlichkeiten sauber abbildet und eine einfache Routine für Planung und Updates etabliert, reduziert Abstimmungsaufwand – und gewinnt Zeit für Strategie, Entscheidungen und wirksame Führung.